11 enkla tips för effektiv e-posthantering

Hur mycket tid spenderar du på att hantera dina e-post varje dag? En timma? 30 minuter? Några timmar? Kanske en halv dag?

Medan e-post är avsett att underlätta kommunikationen, misstänker jag att det ibland blir ett kontraproduktivt verktyg eftersom vi spenderar så mycket tid på att hantera dina e-postmeddelanden! Tänk till exempel på dessa fall:

• Håller du ibland i din inkorg, även om du bara kollade den bara för 5 minuter sedan?
• Spenderar du mycket tid på att hantera dina e-postmeddelanden varje dag, som att söka efter tidigare brev, sortera, organisera och ta bort gammalt mail?
• Gör du ofta e-post som din första prioritet snarare än att faktiskt få saker gjort?
• Finns det dagar där du spenderar mer tid i din inkorg än att göra rätt arbete?

I slutet av dagen är e-post bara ett verktyg för att du ska kunna göra dina uppgifter. Nedan finns 11 tips för att förbättra din e-posthantering:

1. Behandla ditt mail en gång om dagen

Även om jag kontrollerar mitt mail flera gånger om dagen bara för att vara i loop (om det är något konstigt som min hemsida går ner, eller om det finns en brådskande begäran), behandlar jag dem inte direkt. Jag gör det bara en gång om dagen, antingen i början av dagen eller på kvällarna.

Lägg till en daglig tidslucka för att behandla dina e-postmeddelanden. Om du inte slutar i tidsluckan fortsätter du nästa dag. Prioritera de viktigaste och släppa resten. (Se # 2).

Om du befinner dig i en arbetsnivån där du får mycket tidskänsliga e-postmeddelanden, kan du fortfarande sätta det i praktiken. Poängen är att inte låta e-post springa över ditt liv. Kom ihåg att det är ett verktyg som hjälper dig att göra ditt arbete och inte själva arbetet. Reklam

2. Prioritera 20% e-postmeddelanden; Uppskjuta 80% sådana

Inte alla e-postmeddelanden är desamma. Jag älskar 80/20-regeln eftersom den gäller varje enskilt område i våra liv. Inklusive e-postmeddelanden. 80/20-regeln är idén om att 20% av insatserna svarar för 80% av produktionen i alla situationer. För att vara effektiv bör vi därför fokusera på 20% insatser som leder till 80% utdata. På samma sätt bör vi fokusera på 20% högvärdesemail som leder till maximal produktion.

Mina 20% e-postmeddelanden är de som ger mig nästa genombrott i mitt arbete. De kan vara medieförfrågningar, intervjuplatser, nätverksmöjligheter, företagsledningar, talmöjligheter och andra saker som leder till mina 20% affärsmål. Mina 20% e-postmeddelanden inkluderar även personer som har investerat i mitt arbete, till exempel mina 1-1 coaching kunder, talande engagemang och läsare som köpte mina kurser och produkter. Sist men inte minst faller också korrespondenser med mina goda vänner här. Allt annat går in i 80% posten.

För de 20% e-postmeddelandena ger jag dem hög prioritet. Jag svarar vanligen direkt på dem (speciellt om de möter 1 minuts regeln i # 9); om inte kommer jag till dem om 1-3 dagar. För 80% mail tar jag längre tid att svara, ibland svarar inte ens (se punkt 4).

3. Ha en “Svara efter XX dag” mapp

Filera det mail som behöver ditt svar i en “Svara efter XX dag” mapp, där XX är veckodagen. Jag ställer åt sidan 3 dagar varje vecka för att svara på e-postmeddelanden - tis, tis och lör. På så sätt är jag inte pressad att svara omedelbart när jag får mailet. Jag läser det, erkänner mentalt det och tänker över det tills det är dags att svara (i genomsnitt 3-8 dagar från mottagandet av posten).

4. Inse att du inte behöver svara på varje mail

Trots vad du tycker behöver du inte svara på varje mail. Ibland kan inget svar efter en viss tidsperiod anses vara ett svar i sig själv också.

Jag får en hög volym läsare mail, och för en tid brukade jag svara på varje mail som kom in. Det gjorde inte någonting för mig. Jag skulle spendera hela dagen bara svara på mail, och vid slutet av dagen skulle jag bli uttömd, oförmögen att göra något verkligt arbete. Och intressant, nästan allt mail jag svarar får aldrig något svar på något sätt (inte ens en bekräftelse eller tack), även när jag lägger upp uppföljningsfrågor för att hjälpa dem ytterligare. Jag misstänker att hälften av posten inte läses, och den andra hälften är mail som folk skickar på impulser och svaren spelar ingen roll. Hur som helst har jag insett att det är mycket effektivare att använda tiden på mer värdefulla uppgifter, till exempel att arbeta med högt värde och innehållsrika produkter, stödja mina 1-1 coachingklienter, nya projekt och skriva nya artiklar. Reklam

Lita inte för mycket på att svara på varje enskilt brev. Svara om det hjälper, men om kostnaderna för att svara inte uppväger fördelarna, så kanske det inte är värt att oroa dig för det. Låt det bara vara och saker kommer att sortera sig ut genom tiden.

