5 tekniker för att hantera ett upptaget schema (och skapa mer tid)

  • Michael Waters
  • 0
  • 4554
  • 985

Upptagna scheman är inte atypiska för dem som arbetar heltid på kontor. Så mycket så att frasen “Jag hatar att arbeta” kan vara en vanlig sak som går igenom ditt sinne om du upptäcker att arbetet förtär ditt liv, och att du inte har tid för något annat.

Men om jag berättade för dig var det ett sätt att göra mer tid?

Moderna arbetare lever i en värld där man är upptagen sätts på en piedestal. Det finns en vanlig missuppfattning att ju mer arbete du samtycker till att ta på och desto mer upptagen med uppgifter du är desto mer kommer det att visa för din chef och kollegor hur mycket av en dedikerad arbetare du är.

Men de flesta gånger är det helt enkelt en missuppfattning. Bara för att ditt schema är upptaget betyder det inte nödvändigtvis att du är produktiv. Och hur mycket värde tar du med om du inte är produktiv?

Att veta skillnaden mellan “busyness” och “produktivitet” är grunden för att kunna hantera ditt upptagna arbetsschema för att skapa mer tid.

Medan du är upptagen menar du att du har mycket på din tallrik, är produktiv med att uppnå effektiva resultat på så kort tid som möjligt. Det senare kan leda till en högre chans att mer tid ska njuta av fritt.

Att ha ett upptagen schema kan inte bara låta dig känna sig överväldigad och stressad, men det kan också göra att du känner dig besegrad och utan motivation att fortsätta och slutföra dina uppgifter så gott som möjligt. Reklam

Medan de flesta av dig kanske inte kan styra mängden uppgifter som tilldelats dig finns det sätt som kan hjälpa dig att hantera dessa uppgifter så att du inte spenderar hela tiden upptagen med dem.

Att skapa mer tid kräver ingen magisk genie eller tidsmaskin. Det är lättare än det. Allt du behöver är tekniker som du kan ansöka så istället för att bli överväldigad och översvämd med uppgifter, kan du hantera ditt schema produktivt. Här är 5 tekniker för att ta itu med ett upptaget schema.

1. Prioritera

Om du inte redan prioriterar dina uppgifter, gör du det hela fel!

Att prioritera uppgifterna i ditt schema är ett bra sätt att ta itu med det eftersom det framhäver vad som behöver bli gjort först. Att veta denna information kan hjälpa dig att hantera din tid och se till att du uppfyller alla dina deadlines.

En prioriteringsmetod du kan försöka är “äter grodan”. En metod som generellt myntades av Brian Tracy i sin bok, Ät den grodan! 21 stora sätt att sluta förklara och bli mer klar på mindre tid, det kräver inte att du konsumerar amfibier, utan uppmuntrar dig till att ta itu med din största uppgift först.

Tanken bakom det är att när du får den största uppgiften ur vägen kommer känslan av prestation att vara så stor att du kommer att motiveras för att slutföra resten av dina uppgifter för dagen utan en hitch, skapa en typ av dominoeffekt.

2. Överlåta inte

Om du är den typ av person som säger ja till varje förfrågan som kastas på dig, så är det inte konstigt att du själv har ett upptaget schema. Att hitta dig själv att ta på sig mer uppgifter och skyldigheter än du kan leverera kan leda dig till det “Jag hatar att arbeta” mentalitet. Reklam

Medan du säger nej kanske inte kommer naturligt för vissa människor, är det en färdighet som bör utvecklas om du vill se till att du arbetar inom dina gränser. Överkommande till saker kan sträcka dig ut tunt och orsaka ökat tryck och stress.

Det kan vara svårt att säga nej till din chef, men lita på mig och säga nej till att börja med kommer att göra dem besvikna mindre än om du tar något på och inte levererar det till sin fulla potential.

Även om du avbryter uppgifter och förpliktelser skapar mer tid för dig är det alltid bra att komma ihåg att innan du automatiskt säger nej till varje förfrågan, bör du först bedöma vad som ställs av dig. Du vet aldrig, det kan finnas några saker som inte tar upp för mycket av din tid som skulle vara värda din stund.

Lär dig Leo Babautas råd om The Gentle Art of Saying No.

3. Bliv organiserad

Att planera, samordna och ha ett system på plats är avgörande för att hantera ett upptaget schema produktivt.

