20 Quick Time Management Tips för att förbättra din produktivitet

Är du vanligtvis punktlig eller sen? Slutar du saker inom den tid du bestämmer? Inlämnar du dina rapporter / arbeten i tid? Kan du uppnå vad du vill göra före deadlines? Är du en bra ledare?

Om ditt svar är “Nej” Till någon av frågorna ovan betyder det att du inte hanterar din tid så väl som du vill. Här är 20 tips om tidshantering som hjälper dig att hantera tiden bättre:

1. Skapa en daglig plan

Planera din dag innan den utvecklas. Gör det på morgonen eller ännu bättre, natten innan du sover. Planen ger dig en bra översikt över hur dagen kommer att panorera ut. På så sätt blir du inte vaken. Ditt jobb för dagen är att hålla fast vid planen så gott som möjligt.

2. Peka en tidsgräns för varje uppgift

Var tydlig att du måste slutföra X-uppgiften senast klockan 10, Y-uppgift senast 15:00 och Z-objektet senast klockan 17.30. Detta förhindrar att ditt arbete släpper på och äter i tid som är reserverat för andra aktiviteter.

3. Använd en kalender

Att ha en kalender är det mest grundläggande steget att hantera dina dagliga aktiviteter. Om du använder Outlook eller Lotus Notes, kommer kalendern som en del av din e-postprogramvara.

Google Kalender är bra - jag använder den. Det är ännu bättre om du kan synkronisera den till din mobiltelefon och andra hårdvaror du använder - så kan du komma åt ditt schema oavsett var du är.

Här är fler tips om hur du använder kalender för bättre tidshantering: Hur man använder en kalender för att skapa tid och utrymme

4. Använd en arrangör

En arrangör hjälper dig att vara på toppen av allt i ditt liv. Det är ditt centrala verktyg för att organisera information, göra-listor, projekt och andra diverse saker.

Kolla in dessa Top 15 Time Management-apparater och verktyg och välj de som passar dina behov. Reklam

5. Känn dina deadlines

När behöver du slutföra dina uppgifter? Markera tidsfristerna tydligt i kalendern och organisatören så att du vet när du behöver slutföra dem.

Men se till att du inte gör dessa 10 vanliga misstag när du ställer in tidsfrister.

6. Lär dig att säga “Nej”

Ta inte på mer än du kan hantera. För distraktionerna som kommer in när du gör andra saker, ge ett fast nummer. Eller skjut upp det till en senare period.

Leo Babauta, grundaren av Zen Habits, har några bra insikter om hur man säger nej: Den skonsamma konsten att säga nej

7. Målet är tidigt

När du är inriktad på att vara i tid, kommer du antingen att vara i tid eller sen. De flesta gånger kommer du att vara sen. Men om du riktar dig för att vara tidigt kommer du troligen att vara i tid.

För möten, strävar efter att vara tidigt. För dina deadlines, skicka in dem tidigare än vad som krävs.

Lär dig av dessa tips om hur du förbereder dig själv för att vara tidig, istället för just i tid.

8. Tidsfält dina aktiviteter

Det innebär att du begränsar ditt arbete till X-tid. Varför är tidbokning bra för dig? Här är 10 skäl till varför du bör starta tidbokning.

Du kan också läsa mer om hur du gör tidbokning här: # 5 av 13 strategier för att hoppa igång din produktivitet. Reklam

9. Ha en klocka synligt placerad före dig

Ibland är vi så engrosserade i vårt arbete att vi förlorar tidens spår. Att ha en stor klocka framför dig kommer att hålla dig medveten om tiden för tillfället.

10. Ange påminnelser 15 minuter före

De flesta kalendrar har en påminnelse funktion. Om du har ett viktigt möte att delta, sätt det larmet 15 minuter innan.

Ta reda på mer om hur påminnelser hjälper dig att komma ihåg allt.

11. Fokus

Är du multi-tasking så mycket att du bara inte får något gjort? Om så är fallet, fokusera bara på en nyckeluppgift åt gången. Multitasking är dåligt för dig.

Stäng av alla program du inte använder. Stäng av flikarna i din webbläsare som tar bort din uppmärksamhet. Fokusera bara på vad du gör. Du blir effektivare på det sättet.

