Peter Atkinson
0 
1872
233
Hur händer det så här? Reklam
Innan jag började arbeta som professionell arrangör hade jag ingen aning om att mellanslag skulle kunna bli så här. Visst, jag skulle bli frustrerad av en hög med papper från tid till annan, men papper tog aldrig över mitt utrymme. Reklam
Så, hur blir det så långt längs? Vad orsakar denna typ av kaos? Här är några möjliga svar. Reklam
- Papper kommer i en hastighet som är snabbare än den takt som den bearbetas på.
- Det finns inget system för bearbetning och lagring av papperet.
- Beslut om vad man ska göra med papper skjuts upp och papper landar i odifferentierade högar.
- Personen är inte selektiv om vilka papper som ska hållas och vad man ska kasta bort.
- Personen ägnar inte tillräckligt med tid för att hantera pappersflödet.
Hur kunde den här personen utmana den här utmaningen?
Läs Nästa
Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig
Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)
Vetenskapen om att ställa upp mål (och hur det påverkar din hjärna)
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln- Begär tid att slutföra en första organisation (sortering, rensning och arkivering) av papper i utrymmet. Planera sedan att göra tid minst en gång i veckan för att bearbeta inkommande papper och filpapper som är värd att behållas.
- Minska volymen av papper som kommer in genom att sortera mail över papperskorgen eller papperskorgen och behåll bara de papper som kräver åtgärd eller arkivering. Med andra ord, låt inte skräppostet göra det till ditt hemkontor!
- Minska volymen av papper som kommer in genom att lämna kyrkobulletiner i kyrkan och bli av med papper och handouts som ges till dig på konferenser, workshops och vid möten med ekonomiska planerare och försäkringsagenter som du vet att du aldrig kommer att hänvisa INNAN du anger din kontor.
- Minska volymen av papper som kommer in genom att minska tidskrifts- och journalabonnemang till bara de som faktiskt läses från omslaget för att täcka varje månad.
- Bli av med tidskrifter och tidskrifter varje månad genom att skapa tidsfrister för hur länge de kommer att hållas och återvinning eller kasta dem ut när de når tidsfristen.
- Minska volymen av papper genom att bli mycket mer selektiv om vad du ska behålla och vad du ska bli av med. Håll bara de papper och publikationer som behövs för aktuella åtgärder eller kommer sannolikt att hänvisas vid ett senare tillfälle. Det enda papper som är värd att hålla är papper som du kommer att använda!
- Ställ in ett arkivsystem för papperslagring så att papper lätt kan nås när det behövs.
- På skrivbordet behåller du bara papper som kräver åtgärd. Dessa papper kan separeras i åtgärder som måste ske omedelbart och de som kan inträffa senare. De som måste ske omedelbart bör vara tillgängliga.
- Förvara papper och publikationer som beaktas “läsning” på en plats bort från skrivbordet. En bricka på hyllan, i en korg nära en stol där du kan läsa, eller i en portfölj för att läsa på ett plan eller på ett läkarkontor, är bra platser för papper som är valfri läsning. Valfri läsning innebär att om de inte läsas, kommer det inte att bli några signifikanta konsekvenser annat än att inte dra nytta av den information de innehåller. Läsning ska inte blandas med papper som kräver åtgärd.
- När du stöter på papper som inte kräver åtgärd eller arkivering och du är osäker på vad du ska göra med det, placera det i ett magasin eller en fil som är borta från skrivbordet. Märk den filen “Möjligheterna.” Tänk på platsen för papper som du inte vet vad du ska göra med just nu. Genom att ge dessa papper en egen plats, kommer de inte att stoppa dig i dina spår och bli knoppet på en odifferentierad hög på skrivbordet. Ju bättre organiserad du blir, desto lättare blir det att avgöra vad man ska göra med dessa papper. Under tiden kommer dessa förbryllande papper att grupperas, tillgängliga men inte blockera framsteg. Se regelbundet igenom dessa papper när du lägger till nya papper. Du kommer att märka att du får lite tid att veta vad man ska göra med dem - sannolikt kasta dem!