75 Vanliga Email-misstag du gör på jobbet

Du har alltid undrat, eller hur? Vad är det för fel på dig som gör varje dag med dina e-postmeddelanden?

Tja, oroa mig inte, jag har sammanställt den här listan med 75 vanliga e-mailfel så att du kan se vad du är skyldig till. Låt oss börja: Annonsering

nätetikett

1. Du använder inte grundläggande hälsningar. Glöm inte att börja med “Hej”, “Hej”, “Kära”, etc.
2. Du använder tvetydiga ämnesrader eller undviker dem helt och hållet. Ange exakt vad du vill ha i din ämnesrad och gör det lättare för personer att hitta dina e-postmeddelanden senare.
3. Du skickar varje e-post med den högprioriterade flaggan. Använd bara detta när det är brådskande.
4. Du förväntar dig att människor ska svara på dina e-postmeddelanden omedelbart och skicka dem efterföljande e-postmeddelanden när de inte gör det. Kom ihåg att e-post är en långsammare kommunikationsform.
5. Du slår på Svara alla när du menade att träffa Svara. Kontrollera alltid innan du skickar.
6. Du blandar skillnaden mellan To och CC. Att är för människor som behöver vidta åtgärder. CC är för personer som behöver behållas i kunskapen.
7. Du CC hundratals människor när en BCC är mer lämplig. Var noga med att använda BCC när du skickar allmänna e-postmeddelanden till personer som inte känner varandra.
8. Du stänger e-postmeddelanden plötsligt. Det gör inte ont att säga tack, med vänliga hälsningar, vänliga hälsningar eller någon annan artig nära.
9. Din email innehåller inte kontaktuppgifter. Lägg till detta på din signatur så snart som möjligt.
10. Du har en väldigt lång signatur. Förkorta din e-post om du kan, och överväga om all den legalese är verkligen nödvändig.

Skrift

1. Du skickar ofullständiga e-postmeddelanden. Ta några minuter för att slutföra det du skriver.
2. Du frågar människor öppna frågor på e-post. Detta kan leda till diskussioner som är bäst om andra ställen.
3. Du använder komplicerade meningar och ord som mottagarna måste leta upp. Använd vardagligt språk.
4. Du använder TXT-tal, dålig skiljetecken och dålig grammatik i dina e-postmeddelanden till din chef. I stället skriver du helt meningar som är meningsfulla.
5. Du skickar e-postmeddelanden i ALL CAPS till dina kollegor. Sluta ropa på mig!
6. Du tar med innehåll i en e-postadress när ämnesraden är en sluten fråga, t.ex.., “Lunch på en?”
7. Du frågar en öppen fråga i ämnesraden och innehåller inte förklarande innehåll i e-postens kropp, t.ex.., “Jag är hungrig. Vad ska vi göra?”
8. Du stavar inte in eller korrekturläser dina e-postmeddelanden. Ledtråd: de röda squiggly linjerna betyder normalt att det är något fel.
9. Du skriver långa stycken och förväntar dig att människor ska läsa dem. Skriv i stället sammanfattningar och använd bulletpunkter när det är möjligt.
10. Du tycker att ovanliga teckensnitt håller saker intressanta. Håll dig till Arial, Times New Roman eller ditt företags standardfont. Och använd bara en variation av svart; det är lättare att läsa.

Hjälpa dina kollegor

1. Du skickar stora bilagor och undrar då varför andra inte får dem. Spara dem på nätverket, använd molnlagring eller komprimera dem istället.
2. Du skickar inte personuppdateringar om viktiga projekt som de är inblandade i. Håll dina kollegor i slingan.
3. Du skickar för många uppdateringar om oväsentliga projekt som människor inte är inblandade i. Håll bara relevanta kollegor i loop.
4. Du skickar e-postmeddelanden när du behöver information snabbt. Ett telefonsamtal, snabbmeddelande eller en konversation är alla bättre och snabbare.
5. Du kommer tillbaka till ditt skrivbord efter en paus och svarar på dina e-postmeddelanden en efter en utan att kontrollera dem alla först. Du kan spara alla tid genom att läsa alla dina e-postmeddelanden först.
6. Du skickar personen bredvid dig ett e-postmeddelande och sedan fråga dem muntligt om de har fått det ännu.
7. Du spenderar timmar på att fylla i ett mail med användbar information. Istället skriver du ett blogginlägg eller uppdaterar företagets wiki så att alla kan dra nytta av det.
8. Du skickar kedjemail eftersom de är ett bra sätt att klara tiden. Dessa hålls bäst för personliga e-postkonton och även då skulle jag undvika dem.
9. Du hatar e-postkedjor (det är bra), och du svarar inte på viktiga eftersom du saknade dem (inte bra).
10. Du respekterar inte tiden för de personer du skickar e-post till. Håll dina mail kort och till den punkten.
11. Du använder e-post Läs kvitton. De flesta tycker att detta är irriterande och till och med oförskämt. Undvika!
12. Du använder e-post för att fråga folkfrågor, när svaren är tillgängliga via en snabb Google-sökning.
13. Du glömmer att berätta för mottagare vad du vill ha i din email. Säg vad du vill ha på ämnesraden eller första raden.
14. Du skickar steamy e-postmeddelanden till kollegor som du har affärer med. Du vet att företaget kan få tillgång till dina e-postmeddelanden, eller hur? Ordet kommer att komma runt, så var inte så oprofessionellt.
15. Du skickar steamy e-post till kollegor som du är inte ha en affär med. Ditto för punkt 14, med en extra tjänst av sexuella trakasserier.