5. Skapa mallsvar om du ofta skickar liknande svar

Om du tittar igenom din skickade mapp hittar du förmodligen en trend i saker du svarar på. Det mail som jag mottar på min webbplats kan vanligtvis klassificeras i en av de få kategorierna (1) Feedback / Tack mail (2) 1-1 Coaching (3) Förfrågningar om bok / produktrecensioner (4) Talande förfrågningar (5) Övriga . För (1) och (2) använder jag mallar som jag har skrivit förhand som jag använder i mina svar. Som jag svarar skulle jag anpassa dem i enlighet med behoven hos den ursprungliga posten. Detta räddade mig stora mängder tid, jämfört med tidigare då jag skulle skriva e-post från början.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

6. Läs bara de e-postmeddelanden som är relevanta

Jag prenumererar på flera nyhetsbrev - till exempel om fitness, självhjälp, bloggar och affärer, men jag läser inte alla mail som de skickar. Jag tar inte heller bort dem, för jag vet att de har värdefull information. Istället ställer jag in gmail för att automatiskt arkivera dem till olika etiketter (mappar). Bloggmailar arkiveras i bloggarna, fitnessmailar arkiveras i hälso- och fitnessmapp, och så vidare. Från och med nu har jag cirka 30 mappar. Jag läser dem bara när jag vill få mer information om ämnet.

Du behöver inte läsa varje mail som kommer in. Välj och välj vad som är relevant för dig.

7. Konstruera dina mail till kategorier

Mappar (eller etiketter, om du använder Gmail) finns där för att hjälpa dig att organisera dina mail.

För det första, använd ett relevant namnesystem för vad du gör. Om dina största prioriteringar nu är, säg, (1) skriva en bok och (2) gå ner i vikt, så namnge dina mappar som det. Reklam

För det andra, använd hierarki strukturen. Första nivåmappar är för de stora kategorierna, och andra nivåmappar är för underkategorier, och så vidare. Till exempel har jag “Administration” som en första mapp, och “Säkerhetskopiering”, “Bokföring”, “konton”, etc som andra nivån mappar. Om det behövs har jag tredje mapp för att ytterligare segmentera dem. Gmail har ett tillägg som låter dig använda olika tieretiketter (Inställningar> Labs> Nested Labels)

Använda filter (# 8) för att automatiskt organisera mail till mappar fungerar underverk.

8. Använd filter

Filter är verktyg som hjälper dig att sortera meddelandet automatiskt när det kommer in i ditt mail. Det finns 2 grundläggande saker som krävs för ett filter - (1) Termen att se upp för (2) Åtgärd som ska tillämpas om termen matchas. Från och med nu har min gmail cirka 20 olika filter inställda för olika e-postadresser, ämnesrubriker, kroppstext och vad som inte är. Beroende på vilket filter det är, sorteras posten automatiskt i en respektive mapp / arkiverad. Detta minimerar antalet administrativa åtgärder som jag behöver göra.

Här är min video handledning dela hur jag ställer in mina e-postfilter för att uppnå inbox noll: 3 enkla tips för att uppnå inbox-noll med hjälp av e-postfilter [Video Tutorial]

9. Använd 1 minuts regeln när du svarar

Om det tar inom en minut att svara, svara omedelbart och arkivera det. Låt det inte sitta i din brevlåda i många åldrar. Det kommer att ta ännu mer ansträngning att låta det sväva runt ditt sinne och ständigt påminnas om att du behöver svara. Se bara till att du håller dig till 1 minuters tidsram när du svarar så det tar inte längre tid än det behövs. Detta hjälper mig att rensa stora mängder av post på en kort tid.

10. Ange en gräns för den tid du spenderar i inkorgen

Utöver 1 minuters regel begränsar du den totala tiden du spenderar i din inkorg. Nästa gång du checkar ditt mail, testa dig själv. Se hur länge du tar för att bearbeta, läsa, svara och sortera genom ditt mail. Fråga dig själv hur mycket av den tiden som används. Chansen är att det mesta tjänat absolut ingen anledning. Reklam

Ibland får du e-postmeddelanden som är alarmerande långa. För dessa e-postmeddelanden, skanna igenom, se om det finns något som är relevant för dig och bearbeta dem därefter. Svara om det behövs (och använd 1 minuters regel); arkivera det om du inte planerar att svara. Om du ska svara, känner du inte behovet av att återvända med ett långt mail bara för att personen skrev ett långt mail. Det sista du vill ha är en e-postutbyte av uppsatser, vilket oavsiktligt kommer att leda till att du hamnar i ett svart hål i e-post. Logga in i din inkorg, gör vad du behöver göra och gå ut strax efter det.

11. (Ruthlessly) Avsluta av saker du inte läser

I din kryssning runt på nätet registrerar du förmodligen en rättvis del av nyhetsbrev och feeds på impuls som du förlorar intresse för efteråt. Om du befinner dig upprepade gånger raderar e-postmeddelandet från dina prenumerationer, är det en aning att du bara ska avregistrera omedelbart.

Få manifestversionen av den här artikeln: [Manifesto] 11 tips för effektiv e-posthantering

Originalartikel: 11 enkla tips för effektiv e-posthantering | Personlig Excellence

Utvalda foto kredit: Affärskvinna ritning ett e-post kuvert via shutterstock.com