14 Time Management Mallar för att hjälpa dig att få organiserade

Time Management är den färdighet som låser upp alla andra färdigheter. Plus, om du vill bli bättre, hjälper tidshanteringen. Om du vill ha ett bättre arbete eller livsbalans är tidshanteringen svaret. Om du vill känna sig mindre överväldigad och mer kontrollerad, är hanteringen av din tid bättre svaret. Kärnan i effektivare tidshantering är ett tidsstyrningssystem som stöder det som är en uppsättning listor. Dessa teman för tidshantering kan hjälpa dig att skapa de här listorna.

Om din bästa vän skulle använda ditt tidsstyrningssystem, vad skulle hon / han säga?

Läsning av denna artikel kommer sannolikt att falla i en av tre grupper;

• De i Denial - "Jag är så upptagen att jag inte har tid att förbättra min tidshantering."
• De i okunnighet - "Mitt tidssystem har funnits bra i 15 år."
• De som behöver - "Om det här kan hjälpa jag ger det ett försök, för jag är säker på att jag kan göra några förbättringar."

Vädja till gruppen "Those in Need", kommer dessa tidshanteringsmallar att hjälpa till. De är enkla, praktiska och du kan använda dem genast. Om du hade tiden skulle du ha skapat liknande mallar. Det är svårt när du är i gräven.

Min passion är att hjälpa andra och vara en ivrig student och tränare för tidshantering i 14 år, jag ville dela med mig av vad jag hade lärt mig. Lärde den svåra vägen så att du inte behöver.

Så här använder du var och en av de 14 Time Management Templates

Mallarna är utformade i enlighet med hur de behöver användas. Den första är den tuffaste, Viktiga resultatområden (KRA) och sedan blir de successivt enklare. Till exempel, "Daily To Do List", "Projects List" och "Weekly Evaluation".

1. Viktiga resultatområden Time Management Template

Tänk på fotbollslaget du stöder, eller om du inte har ett, ett lag som en vän stöder, eller bara en som du har hört talas om. Mine är Oxford United (Cue det milda missbruket!). Oxford Uniteds KPI (Key Performance Indicator) kommer sannolikt att vara att vinna ligan. Detta är ett lagmål som alla i laget syftar till att uppnå. Detta mål är inte för en individ. Oxford United kan vinna ligan, men gjorde varje spelare "dra sig i vikt"? Det är här KRAs är viktiga. Ett viktigt resultatområde (KRA) är ett individuellt mål. Tanken är att om varje person arbetar för att uppnå sin KRA ska laget uppnå sitt KPI. Kommer tillbaka till vårt fotbollslag, kan målvaktens KRA vara ett "rent ark". Striker's KRA är att göra ett mål per spel, och försvararens KRA ska vinna 80% av de tacklar. Vad är din KRA?

Verkan: Slutför din KRAs med hjälp av tidshanteringsmall # 1 så att du nu varför du är på löneavgiften - KRA: s. Reklam

2. Daglig att göra lista Time Management Template

Den här tidsbehandlingsmallen är lättast att förstå eftersom det bara kräver en lista över vad du ska göra varje dag. Utmaningen är att många människor skriver en kontinuerlig lista och inte en lista för varje dag. Att ha en att göra lista varje dag fokuserar sinnet. Om du inte har en att göra lista varje dag tenderar två saker att hända. Först sitter du fast i din e-postbrevlåda eftersom det får oss att tro att vi jobbar hårt och därför är "upptagna". För det andra kommer någon annan att fylla din dag med uppgifter om du inte själv har valt uppgiften. Dessa uppgifter kan komma i form av e-post, en chefsförfrågan eller åtgärder som du får i ett möte. "Ha en plan varje dag eller någon kommer att ha en för dig". En daglig att göra lista är grunden för varje tidssystem. Använd den här mallen varje dag.

Verkan: Fyll i en lista över vad du ska göra i morgon med hjälp av tidshanteringsmall # 2 så att du har din plan - Daglig lista.

3. Projektlista Time Management Template

Mycket få personer har en "levande och andningsprojektlista". Vissa har en, men den skrevs en gång och har inte uppdaterats sedan. En projektlista är ett sätt att veta vad de stora grejerna är. De saker som får störst positiva effekter på våra KRA: s. Det är kopplingen mellan den dagliga listan och orsaken till att du är på löneavgiften, vilket är de viktigaste resultatområdena. Genom att ha en projektlista har du insyn i de stora och viktiga grejerna. Forskning berättar att varje person har mellan 50 och 70 projekt på farten vid varje tillfälle (Hem och jobb). Denna mall frågar bara 14.

