Ett projekthanteringsverktyg för lag som du inte visste existerade

  • John Boone
  • 0
  • 2537
  • 222

Några av de första problemen som upptagen frilansare och entreprenörer går in i är en tidshanteringskrisa. När de tar på sig mer arbete blir jobbspårning av uppgifterna för varje klient mer krävande. Att ha ett centralt nav för att kommunicera och dela filer med lagmedlemmar blir snabbt en nödvändighet när du blir upptagen: det bestämmer den bästa projekthanteringsprogramvaran för att använda det som stoppar de flesta människor i döda spåren.

Hantera flera jobb och virtuella lagmedlemmar

Reklam

Så hur hanterar du flera jobb med många andra lagmedlemmar som behöver tillgång till klientinformation och filer? Ett bra verktyg för att börja med är Viewpath. Viewpath är en online projekthanteringsprogramvara med en kostnadsfri upplaga som inte löper ut. Detta kraftfulla program får inte tillräckligt med tid i rampljuset och förtjänar en långvarig introduktion. Den här författaren använder den varje dag.

Även om den fria versionen har några begränsningar är det ett bra ställe att börja och se om du faktiskt kan få din process ned till repeterbara steg. Att få din hjärna ner på papper kan vara mycket avslöjande. Du kan förvänta sig att ändra din process många gånger när du växer. Erfarenheten kommer också att visa dig vilken bra projekthanteringsprogramvara som är kapabel till, utan att du haster genom processen så att du kan lära dig och försöka i din egen takt. Reklam

Med alla lagmedlemmar ombord är det enkelt att spåra vilka uppgifter som är i tid och sent med enkla röda prickar som markerar de sena uppgifterna. Förlängning av förfallodagar eller flyttning av projektets startdatum kan ske genom att dra projektet visuellt eller ange önskat datum i rätt uppgift.

Allt detta knyter fint samman med resurshanteringsaspekten i Gantt-diagrammet där du kan ta en snabb titt på vem som är överbokad och vem som kan acceptera mer arbete. Du kan skapa obegränsade projekt och bjuda in obegränsade gäster. “gäster” kommer att vara dina virtuella teammedlemmar och kan visa uppgifter som har tilldelats dem inom ett projekt för att komma åt filer, markera dem fullständiga eller en procentandel, samt lägga till anteckningar och länkar. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Projektledning för nybörjare

Skönheten med att starta med projekthanteringsprogramvara tidigt i spelet är att du kan få en uppfattning om hur mycket tid det tar att bara skissera jobb och spåra framsteg så att du inte blir förvånad över det senare. Du kan till och med finna att du inte tycker om den här aspekten av arbetet och att du vet att det hjälper dig att hyra rätt folk senare på vägen. Reklam

Om du är ny på projektledningsprogram finns det några saker du borde veta. Dessa program är stora. De kan se enkla men de kan springa hundratals jobb och spåra hundratals anställda. Det finns en mall skapande process, rapporteringsfunktion, separata visningar, flera kategorier och personliga inloggningar.

Att vara stort betyder att de kan växa med dig men de behöver också mer uppmärksamhet i början. Många frilansare dyker in och upptäcker snabbt att verkligen utnyttja alla funktioner som det tar timmar av lärande och ännu mer tidplanering. Den här gången kan investeringen känna sig som en avstängning först men att ställa hårda frågor rationaliserar bara processen för senare. Naturligtvis finns det alltid möjlighet att använda den för de uppgifter du behöver omedelbart och lära dig som du går men förvänta dig inte en snabb “slutet” till inlärningskurvan.

15 Hacks för Viewpath som kommer att spara dig tid:

  1. När du väljer flera rader i taget håller du skift och klickar inte in i kryssrutorna-klicka till vänster för att göra ett stort urval.
  2. Du kan ändra flera datum eller resursnamn på en gång genom att välja alla linjer du vill ha och jut skriver första bokstaven i namnet eller datumet.
  3. Förvirrad att göra mallar? Skapa bara ett jobb, skapa alla uppgifter och nästa gång du vill skapa ett liknande jobb, välj bara “skapa från befintliga” jobb istället för mallalternativet.
  4. Tidspårningsklockan fungerar inte i fri upplaga så sluta klicka på den.
  5. Saknar ett jobb? Du stängde förmodligen fliken. Gå hem, sedan till projektfliken och dubbelklicka på den.
  6. Arkiveringsjobb är bättre än att radera.
  7. Resurser visas inte på ett jobb? Gå till ett annat jobb med resurser i det, välj dem alla, klicka på redigera kopia och sedan redigera klistra in i nytt jobb.
  8. De små pilarna flytta runt allt du väljer, inte bara en uppgift. Se till att endast en uppgift är vald och placera den i hierarkin.
  9. Hoppa inte över handledningen. Det är super enkelt och tar ungefär 3 minuter.
  10. Uppgifter som visar men kan inte hitta dem på tidslinjen? Kontrollera ditt år i datumkolumnen. Ibland sätts jobb in för fel år och poff! De försvinner.
  11. “Varaktighet” betyder hur många dagar eller timmar du kommer att låta någon försöka slutföra uppgiften. “arbete” hur länge du förväntar dig att ta och kan hittas i rullgardinsmenyn för varje rubrik.
  12. Hemskärmen kräver att du slår på fortsättsknappen mitt på skärmen innan du avslöjar programmet när du loggar in. Ja du är på rätt plats.
  13. Den fria versionen upphör inte, men om du inte loggar in för över 4 månader kan du inte ha ett konto när du kommer tillbaka.
  14. Om du anger en uppgift (flytta den till höger med en piltangent) kommer uppgiften ovanför att bli en fet rubrik. Du kan inte markera rubrikerna komplett. De kommer att bli kompletta när alla uppgifter under dem har slutförts.
  15. Skapa en uppgift i slutet av varje projekt som säger “redo för fakturering”, Om faktureringsdatumet förfaller förfaller, tjänar det som en bra påminnelse.




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.