Hur du håller dig organiserad är självklart helt upp till dig. Oavsett om det här betyder att du har ett heltäckande uppgiftshanteringssystem implementerat eller en enkel daglig att göra-lista som skrivs på ett papper, kan du visualisera ditt schema, hålla dig ordnad och hålla dig överallt.

Det kan också se till att du inte glömmer en viktig uppgift. Att vara upptagen med ett upptagen schema kan innebära att du oavsiktligt kan förbise saker. Det kan också hjälpa dig att vara förberedd för oväntade överraskningar eller förändringar i sista minuten så att det inte saktar ner ditt arbetsflöde. Reklam

Kom ihåg att det som kan fungera för din kollega kanske inte fungerar för dig. Så bara för att du inte har det senaste, state-of-the-art schemaläggningssystemet gör det inte din organisationsväg som är mindre giltig.

Läs Nästa

Hur man delegerar arbetet effektivt (den slutgiltiga guiden för ledare)
8 Time Management Strategies för upptagna personer
7 Kraftfulla steg för att uppnå karriärsucces
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

4. Delegat

Om du har möjlighet att göra det, är delegering av uppgifter ett annat sätt att hantera ett upptaget schema. Att veta hur man effektivt delegerar är en viktig färdighet som alla i någon ledande ställning borde ha. Det kommer inte bara att lätta din arbetsbelastning, men det kommer också att frigöra din tid så att du kan spendera den på något du tycker om.

Det finns mer till effektiv delegation än att råka ut order. Du måste till exempel identifiera vilken typ av färdigheter som behövs för att slutföra uppgiften och bestämma vem som är bäst att göra det. Detta kräver att du känner dina anställda och / eller kollegor. Du måste också se till att du ger tydliga instruktioner så att du undviker att behöva göra om uppgiften eftersom den inte gjordes rätt första gången.

Uppdragsdelegation gynnar dig inte bara. Det kan hjälpa någon annan att skaffa sig nya färdigheter som kan vara användbara för dem i framtiden. Men innan du börjar delegera, se alltid om det finns uppgifter som du kan eliminera helt. Det finns ingen mening att ge någon annan ansvaret om det verkligen inte behöver ske i första hand. Du vill skapa mer tid för alla i företaget, inte bara för dig själv!

5. Ta avbrott

Faren med ett upptaget schema är att det kan leda till stress, utmattning och en minskning av produktiviteten. Därför är det viktigt att inkludera raster i ditt schema. Detta gäller särskilt personer som arbetar framför datorer eftersom de riskerar att leda stillasittande livsstilar.

Att ta regelbundna raster är avgörande för att behålla din hälsa och välbefinnande. För mycket stress och utmattning kan leda till allvarliga hälsofrågor som att leda till en yrkesutbrändhet,[1] som nu erkänns som ett legitimt syndrom orsakat enbart på arbetsplatsen.

Fördelarna med att ta regelbundna raster medan du jobbar är att medan det kan tyckas att du är kontraproduktiv när du försöker skapa mer tid, genom att behålla din hälsa och välbefinnande, ökar du faktiskt dina energi- och produktivitetsnivåer. Reklam

Det tar bara så lite som en 30 sekunders mikrobrytning för att förbättra mental skärpa med 13%! Dessutom minskar du också chanserna för att fånga en sjukdom som kan leda till en betydande tid bort från kontoret.

Poängen

Att ha ett upptaget schema kan göra det enkelt att bli fast i jobbet och glömma de andra sakerna i ditt liv. När busyness refererar till hur många saker du har på gång handlar produktiviteten om hur bra du hanterar dina uppgifter så att du kan uppnå så mycket du kan på så kort tid som möjligt.

Genom att tillämpa ovanstående 5 tekniker kan du hantera ditt schema mer produktivt; du är också ett steg närmare att utrota tanken på “Jag hatar att arbeta” helt från ditt sinne som du kommer att märka ditt schema frigöra.

Du kommer att kunna spendera den skapade tiden på de saker som är viktigaste för dig.

Mer om produktivitet

  • 11 Skillnader mellan upptagna personer och produktiva människor
  • 8 Time Management Strategies för upptagna personer
  • 7 Effektiv tidshanteringstips för att maximera produktiviteten
  • 21 skäl till att du inte bör vara stolt över att vara upptagen

Utvalda foto kredit: JESHOOTS.COM via unsplash.com

Referens

[1] ^ Science Alert: "Burn-Out" är nu ett legitimt syndrom enligt WHO. Här är symtomen



Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.