Att vara professionell

1. Du svarar inte på din chefs e-postmeddelanden. Alltid svara på din chef.
2. Du svär eller skickar olämpliga bilagor till kollegor via e-post. Kom ihåg att du är på jobbet innan du skickar.
3. Du blandar personliga e-postmeddelanden med företagsemail. Håll dem i separata konton.
4. Du svarar direkt på e-post och utanför kontortiden. Ge inte människor intrycket att du alltid är tillgänglig.
5. Du skickar e-postmeddelanden när du är full. Sober upp först!
6. Du misstänker långa mail med att vara noggrann.
7. Du misstänker korta e-postmeddelanden med elakhet.
8. Du skickar ett mail till ditt team och CC klienten på den. Håll kundkommunikation separat.
9. Du älskar att skicka meningslösa bilagor som bilder på din katt, där du gick på semester och vad du äter till middag. Om du måste, skicka bara dessa till vänner.
10. Du svarar på e-postmeddelanden när du är arg. Räkna till 10 och ta ett djupt andetag först.

Produktivitetsavlopp

1. Du får dussintals (onödiga) anmälningsemails varje dag från de olika tjänsterna du använder. Stäng av dem när det är möjligt.
2. Du har inte läst Email-stadgan. ja! Det finns en stadga.
3. Du driver en Zen-liknande arbetsmiljö, inom vilken du fokuserar på en uppgift utan att stoppa för att kontrollera e-post. Gilla det eller inte, kommer arbetet att komma via e-post; ha ett system för att hantera det.
4. Din telefon meddelar dig via en hörbar ding varje gång du får ett mail. Stäng av detta om du vill hålla fokus.
5. Du använder e-post som din To-Do-lista. Håll dina To-Do listor separata med hjälp av appar som Wunderlist, Påminnelser eller Asana.
6. Du slutar ständigt vad du gör för att se om du har ny email. I stället kontrollera e-post varje timme eller varannan timme.
7. Din inkorg säger att du har 13 463 olästa e-postmeddelanden och du är okej om det. Lär inboxen noll eller gå i konkurs.
8. E-post är var ditt arbete går att dö. Sluta!
9. Du har inte implementerat inbox noll. Det tar en timme eller två att lära sig, men det sparar tid.
10. Du tränar inbox noll när du sitter på toaletten. Nej, stoppa det också!

säkerhet

1. Du skickar lösenord och annan känslig information via e-post. Om du måste göra det här, krypterar du informationen först.
2. Du använder samma lösenord för ditt e-postmeddelande och för alla dina andra konton eller ...
3. Du ändrar inte lösenordet regelbundet. Istället blir vana att byta lösenord en gång i månaden. Och spåra dem.
4. Du har inte aktiverat 2-stegs verifiering på dina offentliga e-postkonton. Gör det här nu.
5. Du är upphetsad att ta reda på att du har förhandsgods för ett kreditkort på 10 000 US $ som du inte ansökt om.
6. Trots att du är varnad av dina kollegor, skriver du tillbaka till spammare bara för att vara säker.
7. Du vidarebefordrar andras e-postmeddelanden när det finns känslig information längst ner. Läs hela kedjan innan du går framåt.
8. Du använder inte ett spionprogram, virus eller adware-blockeringsprogram. Be din IT-avdelning att installera en om de inte redan har.
9. Du ger ut andras telefonnummer och adresser via e-post utan deras tillåtelse. Kontrollera alltid först.
10. Du loggar in på ditt e-postkonto på en offentlig dator och glömmer att logga ut. Om du ska använda ditt professionella e-postkonto utanför kontoret, se till att du är säker.

E-posthantering

1. Du är beroende av autofyll för att fylla i adressfältet. Kontrollera i stället att kontaktuppgifterna är korrekta innan du skickar.
2. Du skickar ett viktigt email, stäng Outlook innan Det slutar synkronisera med servern och klagar sedan på att ingen svarade på ditt mail.
3. Du svarar på gruppemail genom att svara på alla. Innan du skickar, överväga om ett svar till en person kommer att göra.
4. Du använder Gmail och stör inte att lära snabbtangenterna. De är lätta att använda.
5. Du skickar bifogade filer som andra inte kan öppna. Ta reda på vad standardapplikationer och filformat på ditt kontor är.
6. Din e-post är inte organiserad i några mappar, och du vet inte var någonting är. Mappar är inte nödvändiga, men de kan hjälpa till. Men om ...
7. Din e-post är organiserad i dussintals mappar och du vet fortfarande inte var någonting är; igen, inbox noll kan hjälpa till.
8. Du mailar om stora bilagor. Istället, spara dem på nätverket, med hjälp av molnlagring eller ett annat samarbetsverktyg.
9. Du gör en kopp kaffe, lägg på en uppsättning hörlurar, stäng ner alla dina applikationer och spendera en timme att skriva ut den mördaren e-posten. Behandla inte e-post som konst.
10. Du skriver ut e-postmeddelanden och lägger dem försiktigt i din låda. Det är vad ditt e-postarkiv är för.

Vänta, jag tänkte på en mer

Du skriver en lista över vanliga emailfel och inser att du fortfarande gör minst 53 av dessa misstag! Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Vilka vanliga e-misstag gör du? Vänligen meddela mig i kommentarfältet nedan. Reklam

Utvalda fotokredit: kimubert via flickr.com

Reklam