8 Time Management Strategies för upptagna personer

Under de 25 åren som jag har jobbat i företagsmiljöer och coachade entreprenörer har människor alltid letat efter att förbättra sina tidshanteringsförmåga.

Som tränare kommer folk ofta till mig eftersom de känner att de inte har tillräckligt med tid för att uppnå allt de vill ha varje dag. De är upptagna, men arbetar inte med de saker som ger dem stor glädje eller ger en verklig inverkan i deras affärer och liv.

Att vara i ständig handling hela dagen är normen. De fastnar i en oändlig cykel av busyness och fyller upp tid med uppgifter.

En av de saker jag har märkt på upptagen arbete är att det inte gör människor mer produktiva eller kreativa. Faktum är att det skapar mer komplikation och komplexitet.

Att hantera e-post, gå till många möten, multi-tasking och arbeta med aktiviteter med lågt värde är ofta inte den bästa användningen av din tid.

Vad händer om det var annorlunda att tänka på hur du hanterar din tid? Önskar du att du kan hantera din tid mer effektivt och avsluta varje dag som du är nöjd med vad du har uppnått?

Det finns några enkla tidshanteringsstrategier som upptagna människor kan använda för att bli mer effektiva, produktiva och få mer av de viktigaste sakerna gjort.

Nedan finns 8 tidshanteringsstrategier som upptagna människor kan genomföra just nu för att förenkla sina liv och förändra hur de tänker på att hantera sin tid.

1. Ta en tidsgranskning

Om du vill ta kontroll över din tid är det första steget att förstå hur du spenderar din tid just nu.

Du kan inte göra en förändring förrän du har tydlighet om var du är och vad som fungerar och vad som inte fungerar?

Denna revision ger dig en stor bildvy av det värde du skapar och resultaten du levererar V den tid du investerar i varje projekt eller uppgift. Det hjälper dig att förenkla allt så att du snabbt kan förstå huruvida du använder din tid produktivt eller inte.

När mina coachingklienter gör en tidsgranskning gör de vanligtvis detta i sju dagar rakt och jag rekommenderar detsamma för dig.

Hur man utför en tidsgranskning

1. Ta ett tomt papper
2. Lägg ett datum på toppen
3. Rita tre rader ner på sidan
4. Titel första kolumnen "Högvärdesarbete"
5. Titel den andra kolumnen "Bra arbete"
6. Titel den tredje kolumnen "Lågvärdesarbete"”

Högt värde arbete är arbete som du älskar att göra, det är du bra på. Det är arbete som levererar de största resultaten.

Bra jobbat är arbete som du tycker om. Det ger bra resultat men är arbete som ofta är repetitivt och någon annan kan göra lika bra eller bättre

Lågt värde arbete Upphetsar dig inte och förmodar frustrerar dig. Det ger inte bra resultat, sänker dina energinivåer och kan stoppas eller ges till någon annan.

För varje projekt eller uppgift som du åtar dig tilldela den till en av de tre kolumnerna med namnet på arbetet och hur mycket tid du spenderar.

I slutet av de 7 dagarna, summa upp hur mycket tid som spenderas i varje kolumn och på varje projekt.

Jag föredrar papper men du kan också använda ett verktyg som växla eller skörda. Reklam

Detta kan vara en ögonöppningsträning. I slutet av granskningen leta efter sätt att förbättra hur du spenderar din tid. Fråga dig själv hur kan du spendera mer tid på att göra högt värde arbete som skapar störst effekt, ger mer glädje och leverera de resultat du vill ha.

2. Ställ in tidshanteringsmål

Utan en tydlig vision eller mål kan det bli lätt att drifta, förlora fokus och bli distraherad.

Genom att skapa klarhet om var du är och var du vill komma till blir det mycket lättare att fokusera din tid på aktiviteter med högt värde som hjälper dig att nå dina mål.

Genom att ställa in specifika mätbara mål kan du tydligt identifiera vad din ideala framtid ser ut, och skapa en plan och väg för att komma dit.

Med denna tydlighet kan du förenkla allt. Du är tydlig på din destination och vet det bästa sättet att hantera din tid, resurser och människor för att komma dit,

Genom att förstå vad du bäst gör och vad som kan skapa störst effekt får du större klarhet om hur du bäst kan använda din tid och vem som annars kan hjälpa dig att uppnå dina mål.

Att mastera din tid handlar delvis om vilka förändringar du kan göra. Det handlar också om vem som kan hjälpa dig att bli ännu effektivare.

Att ställa in mål kan ge dig viljestyrka och motivation för att gå framåt i rätt riktning, vilket sparar tid och sänker busyness och procrastination.

Ställ in mål för varje 90-dagarsperiod och granska sedan din prestation i slutet av den aktuella cykeln. Granska vad som fungerade och vilka genombrott du uppnådde. Sätt sedan in dina nästa 90-dagars mål.