Verkan: Fyll i en lista över projekt som du arbetar med genom att använda tidshanteringsmall nr 3 för att hålla reda på de stora sakerna - Projektlistan.

4. Mötesåtgärder Time Management Template

Möten är det nödvändiga ont för någon kunskapsarbetare. Vi kan inte komma ifrån dem. De verkar vara där timmarna går förlorade och ingenting uppnås. En av de viktigaste orsakerna till detta är att åtgärderna antingen inte fångas, eller inte fångas tillräckligt bra för att göra något väsentligt hänt. Att träffa mål, rätt deltagare, fokus etc. är givetvis alla giltiga skäl. Den här mallen börjar med att få åtgärderna fångade. Detta beror på att genom att ha klara åtgärder fångas, kommer människor inte ha något utrymme att sväva genom att säga, "Jag trodde att han gjorde det", "Eller vad menade den här åtgärden?", Eller "Jag fick bara handlingarna igår. Mötet för 2 veckor sedan ".

Verkan: Komplett tidshanteringsmall # 4 så att du kan öka sannolikheten för att åtgärderna ska slutföras - Mötesåtgärder.

5. Väntar på listan Time Management Template

Du delegerar till människor. Människor ovan. Människor Nedan. Människor till sidan. Hur håller du koll på vem du har bett om när du ska göra? En väntar på listan hjälper dig att hålla koll på. Denna mall ger en plats att parkera vad du har bett om att göra så att du inte håller på att hounding personen och så att de var klara när du ville att uppgiften skulle slutföras. Och så, så glömmer du inte. Nyckeln till en lyckad väntelista är att bedöma den. Detta kan vara varje dag medan det är en ny bit i ditt tidsstyrningssystem. "Längre ner på vägen" kan det bara vara i början och i slutet av veckan när du blir bekväm med att använda denna mall. Reklam

Verkan: Fyll i ett väntar på att använda tidshanteringsmall # 5 så att du har kontroll över vad du har delegerat - Vänta på listan.

6. Distraktionslista Time Management Template

En av de största utmaningarna i tidsstyrningen, och i synnerhet i ett öppet kontor, börjar en uppgift och fullbordar den. Elever på vår tidskursutbildning berättar för oss att detta är anledningen till att de känner att de inte får något gjort. En del av anledningen till detta är att kunskapsarbetare måste jonglera så många bollar. Delvis beror det på att vi förhalar eftersom vi inte "gillar en uppgift". Det beror främst på att de inte har ett strukturerat sätt att hantera vandrande tankar. En distraktionslista är en enkel mall som du skulle behålla på ditt skrivbord. Då, när du fokuserar på en uppgift och tankar kommer in i ditt sinne skriver du dem, tar dem ur huvudet, så att du kan komma tillbaka till uppgiften i handen. Över 50% läggs till i en uppgift genom att inte starta och slutföra den på en gång. Skriv ut och behåll den här mallen på skrivbordet eller håll den öppen på skärmen.

Läs Nästa

Ta 7-veckan Time-Management Challenge

10 enkla strategier för att göra ditt liv bättre idag

30 bästa avstämnings citat för att få dig tillbaka till jobbet

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Verkan: Komplett distraktionslista tidshanteringsmall # 6 så att du kan vara fokuserad på att slutföra en uppgift från början till slut - Distraktionslista.

7. Veckovisa mål Time Management Template

Föreställ dig ett säljteam utan försäljningsmål, eller Oxford Uniteds fotbollslag går ut för att spela varje lördag "bara för en spark om". Det är detsamma med tidshantering. Du har förmodligen mål (KPI och KRA) för året eller kvartalet. Dessa mallar utmanar dig att ha mål för veckan. I början av veckan frågar dessa mallar, "Om du skulle titta tillbaka i veckan, vad skulle du ha glädjat att ha uppnått?". Genom att skriva ner våra mål för veckan hjälper det oss att fokusera på det som är viktigt när vi sitter fast i trenchen i e-post, telefonsamtal och möten. Ideellt sett skulle de veckovisa målen ha en positiv inverkan på de prioriterade projekten, vilket i sin tur påverkar dina KRAs, vilket påverkar KPI: s. Om det här händer har du en stålkedja med länkar som löper genom din tidshantering, så att den är kopplad och stark.

