10 tips för att förbättra din uppsättning inställning färdigheter

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln >

Oavsett vilket företag du är i, oddsen är att du spenderar åtminstone någon gång i möten. Dina möten kan vara stora gruppmöten, en-till-ens eller till och med jobbintervjuer. Du kanske till och med hoppar över ansiktet mot mötet och tar konferenssamtal eller använder Skype. Oavsett vilken typ av möte du har planerat, men dessa tips kan hjälpa dig att förbättra dina inställnings färdigheter.

1. Ställ in agendaer före tid. Att veta vad du planerar att uppnå i ett möte kan hjälpa dig att bestämma hur länge du planerar att stanna vid den möten - förutsatt att du kan behålla din agenda. Det kan vara svårt att få andra människor att hålla sig på rätt spår, men ingen vill verkligen spendera hela dagen på en enda tidpunkt. Dessutom är det verkligen det enda sättet att vara säker när ditt möte är slutfört genom att slutföra en överenskommen dagordning.
2. Erbjud tid och datum alternativ för möten. Snarare än att gå igenom en lång framtid, antingen via telefon eller via e-post, väljer du två eller tre mötenstider som fungerar för dig och presenterar dem för den andra hälften av ditt möte. Om du arbetar med en större grupp är det nästan garanterat att åtminstone ett alternativ inte fungerar för någon, och med flera alternativ är det mycket snabbare sätt att nå enighet.
3. Undvik fina programvara. Medan det finns något mycket snyggt mötesprogram där ute, försök att undvika att använda något vanligt. Undantaget från denna regel är partier eller mycket stora möten. Användning av dessa applikationer tar i allmänhet mer tid än vad de är värda - det finns en inlärningskurva för nya användare, och det måste ta dubbelt så lång tid att svara på ett e-postmeddelande genom att man behöver besöka en webbplats för att svara. När du försöker samordna stora grupper av människor kan dock en applikation ge en central plats i stället för att skicka ut stora partier av e-postmeddelanden.
4. Se till att du verkligen behöver ett möte. Massor av möten är inställda för enkla saker som att överlämna ett dokument för godkännande. Om det inte är tillräckligt med dokument för att bli fullständigt granskat under mötet kan det vara värt att släppa av dokumentet och komma tillbaka senare för att svara på frågor och hantera godkännandeprocessen. Innan du faktiskt bestämmer ditt möte, tänk om frågan kan hanteras på ett snabbare sätt.
5. Minimera körtiden. En av anledningarna till att möten äter så mycket tid i våra kalendrar är resans nödvändighet. Vi måste resa till kundkontor, kaféer eller var som helst vi möter. Vi kan minimera det engagemanget genom att föreslå att vi träffas på våra egna platser, träffas halvvägs eller hoppa över helt och hållet möte. Alternativ som telefonsamtal eller videokonferenser kan ofta hantera alla krav på det mötet du skulle köra över staden för.
6. Schemalägg tid för både förberedelse och debriefing. När du bestämmer ditt möte, tänk på vad du kanske behöver göra för att förbereda dig - granska en rapport, förbereda en presentation eller stryk din skjorta - och schemalägg tid för var och en av dessa aktiviteter före din aktuella möte. Det är också värt att schemalägga en femton minuters prep-session precis före ditt möte för några sista minuten detaljer. Samma gäller för efteråt: Det kan hända att du har vissa uppföljningsuppgifter att hantera efter mötet. Schemaläggning minst ett par minuter efter ett möte garanterar att du får tid att se till att dina anteckningar är klara och att någon form av vidare åtgärd åtminstone gör det på din kalender (om du inte kan göra det då).
7. Separata personliga och affärsmässiga möten. Många av oss försöker ladda alla våra möten utanför kontoret till en dag. Ignorera problemet med vad som händer om bara en körs sent, har du problem med att försöka växla mellan redskapet som du gav precis till en klient och det skott som doktorn väntar på att ge dig. Den typen av mental switch kan bara göra det svårare att hantera dina senare möten. Försök att schemalägga dina personliga och affärsmässiga möten på olika dagar.
8. Håll dina tidtabellscheman uppdaterade. Om du inte är den enda personen som planerar dina möten, är det viktigt att hålla de andra i slingan. Annars kan din betydande andra förvänta dig på en familjen middag samtidigt som du avslutar ett stort projekt. Jag gillar delade kalendrar, till exempel Google Kalender, av samma anledning, men det finns sätt att dela på nästan alla typer av kalender, om du är beroende av ditt eget system. Tidsplanerare kan innehålla din chef, din betydande andra, en administrativ assistent (din eller avdelningarna) och en hel del andra människor.
9. Begränsa inbjudna. Du kanske inte behöver hela företaget närvarande för en lägesrapport. I stället bestämmer vem som faktiskt behöver vara med på ditt möte - du kan alltid skicka ut en massmail senare om folk känner sig borta. Jag har varit i situationer innan där högre ups kände sig utelämnade om du inte tog in dem på varje enskild möte du satt upp. Det bästa sättet verkar vara att presentera mötet som något som inte skulle vara en värdefull användning av sin tid.
10. Bekräfta allt! Bekräfta när och var mötet är, vad dagordningen täcker, även hur man kommer dit. Allt du behöver verkligen är ett kort email en dag eller två före mötet som skisserar mötet och fråga om ett enkelt ja som svar om allt är korrekt.