10 tips för effektivare PowerPoint-presentationer

“Å nej! Inte en annan tråkig PowerPoint-presentation! Mina ögon, mina ögon ... !!!”

Hur mycket suger det för att vara i publiken för ännu en utdragen, tråkig, livlös bildspel? Värre än, hur mycket gör det så att vara det ger Det?

Sanningen är att dåligt PowerPoint händer med bra människor, och ganska ofta är den som ger presentationen lika mycket offer som de fattiga sönderna lyssnar på henne eller honom.

Här är tio tips som hjälper dig att lägga till lite fart! till din nästa presentation. De är naturligtvis långt ifrån omfattande, men de är en början. Gärna dela dina egna tips i kommentarerna. Reklam

1. Skriv ett skript.

En liten planering går långt. De flesta presentationer skrivs i PowerPoint (eller något annat presentationspaket) utan någon form av rim eller anledning.

Det är bas-ackwards. Eftersom pekarna på dina bilder är att illustrera och utöka vad du ska säga till din publik. Du borde veta vad du tänker säga och sedan räkna ut hur man visualiserar det. Om du inte är expert på improvisering, se till att du skriver ut eller åtminstone skisserar din presentation innan du försöker sätta ihop bilder.

Och se till att ditt skript följer goda berättelser om berättelser: ge det en början, mitt och slutet; ha en klar båge som bygger mot någon slags climax; få din publik att uppskatta varje bild men vara angelägen om att ta reda på vad som är nästa; och när det är möjligt, lämna alltid dem som vill ha mer.

2. En sak i taget, snälla.

Vid något tillfälle, vad som ska vara på skärmen är den sak du pratar om. Vår publik kommer nästan direkt läsa varje bild så snart den visas. Om du har de fyra följande punkterna som du planerar att göra där, kommer de att vara tre steg före dig och väntar på att du ska komma ikapp än att lyssna med intresse för den punkt du gör. Reklam

Planera din presentation så att bara en ny punkt visas vid ett givet tillfälle. Bullet poäng kan avslöjas en i taget när du når dem. Diagram kan läggas på nästa bild som ska refereras när du kommer till de data som diagrammet visar. Ditt jobb som leverantör är att kontrollera flödet av information så att du och din publik fortsätter synkronisera.

3. Inga stycken.

Där de flesta presentationer misslyckas är att deras författare, övertygade om att de producerar någon form av fristående dokument, lägger allt de vill säga på sina bilder, i stora stora, klumpiga textblock.

Grattis. Du har just dödat ett stort antal människor. Orsak till dödsfall: terminal kedsomhetförgiftning.

Dina bilder är illustrationer för din presentation, inte presentationen själv. De borde understryka och förstärka vad du säger när du ger din presentation - spara textrubrikerna för ditt manus. PowerPoint och annan presentationsprogramvara har funktioner för att visa anteckningar på presentatörens skärm som inte skickas till projektorn, eller du kan använda notecards, ett separat ordbehandlingsdokument eller ditt minne. Ställ det inte på skärmen - och för godhetens skull, om du av någon anledning sätter den på skärmen, stå inte med ryggen till din publik och läsa det från skärmen! Reklam

4. Var uppmärksam på designen.

PowerPoint och andra presentationspaket erbjuder alla sätt att lägga till visuellt “blixt” till dina bilder: bleknar, swipes, blinkande text och andra störningar är alltför lätta att infoga med några musklick.

Undvik frestelsen att klä upp dina sidor med ostliknande effekter och fokusera istället på enkla designunderlag:

• Använd en sans serif typsnitt för kroppstext. Sans serifs som Arial, Helvetica eller Calibri tenderar att vara enklast att läsa på skärmar.
• Använd dekorativa teckensnitt endast för bildhuvud, och sedan endast om de är lätta att läsa. Dekorativa typsnitt - kalligrafi, tysk blackface, futuristisk, psykotisk handstil, blommor, art nouveau etc. - är svåra att läsa och bör endast reserveras för stora rubriker längst upp på sidan. Bättre än, håll dig till en elegant serif typsnitt som Georgien eller Baskerville.
• Sätt mörk text på en ljus bakgrund. Återigen är det enklast att läsa. Om du måste använda en mörk bakgrund, till exempel om ditt företag använder en standardmall med en mörk bakgrund, se till att texten är ganska ljus (vit, kräm, ljusgrå eller pasteller) och kanske stöter teckenstorleken upp två eller tre skåror.
• Rikta texten åt vänster eller höger. Centrerad text är svårare att läsa och ser amatörlig ut. Ringa upp all din text till höger eller vänster baslinje - det kommer att se bättre ut och vara lättare att följa.
• Undvik röran. En rubrik, några kula punkter, kanske en bild - något mer än det och du riskerar att förlora din publik eftersom de sorterar allt ut.

5. Använd bilder sparsamt

Det finns två tankskolor om bilder i presentationer. Vissa säger att de lägger till visuellt intresse och håller publiken engagerad. andra säger att bilder är en onödig distraktion.

Läs Nästa

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Hur att vara lycklig ensam och njut av livet

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Båda argumenten har vissa fördelar, så i det här fallet är det bästa alternativet att dela upp skillnaden: använd endast bilder när de lägger till viktig information eller gör en abstrakt punkt mer konkret. Reklam

Medan vi är på ämnet, absolut låt bli använd PowerPoints inbyggda clipart. Allt från Office 2003 och tidigare har sett tusen gånger av alla i din publik - de har blivit trötta, använda klichéer, och jag behöver förhoppningsvis inte berätta för dig att du ska undvika trötta, använda klichéer i dina presentationer . Office 2007 och icke-Office-program har lite clipart som inte är så bekant (även om det kommer att bli och snart) men nu har hela konceptet clipart runt sin kurs - det gör det inte känna fräsch och ny längre.

6. Tänk utanför skärmen.

Kom ihåg att bilderna på skärmen är bara del av presentationen - och inte huvuddelen. Även om du är skyldig att presentera i ett mörkt rum, tänk på ditt eget presentations sätt - hur du håller dig själv, vad du har på dig, hur du rör dig runt i rummet. Du är fokus när du presenterar, oavsett hur intressant dina bilder är.

7. Ha en krok.

Som den bästa skrivningen skakade den bästa presentationen tidigt och sedan in på dem. Öppna med något överraskande eller spännande, något som får din publik att sitta upp och ta märke till. De mest kraftfulla krokarna är ofta de som appellerar direkt till din publiks känslor - ge dem något häftigt eller, om det är lämpligt, skrämma byxorna av dem. Resten av din presentation kommer då att vara ditt löftet att göra den fantastiska saken hända, eller det skrämmande inte hända.

8. Ställ frågor.

Frågor väcker intresse, pique nyfikenhet och engagera publik. Så fråga många av dem. Bygg spänningar genom att ställa en fråga och låta din målgrupp stew ett ögonblick innan du flyttar till nästa bild med svaret. Quiz deras kunskaper och visa dem hur lite de vet. Om det är lämpligt, engagera dig i en liten fråga och svar med din publik, med du frågar frågorna.

9. Modulera, modulera, modulera.

Särskilt när du har gjort en presentation tidigare kan det vara lätt att falla i en drone, fortsätta och fortsätta och fortsätta och om och om med bara minsta förändringar i din böjning. Tal alltid som om du pratade med en vän, inte som om du läser av indexkort (även om du är). Om det är svårt för dig att hålla upp en livlig och personlig tonröst när du presenterar, gör ett par praktiska genombrott. Om du fortfarande inte kan få det rätt och presentationer är en stor del av ditt jobb, ta en allmän talande kurs eller gå med Toastmasters.

10. Bryt reglerna.

Som med allt annat finns det tillfällen då varje av dessa regler - eller någon annan regel du vet - inte kommer att gälla. Om du vet att det finns en bra anledning att bryta en regel, fortsätt och gör det. Regelbrott är helt acceptabelt beteende - det ignorerar reglerna eller bryter dem eftersom du bara inte vet något bättre som leder till skumma tråkiga presentationer som leder till tristess, depression, psykopatiska raster och slutligen döden. Och du vill inte ha det?