3 tips för att organisera dina Dropbox-mappar

  • Michael Waters
  • 0
  • 3793
  • 934

Enligt Statista Dropbox har över 500 miljoner användare och enligt Fortune.com Dropbox är fortfarande långt framåt i online-cloud storage-loppet, med nästan dubbla Google Drive-användare och fem gånger så mycket som Microsofts OneDrive. Dropbox, som andra alternativ för online-lagring av moln, ger oss möjlighet att dela filer, samarbeta på filer och lagra filer på ett ställe.

De verkar bara göra det så lite bättre än sina konkurrenter. Bara lite bättre enligt en källa, men bättre aldrig desto mindre. Om du är en Dropbox-fan, vet du vad jag menar. Du kan inte alltid lägga fingret på varför det är bättre, det gör bara vardagliga uppgifter lite enklare att göra. Och det kan vara skillnaden mellan att välja en teknik över en annan.

Så, Dropbox-användare och fans, här är 3 tips för att göra Dropbox ännu enklare att använda för dig och ditt team. Reklam

Hur organiserar de flesta människor sina Dropbox-mappar?

Det korta svaret är att de inte verkligen tänker för mycket om det när de börjar använda Dropbox. Bar några som är organiserade och har det hela sorterat. För dem, kanske sluta läsa här ?! För andra kan Dropbox likna sin hårddisk och deras Outlook-mappar. Rikligt och så illa organiserat som den röriga lådan i sitt kök eller hemma arkivering (en hög på skivan).

Skillnaden med Dropbox är att många använder den för att samarbeta med andra och därför är oorganiserad inte ok. När det är vår disorganisation, bara för oss, är det ok, men när du behöver jobba med andra, så är det inte. Har du någonsin sett någon med ett skrivbord täckt av papper? De kommer med stolthet att berätta att de vet var det är. Att arbeta med andra innebär att vi måste vara mer organiserade, annars uppstår kaos.

Hur kan du organisera dina Dropbox-mappar för att fungera bättre med andra?

Det finns 3 tips här som hjälper, och nummer 2 kommer att hjälpa dig mest. Reklam

1. Håll 7 mappar till dina frontlinjemappar för att göra det enkelt för alla att fatta det första beslutet om var filen ska placeras.

Börja smala. Få maximalt antal mappar på första våningen. Sju är idealisk. Läs vad psykiaterna säger att veta varför. Kanske "Klienter", "Finansiella", "Leverantörer", "Team", "Personal Development", "Projects" och "Meetings". Mycket snabbt kommer laget att vänja sig på att fatta beslut om förståndsansökan snabbt och enkelt. Juts väljer mellan 7 mappar, inte 35 mappar.

2. Nummera dina Dropbox-mappar så att alla kan kommunicera med ett gemensamt språk där mappar finns.

Lägg till nummer i dina Dropbox-mappar eftersom Dropbox gör det möjligt att länka delning med ett nummer är det mycket lättare för en kollega att veta var en fil sitter i strukturen så att de kan förfina det lättare nästa gång. Jag föreslår att du uppdaterar dina Dropbox-mappar när du går istället för att göra alla mappar samtidigt eftersom det är en tidshantering. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

När det här är klart kommer andra kollegor att börja göra samma sak när de ser dig börja, och när du vill rikta en kollega till en mapp på telefonen eller via e-post säger du bara "2.5.22.4", vilket innebär att du följer 2: a mappen, sedan den 5: e mappen, sedan den 22: e mappen och slutligen den 4: e mappen.

3. Lägg till dina initialer och datum för varje fil varje gång du uppdaterar det så att alla enkelt kan se vem som gjorde den senaste uppdateringen och när.

Med att lägga till initialer och datum vet du vem senast uppdaterade filen och när. Dropbox visar datum då filen senast ändrades, men inte av vem, och du kan bara se detta när du klickar på varje fil. Genom att ha sina initialer och datumet i filnamnet kan du enkelt skanna ner en lång lista med filer för att se vem och när den senaste filen uppdaterades. Reklam

Utvalda fotokredit: Av Sugar Pond (Mess) [CC BY-SA 2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0)], via Wikimedia Commons via commons.wikimedia.org




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.