Verkan: Fyll i dina veckovisa mål för den här veckan så att du har identifierat vad du vill uppnå med hjälp av tidshanteringsmall # 7 - Veckovisa mål.

8. Veckans utvärdering Time Management Template

I början av veckan har du fyllt i 'Weekly Goals' mallen med de 7 sakerna som du vill uppnå den veckan. I slutet av veckan är det meningsfullt att se hur du gjorde det. Weekly Evaluation-mallen frågar om du uppnådde de veckovisa målen med ett enkelt verktyg som heter "PMI" - Positiv, Minus och Intressant. I slutet av veckan skriver du 3 saker som var positiva i veckan, 3 saker som var minus eller inte så bra om veckan och 3 saker som var intressanta i veckan. Till exempel, "P: Bra möte med ny klient ABC", "M: Uppnådde endast 4 av 7 mål" och "Jag: Två av mitt team är sjuka". Den sista rutan ber dig att ta en tidshanteringsåtgärd som har utvärderat din vecka, t.ex. "Jag ska schemalägga in i min dagbok 1 timme per vecka för XYZ-projektet."

Verkan: Fyll i veckovurderingen så att du vet om du uppnådde dina veckovisa mål med hjälp av tidshanteringsmall # 8 - Veckans utvärdering. Reklam

9. Månadsmål Time Management Template

Liknande "Weekly Goals". Den här mallen ber dig skriva de stora sakerna du vill uppnå den månaden.

10. Månadsutvärdering Time Management Template

Månadsutvärderingens tidsbehandlingsmall ber dig att utvärdera de mål som du skrev om mallen "Månadsmål".

11. Årliga mål Time Management Template

Mallen "Årliga mål" kompletterar serien Mål; Veckovis, Månadsvis och sedan Årlig. Utmaningen med att fastställa årliga mål är att göra dem tillräckligt stora för att motivera att vara ett årligt mål, men inte för stora att de kan vara "livsmål". Livsmålen diskuteras inte inom dessa mallar.

12. Årlig utvärdering Time Management Template

Avslutad i januari handlar den årliga utvärderingen om att se tillbaka året runt. Identifiera vad som fungerade, vad som inte fungerade, och lektionen lärde sig att skriva nästa års årliga mål.

13. En del dagskurslista Time Management Template

Denna mall är nödvändig för att uppnå en av de viktigaste tankesätten för en effektiv tidschef. Tanken sammanfattas bäst av uttrycket "De mest framgångsrika människorna är de som tömmer huvudet". Dagbladslistan och projektlistan är bra mallar för att hantera våra omedelbara och stora uppgifter. Någon dag kan vara lista är en plats att sätta alla de saker du vill göra, men de är bara inte brådskande eller viktiga nu. Några exempel kan vara, "Arkivera alla hemdokument", "Få en pension", "Skriv en följdplan för företaget".

Verkan: Fyll i listan med några dagars kanske så att du har en plats att sätta "allt annat" med hjälp av tidshanteringsmall # 13 - En del dagskurslista.

14. Project Time Management Mall

Den genomsnittliga kunskapsarbetaren hanterar projekt och om de är ärliga med sig själva är deras erfarenhet av att hantera projekt bara vad de själva har lärt sig. De kanske har hört talas om stora IT-projekt som hanteras med Gantt-diagram eller kvalifikationer som Prince2. Ändå längtar de efter något enkelt som ger dem kontroll utan att vara alltför besvärliga att använda. Den här sidmallen hjälper dig att hantera dina viktiga projekt bättre genom att förbereda dig bättre och undvika de främsta anledningarna till att projekten misslyckas. Reklam

Verkan: Slutför Project Time Management Template # 14 för att förbereda bättre för viktiga projekt och hålla dem på rätt spår - Projektmall.

Hämta och använd dessa tidshanteringsmallar

Ladda ner dessa 14 Time Management Templates för att använda med en penna och ett papper.

Ladda ner dessa 14 Time Management Templates för att slutföra på skärmen.

Börja med att integrera en av dessa mallar i ditt tidsstyrningssystem. Sedan en vecka senare, tills du använder mallen vanligtvis. Det tar 21 gånger att bilda en vana. Du kan nu bli mer organiserad. Lycka till!

Utvalda fotokredit: Sonovate via sonovate.com