6 tips för att skriva e-postmeddelanden som kommer att öppnas

E-post är mitt favoritmedium för kommunikation.

Det är personligt, lätt att utföra och tar lite tid. I dagens värld är det det enklaste sättet att komma i kontakt med någon ... ingen tvekan om det. Det tar dock lite planering och kräver att du tänker på innan du faktiskt skriver ett meddelande. Dina vänner och familj kan vara glada över att få ett mail från dig, men det kanske inte är fallet när du skriver med affärsändamål i åtanke.

Ju mer inflytelserika en person är desto busigare är de. De kan få flera hundra e-postmeddelanden på en enda dag. Till skillnad från de flesta öppnar de inte varje enskild e-post; i stället skannar de genom ämnesraderna för att se vilka som fångar sig. Reklam

Du kommer inte komma närmare dina mål om de inte öppnar ditt e-postmeddelande - och läs det. Här är 6 tips som avsevärt ökar dina chanser att e-postmeddelanden läses - och svarade på.

1. Tydlighetens klarhet

Innan du ens lägger fingrarna på tangentbordet, tänk Varför du vill skriva e-postadressen (dess syfte) och Vad du vill att mottagaren ska göra (åtgärd). Samla all information du behöver tillhandahålla.

Här är några anledningar till varför du vill närma dig någon som är mycket viktig för dig:

• Ta kontakt med en A-lista blogger för att kasta ett gästpost
• Låt en berömd författare veta hur mycket du beundrar sitt arbete
• Sök en hänvisning från någon
• Vill du intervjua någon viktig
• Närma sig en möjlighet att sälja dina tjänster

Observera alla anledningar att ansluta till någon är väldigt olika från varandra. Genom att vara tydlig i ditt huvud kan du producera sammanhängande, koncisa och effektiva e-postmeddelanden. Reklam

Läs Nästa

Vetenskapen om att ställa upp mål (och hur det påverkar din hjärna)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är

2. Effektiv ämnesrad

Skapa en ämnesrad som berättar för varför de behöver öppna e-postmeddelandet. Skicka inte meddelanden med vaga eller dogma ämnesrader:

• Vänligen läs detta (eller) Kan jag få 20 sekunder av din tid? (Be inte om uppmärksamhet)
• Mycket brådskande (Om det inte är, och det kommer fortfarande att gynnas genom att lägga till mer information)
• Hej (Avstå från ett ord ämnesrader som inte säger något om meddelandet inuti)
• Kan jag ta dig till lunch för att välja din hjärna? (Att göra en förfrågan är en stor nej-nej!)
• Inbjudan att delta i vårt affiliateprogram (Låt meddelandet låta som det är automatiserat och kommer från en webbplats eller en onlinetjänst)
• Gratis present till dig inuti (Spammy - undvik till varje pris, även om du skickar ett tecken på uppskattning)

Säg vad du behöver säga omedelbart, helst i ämnesraden om möjligt. Människor är upptagen i dessa dagar och om ditt ämne inte intresserar dem, kommer de inte att klicka på det. Skriv en ämnesrad som sammanfattar syftet med ditt mail (se punkt 1). Om du inte är helt klar över ditt meddelande kommer det att bli svårt att skriva en intressant ämnesrad som lockar läsaren att öppna den.

3. En vänlig hälsning / Hämta snabbt

När du skriver till någon du inte vet är det bättre att börja med ett "Hej" istället för att säga "Kära herr Smith". Det här är för formellt och oskäligt för informell kommunikation, till exempel e-post. När du skriver till någon som är känd för dig, säg bara "Hej (Namn)". Försök inte gå överbord om du inte känner dem utanför professionella kretsar.

E-post är avsedd för enkel, snabb kommunikation. Säg vad du vill säga, säg det snabbt och säg det bara once. Reklam

4. Tydlig kommunikation

Gör ändamålet med din email klar. Låt dem veta hur det hänför sig till dem, annars kommer ditt mail att raderas i kort ordning.

De kan inte se ditt kroppsspråk eller tonen i din röst för att mäta om du skojar eller inte. Det finns en större möjlighet att dina e-postmeddelanden blir felaktiga. Skämt överför vanligtvis inte bra, speciellt när man skriver till någon för första gången.

Kom ihåg dessa principer för effektiv kommunikation:

• Byt längre ord med kortare.
• Håll dina meningar korta; Använd färre och kortare punkter.
• Bryt upp dina stycken och använd punktpunkter för att göra det enklare att läsa på skärmen.
• Var uppmärksam på din stavning och grammatik.
• Redigera för jargong. Om inte, förmedlar du brist på uppmärksamhet på detaljer och kan du framställa en oprofessionell bild.
• Håll det kortfattat, kortfattat och kortfattat. Rusa inte.
• Ge fullständig information Mottagaren ska inte behöva komma tillbaka till dig för mer information. Undvik risken för förvirring och förseningar.
• Ge inte lång bakgrundsinformation. Fäst en fil om extra information krävs.
• När du skriver som svar på någons email, speglar du deras inställning. Hur kommunicerar de vanligtvis med människor? Skrivde de två meningar till dina fyra stycken email? Matcha sin stil för att uppnå resultat av dina skrivinsatser.

5. Informellt - Ännu Courteous

Skriv som om du pratar med dem. Håll det konverserat, men säg aldrig något du inte skulle säga till någons ansikte. När du känner känslomässig, skriv din e-post och spara den som ett utkast. Gå över det när du känner dig lugnare och revidera. Skriv alltid artiga e-postmeddelanden. Reklam

Tänk alltid på e-post som offentligt. Antag att e-post som du skriver kan läsas av någon annan - och skriv därefter.

6. Tydlig handlingsplan

Vad vill du att dom ska göra?

• Utför en specifik åtgärd. De behöver ge dig mer information om ett projekt.
• Reagera med information. De måste bekräfta om de är tillgängliga för ett konferenssamtal nästa dag.
• Läs endast. De behöver läsa ditt meddelande för att tydligt förstå något. Inget svar är nödvändigt. Du är borta och behöver omplanera ett möte. Du kommer att kontakta igen.

Avsluta med kort tack. Och glöm inte att lägga till en e-post signatur, dina kontaktuppgifter, hemsida etc. Skriv alltid ett företagsemail med den här åtanke: alla är upptagna och får mycket email.

Följ dessa tips och du kan inte bara skicka bättre e-postmeddelanden, men du skickar de som är värda att öppnas.

(Fotokredit: Knapp Mail via Shutterstock)