11 hackar för att hantera e-postmeddelanden effektivt

En gång hade en kollega och jag diskuterat hur man effektivt hanterar e-post. Hon sa “Jag har den här saken. Den studsar på min skärm så att jag inte kan ignorera det varje gång ett email kommer in. På så sätt ser jag till att jag inte saknar något.”

Detta var inte min uppfattning om effektiv tidshantering.

E-post är viktigt. Det är ett medel för kommunikation mellan dig och dina kunder och dina anställda. Du har problem när du kommer till en punkt där e-post hanterar dig istället för att hantera e-post, vilket verkade som fallet med den lilla studsningsbollen som lagmedlemmen hade.

Jag får över 300 e-postmeddelanden om dagen. Jag kunde enkelt svara på e-post hela dagen, men då skulle inget annat bli gjort. Att hantera dessa e-postmeddelanden effektivt är avgörande för mitt fokus och produktivt under dagen. Reklam

Här är tips om hantering av den överaktiva e-postinmatningen så att du också kan fokusera på det som är viktigast i ditt företag.

1. Få organiserade

Ställ in mappar för alla e-postmeddelanden som du behöver behålla så att du har ett effektivt sätt att arkivera och spara e-post istället för att lämna dem i din inkorg.

2. Stäng av meddelanden

Meddelanden är ständiga störningar för din dag.

Att läsa ett mail tar längre tid än några sekunder. Därför måste du helt ändra ditt fokus till det e-postmeddelandet och bort från projektet du arbetar med. Ett e-postmeddelande kräver att du läser det, fattar ett beslut, vidtar åtgärder eller skickar in e-postmeddelandet för senare och fokuserar sedan på vad du gjorde innan e-postmeddelandet kom in. Reklam

Varje gång du stör ditt fokus är det svårare för dig att fullfölja uppgiften till hands på ett effektivt och effektivt sätt.

3. Ha en akutplan

Mina klienter vet att om de behöver ett brådskande svar än de kan nå mig via SMS eller de kan ringa mig. E-post svaras inom 24-48 timmar. Inte varje e-post är brådskande, men många gånger behandlar vi varje e-post som det är som tar din energi bort från dina prioriteringar.

4. Avregistrera

Skruva in din inkorg genom att radera och avsluta prenumerationen på nyhetsbrev och e-postlistor som du inte faktiskt läser. Sluta skicka nyhetsbrev och e-postmeddelanden som du aldrig kommer läsa senare, för om du inte har tid att läsa den nu är chansen att du inte kommer att läsa den när den är “gammal”. Ge dig själv tillåtelse att säga “Jag hade mycket goda avsikter när jag behöll dessa men jag kommer aldrig att få tid att läsa dem och det är dags för dem att gå.”

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

5. Mass-radering

Styr allt - ta bort är en vacker sak. Jag gör det så ofta för e-post som jag inte har läst eller arkiverat under de senaste sex månaderna, vilket vanligtvis betyder att chansen för mig faktiskt läsa det är smal till ingen. Reklam

6. Använd din mobilenhet

Lär dig hur du svarar med din smarta telefon och om du har en iPhone använder du VIP-funktionen för att enkelt skanna meddelanden från viktiga kontakter, kunder och eller anställda. På så sätt kan du snabbt sortera igenom volymen och hitta det som är viktigt.

7. vidta åtgärder en gång

Så snart du läser och svarar på ett e-postmeddelande ska det raderas eller arkiveras. Detta lämnar din inkorg med inget annat än ett hanterbart antal nya e-postmeddelanden eller de som fortfarande behöver din uppmärksamhet.

Jag har en mapp i min inkorg speciellt för saker som jag måste vidta åtgärder på eller svara på. Detta gör det möjligt för mig att snabbt gå till en fil och svara på aktuella utestående förfrågningar.

8. Planera tiden för e-post

Kontrollera inte din e-post var 5: e minut. Planera ett par gånger om dagen för att skanna, svara och hantera e-post. Ge dig själv en tidsgräns och du kommer bli förvånad över hur mycket du kan få gjort. Reklam

9. Auto-responders

Använda sig av “Inte på kontoret” svarar när du är på semester eller ute för en dag. Detta låter dem maila dig att du inte ignorerar dem och de kommer att vara en prioritet för dig när du kommer tillbaka.

10. Tid och plats

Var medveten om avbrottet e-post kan skapa för de viktiga relationerna i ditt liv. Kontrollera ditt mail på kvällen är bra, så länge det inte stör ditt liv utanför jobbet.

Vi har alla haft någon kolla email på sin mobila enhet när vi pratar med dem och kände stinget. Leverera inte detta sting till andra.

11. Hyr hjälp

Om du inte kan hantera e-post själv än du kan anställa någon för att hjälpa dig. Hitta någon som kan hantera din inkorg och svara på e-post för dig.

För att vinna kriget på den överbombade e-postinboxen, gör en plan med de 11 tipsen ovan och se hur din produktivitet på det som verkligen är viktigt ökar drastiskt.

Utvalda fotokredit: Vit arbetsyta med MacBook / Viktor Hanecek via picjumbo.com