5 sätt att förbättra din produktivitet på kontoret

Det är möjligt att hitta extra tid på din dag genom att omorganisera hur du närmar dig de uppgifter som faller under ditt ansvar. Ta en titt på var och en av följande områden i ditt arbetsliv och se var du kan göra förbättringar som gör att du kan lägga mer tid på de saker du verkligen behöver koncentrera dig på.

1. Kommunikation

En av de viktigaste färdigheterna i något företag är effektiv kommunikation. När du kommunicerar med personalen och kunderna, se till att alla dina instruktioner och information förstås så som du tänker att den ska vara. Att helt enkelt upprepa samma förfrågan i olika ord i slutet av en konversation kan betyda skillnaden mellan att få den rapport du vill ha och den som din personal tyckte att du ville ha.

Med kommunikation är klarhet det första målet. Du kan ha en magisterexamen på engelska, men personen du kommunicerar med kanske inte. Genom att hålla språket du använder enkelt ökar du dina chanser att få ditt meddelande förstått. Reklam

Bara genom att tala tydligt, koncist och kontrollera att personen du kommunicerar med har förstått vad du har sagt kan du spara dyrbar tid genom att få det du behöver första gången.

2. Planering

Detta är något som behövs för både repeterande projekt och större projekt.

Håll en årlig planerare på ditt skrivbord att du registrerar upprepade projekt (årligt / månatligt / etc) så att du kan se en överblick när du behöver börja samla information för dem. Reklam

Med större projekt planerar du hela projektet i början. Bryt ner det i mindre steg och ange ett datum där varje steg ska fyllas i. Delegera något av det projekt som kan göras av någon annan, men håll det noggrant övervakat om vem som gör vad och när du behöver det. När du har planerat hur du ska göra projektet kommer du att upptäcka att du är mindre benägen att sätta av den till sista minuten.

3. Prioritering

Hoppa runt från ett projekt till ett annat, inte känna som om du har uppnått någonting varje dag eller ständigt rusar för att slutföra på deadlines är ett tecken på att du behöver omorganisera hur du närmar dig din arbetsplanering och jobba prioriterar strategi.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Varje morgon går du igenom rutan och prioriterar innehållet. När du väl vet vad som måste göras, hur brådskande det behövs, och hur lång tid det är troligt att ta för att slutföra, lägg till de uppgifter som är viktiga för ditt arbetsschema för dagen. När posten kommer in, prioritera alla saker som behöver uppmärksamhet och lägg sedan till dem i ditt arbetsschema. Reklam

I slutet av varje månad ta en titt på de projekt som är kända för månaden före och börja preliminärt schemalägga när du kanske börjar arbeta med dessa så att du börjar månaden redan tänker på vad som behöver göras.

4. Utskott

För många människor är detta den största tiden tjuv av alla! Det viktigaste du behöver göra är att erkänna att du är skyldig till förskott, och identifiera sedan de uppgifter som du brukar avstå så länge som möjligt. När du väl vet vilka saker du sannolikt kommer att förutse om, överväg varför det är att du inte vill göra dem. Kanske är de för stora, för tråkiga, eller bara som ett slöseri med din tid. Genom att identifiera resonemanget bakom frågeställningarna kan du hitta lösningar, till exempel att bryta större projekt ner i mindre bitar (se planering ovan), planera de tråkiga uppgifterna för det första på morgonen så att de är färdiga och delegera (se delegationen nedan ) Alla uppgifter som är så rutinmässiga de känner som ett slöseri med din tid. Eliminera uppskjutning från din arbetsdag och se hur mycket mer du kan uppnå på din dag.

5. Delegation Reklam

Om du har anställda för att hjälpa dig, delegera några av dina rutinuppgifter som du snabbt kan instruera någon annan att ta ansvar för. Kom ihåg att kommunicera instruktionerna tydligt och se till att de förstås innan du lämnar uppgiften i de anställdas vård. När du har delegerat något, bara en snabb recension för att säkerställa att den är korrekt och i tid är allt du behöver göra. Att blanda några av dessa uppgifter till lagmedlemmar kommer att frigöra din tid för mer specialiserat arbete.

Katie-Anne Gustafsson tillbringade många år i företagsekonomi innan hon blev WAHM där hon lärde sig många av de organisatoriska färdigheter och verktyg som hon behöver för att effektivt balansera kraven på hennes dagliga liv.