Läs Nästa

Hur man delegerar arbetet effektivt (den slutgiltiga guiden för ledare)

Hur man prioriterar höger om 10 minuter och jobbar 10X Snabbare

Hur man fokuserar och maximerar produktiviteten (den slutgiltiga guiden)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Lifehacks VD har skrivit en slutgiltig guide för hur man fokuserar, läser tipsen: Hur man fokuserar och maximerar produktiviteten (den slutgiltiga guiden)

12. Blockera distraktioner

Vad stör dig i ditt arbete? Snabbmeddelanden? Telefon ringer? Textmeddelanden som dyker in?

Jag använder knappt någonsin chatt nuförtiden. De enda gången jag loggar in är när jag inte har för avsikt att göra något arbete. Annars blir det väldigt distraherande.

När jag gör ett viktigt arbete stänger jag också av min telefon. Samtal under denna tid spelas in och jag kontaktar dem efteråt om det är något viktigt. Detta hjälper mig att koncentrera mig bättre. Reklam

Hitta fler tips om hur du minimerar distraktioner för att uppnå mer i hur du minimerar distraktion för att få saker klar

13. Spåra din tid

Egg Timer är en enkel online nedräkningstimer. Du anger hur mycket tid du vill att den ska spåra (exempel: “30 minuter”, “1 timme”) och det räknas ner i bakgrunden. När tiden är klar piper timern. Bra sätt att vara medveten om din tid.

Men förutom Egg Timer kan du hitta mer tidspåverkande appar här och välja en som passar dig själv bäst.

14. Låt inte krångla om obetydliga detaljer

Du får aldrig allt gjort på exakt det sätt du vill ha. Att försöka göra det är ineffektivt.

Att försöka vara perfekt gör du mer skada än bra, lära dig här om hur perfektionismen dödar din produktivitet och hur du döljer perfectionismens tankegång.

15. Prioritera

Eftersom du inte kan göra allt, lär du dig att prioritera det viktiga och släppa resten.

Använd 80/20-principen som är en nyckelprincip i prioritering. Du kan också ta upp denna teknik för att prioritera allt på din tallrik: Hur man prioriterar höger om 10 minuter och jobbar 10x Snabbare

16. Delegat

Om det finns saker som kan bli bättre gjort av andra eller saker som inte är så viktiga, överväga att delegera. Detta tar bort en belastning och du kan fokusera på de viktiga uppgifterna.

När du delegerar något av ditt arbete frigör du din tid och uppnår mer. Lär dig om hur du effektivt delegerar arbeten i den här guiden: Så här delegerar du arbetet (den slutgiltiga guiden för framgångsrika ledare) Annonsering

17. Batch liknande uppgifter tillsammans

För tillhörande arbete, satsa dem tillsammans.

Till exempel kan mitt arbete kategoriseras i dessa kärngrupper:

1. skriva (artiklar, min kommande bok)
2. coaching
3. workshop utveckling
4. affärsutveckling
5. administrativ

Jag satsar alla relaterade uppgifter tillsammans så det finns synergi. Om jag behöver ringa anropar jag en tidslucka för att ringa alla mina samtal. Det effektiviserar verkligen processen.

18. Eliminera dina tidvattenberedare

Vad tar din tid bort ditt jobb? Facebook? Twitter? E-postkontroll? Sluta kontrollera dem så ofta.

En sak du kan göra är att göra det svårt att kontrollera dem - ta bort dem från din webbläsares snabblänkar / bokmärken och lägg dem i en svårtillgänglig bokmärkesmapp. Byt webbläsarens bokmärken med viktiga arbetsrelaterade webbplatser.

Medan du fortfarande kontrollerar FB / Twitter kommer du säkert att hitta en lägre frekvens än tidigare.

19. Klipp av när du behöver

Den främsta orsaken till att saker som överskrids är att du inte skär av när du måste.

Var inte rädd för att avlyssna i möten eller rita en linje för avskärning. Annars kommer det aldrig att bli ett slut och du kommer bara att äta in i tiden för senare.

20. Låt buffertid emellan

Förpacka inte allt nära varandra. Lämna en 5-10 minuters buffertid mellan varje uppgift. Detta hjälper dig att paketera upp den föregående uppgiften och börja på nästa.

Utvalda fotokredit: Avbryt via unsplash.com