Läs mer om att ställa in mål för att få saker gjorda i den här artikeln: 17 Smart tips om att ställa in mål för att bli mer klar

3. Delegera och Outsource

När du slutför en tidsrevision förstår du exakt var du spenderar din tid och vilka aktiviteter.

Nyckeln till effektiv delegering är att förstå dina unika styrkor och det största värdet du skapar och utreda hur du kan spendera mer och mer tid på att göra det arbetet.

Ibland känner vi att vi är de enda som kan få jobbet gjort, så vi håller fast vid uppgifter som vi inte tycker om och berättar bort från de saker som vi bäst gör.

Vi kan alla få tillbaka timmar genom att göra bättre, mer produktivt arbete. Arbete som vi faktiskt älskar att göra.

Snarare än att tänka på hur du kan passa allt in i ditt schema, överväga vem som är de människor som kan ta på sig projekt och uppgifter.

Tänk på var din kreativa energi och unika färdigheter bäst kan utnyttjas.

En VD för en resebyrå jag arbetade med kom tillbaka 15 timmar i veckan helt enkelt genom att hyra en assistent att arbeta med henne. Hon kunde spendera mer tid på att göra saker som hon gjorde bäst och älskade att göra. Detta inkluderade att vinna nya affärer, spendera tid med sina kunder och få fler hänvisningar.

Prova detta tips: Reklam

Var 90: e dag tänker på hur du kan eliminera 3 saker från din lista med Lågvärdesarbetarlista som för närvarande frustrerar dig, irriterar dig eller du hittar leveranser inget verkligt värde.

Tänk på 3 saker från din bra arbetslista som du kan delegera eller lägga ut.

Tänk på 3 saker från din högvärdeslista som du vill spendera mer tid på.

Fortsätt följa denna process var 90: e dag för att frigöra dig ännu mer för att fokusera mer tid på de saker som du bäst gör och ge resultat på högsta nivå.

Den här guiden om hur du ska delegera kommer att vara till nytta för dig:

Har du fallit i "Upptagen" fälla? Här är din väg ut

4. Start Prioritering

När du är tydlig och avsiktlig om hur du vill spendera din tid och dina framtida mål är nyckeln att börja prioritera din tid för att göra dessa mål till en verklighet.

Om du inte anger prioriteringar, kan du förlora fokus, bli distraherad och börja förhalla. Din tid kommer att bli fylld med aktiviteter med lågt värde och perfektionism kan krypa in.

Om du har 20 saker på din To-Do-lista varje dag prioriterar du inte. När du har en oändlig uppgiftskista och utkolningsbrevlåda kommer din arbetsbelastning ständigt att sträckas, vilket leder till överväldigande och en förlust av tydlighet och fokusering.

Om du är super upptagen, är nyckeln till tidshantering fokus och prioritering kring de aktiviteter som hjälper dig att nå dina mål.

En enkel strategi för tidsstyrning är att ställa upp högst fem saker som du vill uppnå varje dag. Det är dina prioriteringar.

Läs Nästa

Hur man delegerar arbetet effektivt (den slutgiltiga guiden för ledare)

Den Ultimate Night Routine Guide: Sova Bättre och Vakna Produktivt

Har du fallit i "Upptagen" fälla? Här är din väg ut

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Om du lyckas slutföra dem kan du arbeta med andra saker, men de fem du identifierar prioriterar.

Denna intentionality kommer att garantera att du inte blir distraherad och fortsätter till saker och uppgifter som inte finns på din prioritetslista.

Kolla in den här artikeln om hur du prioriterar bättre: Hur man prioriterar höger om 10 minuter och arbetar 10x snabbare

5. Gör det viktigaste först

Denna strategi är en av nycklarna till effektiv tidshantering.

Börja dagen med att fråga dig själv:

“Vad är nummer ett som jag absolut måste uppnå idag?”

När du väl är klar över det, och du förbinder dig att uppnå det där är chansen att du verkligen kommer att göra jobbet. Reklam

Denna teknik kommer att stoppa störningen, störningar och kaos från att påverka din dag.

Anledningen? Du har fattat ett medvetet beslut i början av dagen när din viljestyrka är stark.

Har du märkt att när dagen bär på har du mindre och mindre viljestyrka och energi att fokusera på?

Så gör det viktigaste eller saker först.

Om du har satt upp samtal med potentiella kunder, gör det på morgonen.

Om du har en viktig presentation att skriva, gör du det igen på morgonen.

Gör inte multitask. Fokusera på ett projekt i taget och arbeta på det tills det är klart.

Vad din viktigaste sak är, om du gör det där först, då kommer du aldrig ha en dag när du inte fick något viktigt gjort.

Genom att följa denna enkla tidsstyrningsstrategi kommer du brukar att sluta ha en väldigt produktiv dag.

Ibland måste du kanske börja säga inte oftare om sakerna inte är prioriterade eller inte passar in i dina mål. På vilket sätt? Lär dig att säga nej från den här artikeln: Den ljuva konsten att säga nr

6. Skapa den perfekta morgonen och kvällsrutinen

Om du arbetar fysiskt och mentalt i din topp kommer du att vara mycket mer fokuserad och produktiv.

