Ett enkelt produktivitetssystem som hjälper dig att bli mer produktiv

Det finns dussintals produktivitetssystem där ute. Självklart finns det inte ett bästa sätt men ganska olika metoder som är användbara i olika situationer. Vissa människor kommer att få bättre resultat med vissa tekniker, medan samma teknik kanske inte är till nytta för någon annan. Under de senaste åren har jag försökt alla typer av saker: att göra en stor viktig sak en dag och blockera 3-4 timmar ute, arbeta parallellt med olika organiseringsverktyg, med hjälp av Pomodoro-tekniken, tills jag har nått ett visst belopp av timmar eller en viss mängd ord, spårningstid, arbete när jag kände mig som det, jobbar i bibliotek, i sängen eller ute, jobbar ensam eller tillsammans.

Jag gick bokstavligen igenom alla typer av tekniker och möjliga arbetsscenarier. Steg för steg Jag går närmare en handfull tekniker som fungerar bäst för mig. Idag delar jag ett av systemen som visade sig vara oerhört effektiva. Det är en kombination av Eisenhower-systemet och tanken att överväga dina kognitiva resurser.

Förmodligen är en av de mest kända och allmänt använda produktivitetsteknikerna och ledningsvägarna att skilja mellan viktiga och brådskande, viktiga och icke-brådskande, icke viktiga men brådskande och varken viktiga eller brådskande. Systemet ansågs användas av Eisenhower och kallades därför Eisenhower-systemet. Reklam

Nackdelen med denna teknik är att du ibland blir fast i arbete som inte kräver mycket kognitiv energi under din kognitiva förståelse, helt enkelt för att det är brådskande och viktigt. Och då i slutet av dagen kan du få tid att göra något viktigt som kräver ett högt kognitivt fokus, men du har tömt din kognitiva energi förut. Därför sorterar jag mitt arbete i tre olika kategorier innan jag tillämpar den viktiga / brådskande klassificeringen. De tre kategorierna är:

Högkognitiv stam

I den här kategorin är saker som skrivning, aktivt lärande, förberedelser för samtal eller design av en workshop. Vanligtvis behöver du mycket kognitiva resurser för att kunna hantera dessa uppgifter. Att arbeta på dessa saker medan du inte är i din kognitiva förståelse är inte smart. Du gör betydligt fler misstag, är mindre kreativa och mer benägna att ineffektivitet. Därför bör dessa saker göras när du är fullt vaken och vaken.

För olika människor är detta en annan tid på dagen. Som du kan läsa i Mason Currey s, Dagliga ritualer, olika människor föredrar olika tider på dagen för att få denna typ av arbete gjort. Ibland behöver du trycka på trötthet och latskap, men i allmänhet finns det vissa tider på dagen när du kan utföra bättre. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Du bör överväga att begå åtminstone en viss tid för dessa uppgifter, eftersom det ofta tar tid att komma in i det. Jag förbinder minst tre omgångar av Pomodoro-tekniken (25 minuters arbete, följt av en 5 minuters paus) för denna typ av arbete. Använd din kognitiva energi klokt och blockera tiden när du är mest uppmärksam på dessa uppgifter.

Mild kognitiv stam

I den här kategorin hörs uppgifter som att svara på mail, göra forskning, skumma texter, organisera och planera, telefonsamtal, redigera text (endast formellt, inte faktiskt innehåll) och saker. Ofta kräver dessa uppgifter inte mycket kognitiva resurser och tar inte lång tid. Du kan fylla små mellanrum mellan möten med det eller när du märker att du inte längre kan göra djupt arbete.

Lågt kognitivt stam

Det finns en massa uppgifter som tillhör den här kategorin, till exempel: letar efter bilder för artiklar, schemalägger Facebook-inlägg, decluttering ditt skrivbord, såddstolpar och liknande. Reklam

Det är mycket lämpligt att göra en tidsbegränsning, eftersom dessa uppgifter ofta tenderar att expandera och kräver så mycket tid som du tillåter dem. Ofta kan du göra dessa saker på sidan medan du tittar på ett TED-prat, listar på musik eller pratar med vänner.

Du kan bokstavligen spara det här arbetet ibland när du inte behöver fokusera längre. Att fylla i ditt normala schema med dessa typer av uppgifter är ett slöseri med värdefullt kognitivt fokus.

Detta system har en klar fördel att använda dina kognitiva resurser till sitt bästa. Nackdelen (som ibland kan också vara en uppåtsida) är att du skiljer olika arbetssteg. Därför är det här ibland inte tillämpligt om du vill få en stor sak klar som helhet (exempel: skriva en artikel, redigera den, ladda upp den, schemalägga den eller sådda den). Reklam

I slutet bör du prova olika metoder och se vad som är bäst för dig. Köp inte in i ett system eller avvisa det utan att testa det först.

Utvalda fotokredit: julietvanree via flickr.com