Skapa din perfekta morgonrutin kan ge dig tydlighetens fokus och energi för att slutföra dina nyckelprioriteringar för dagen.

Om du kan, spendera 60-90 minuter på att starta en "högpresterande" dag varje dag genom att fokusera på vad du vill uppnå.

Ha en hälsosam frukost, läs, meditera, gå en promenad - vad som helst bäst för dig. Lägg sedan ut och vara tydliga på dina prioriteringar för dagen.

Vad är den sak du vill fokusera på - gör det först tills det är klart. Detta tar engagemang och konsekvens.

Det kan vara svårt att börja med, men precis som att gå på gymmet kan det bli lättare med tiden om du börjar uppnå de resultat du vill ha.

Om du vill fördubbla din produktivitet och maximera din tid, skapa en kvällsrutin för att stödja din morgonrutin.

I slutet av varje dag, ge dig själv 15 minuter att reflektera på dagen. Skriv ner 3 saker som var bra om den dagen. Det här kan bli en ny kund, ett bra möte du hade, positiva kommentarer till ditt arbete. Allt som gör att du känner dig positiv och självsäker. Denna strategi gör att du känner dig tacksam för vad du har uppnått. Reklam

Skriv sedan ned de 3-5 sakerna du vill uppnå nästa dag, listade i prioritetsordning. Detta kommer att se till att allt är färskt i ditt sinne nästa morgon och kommer att skapa en självsäker tankegång.

För att lägga till ett ytterligare lager i denna strategi, spendera 30 minuter på en söndag som ställer upp dina nyckelprioriteringar för veckan framåt.

7. Arbeta i tidsblokker

Om du är seriös om att få mer kontroll över din tid, uppleva mer frihet och erövra känslor av stress och överväldiga då måste du inte ha flera uppdrag.

I stället jobba du i bitar med fokuserad tid på dina prioriterade projekt. Växla inte mellan uppgifter eller projekt.

Jag arbetar med principen 60/60/30, arbetar i bitar på 50 minuter och tar sedan en 10 minuters paus för de två första bitarna innan tiden tar 30 minuter att läsa, gå eller meditera.

Denna strategi kan hjälpa till att hålla din energi upp hela dagen och ge dig en verklig känsla av prestation då projekten kommer att slutföras.

Många använder Pomodoro-tekniken för att spåra tiden, men du kan helt enkelt använda timerfunktionen på din telefon.

8. Ta tid för dig själv

Hur ofta tar du tid för dig själv eller firar små eller stora prestationer varje dag?

För vissa är det ett märke att prestanda är jobbigare och arbeta längre timmar för att få så många saker som möjligt.

Om du fortsätter att göra detta konsekvent kan du vara i fara för utbrändhet.

Genom att maximera användningen av din tid, effektivisera ditt arbetsflöde och fokusera på aktiviteter med högt värde som hjälper dig att uppnå dina mål, kommer du att ha mer tid att spendera på dig själv och med de personer som spelar roll.

Du måste ge dig själv tillåtelse att ta ledigt tid, om du vill spendera den här tiden på personlig utveckling eller med familjen eller vännerna, det är upp till dig men ge dig själv den tiden.

Dan Sullivan, grundare av strategisk coach har skapat ett unikt tidsstyrningssystem för att hjälpa dig att fokusera på tid, energi och kreativitet o producera dina bästa resultat.^[1]

En del av detta tidsstyrningssystem är ett fokus på att ta Free Days, vilket är en dygns dag, från midnatt till midnatt, under vilken det inte finns några arbetsrelaterade aktiviteter.

Syftet med denna dag är att hjälpa människor att föryngra och öka energi för att säkerställa att de upprätthåller höga nivåer av produktivitet och kreativitet.

Poängen

När det är upptagen talar folk om att de inte har tillräckligt med tid, det är oftast för att de inte har förstått värdet av sin egen tid och prioriterat det på rätt sätt.

Hur vi använder vår tid är ofta ett val. Vi har faktiskt mycket kontroll över vår tid. Inte fullständig kontroll, men mer kontroll än vi tror.

Prova en eller flera av dessa strategier för tidsstyrning. Om du hittar en eller flera som fungerar för dig, behåll den i 90 dagar och se skillnaden i både ditt och ditt personliga liv.

Mer resurser om produktivitet

• Kan inte fokusera? Varför har du gjort det fel och hur man fokuserar bättre
• Lätt distraherad och svår att fokusera? Försök att göra detta
• 7 Effektiv tidshanteringstips för att maximera produktiviteten
• 18 Apps och verktyg för bästa tidshantering

Utvalda fotokredit: Alvaro Reyes via unsplash.com

Referens

[1]

^

Strategisk coach: Vilka fria dagar är, och hur man vet när du behöver dem.