Handlingsbara produktivitetstips för att effektivisera din arbetsdag och lägre stress

Som någon som spenderar sina dagar att designa kontor och organisera kontorreparationer, vet jag hur det är att känna att jag förlorar kontrollen över mina dagliga uppgifter. I en ålder där människor i en rad branscher förväntas hantera flera kunder, viktiga jobb och mer meniala uppgifter på en gång är organisationen allting. Detta är särskilt sant när man överväger hur mycket stress på arbetsplatsen har ökat sedan recessionen började.

Medan frånvaronivåerna har fallit, rapporterade 40% av arbetsgivarna nyligen en ökning av stress runt sin arbetsplats. Detta kommer med sin egen uppsättning problem, eftersom anställda går in i jobbet dåligt och oproduktivt, och till och med riskerar för allvarliga hjärtproblem.

Medan helt borttagande stress från din arbetsdag inte är en lyx som många har, har jag funnit att det finns många sätt att effektivisera dina dagliga uppgifter för att få dig organiserade och börja sänka dina stressnivåer.

Delegationen är inte lika lat

Jag tycker ofta att jag stirrar, förskräckt på min skrämmande lista. Oavsett hur många uppgifter jag klarar av att kryssa av andra växt upp för att ersätta dem nästan omedelbart, vilket betyder att jag ständigt är på språng och kämpar för att avskräcka min tid.

Om detta låter bekant kan du också ha upplevt känslan av att detta är ditt arbete, så du ensam bör slutföra det och om du är så bra på jobbet som du tror bör du inte komma bakom. Detta kunde inte vara längre från sanningen. Även de bästa av oss kämpar för att hålla fast vid den snabba världen av moderna arbeten ibland, så var inte rädd för att delegera vissa uppgifter till andra. Reklam

Dela lasten med ditt lag

Om du är en ledande medlem av ditt lag som jag, finner jag att det går att överföra enklare uppgifter till yngre lagmedlemmar kan eliminera en överraskande mängd press. Med mig är det Photoshop-arbete, enkla 2D-planarbete och produktbildsökningar, men skrämmande uppgifter i någon bransch är de som fortsätter att skjutas åt sidan tills de senare byggs upp utan att du verkligen märker och sedan väcker ur dysterheten med en stressfull hämnd, bara när du tror att allt är klart. Dessutom tycker jag att de tar det roliga ur arbetsdagen, så att spara mer komplicerade och kreativa uppgifter för dig själv är ett perfekt sätt att injicera mer intresse tillbaka i ditt arbete.

Dela lasten med frilansare

Nu förstår jag att inte alla har fördelen av att gå upp eller jobba som en del av ett lag, men det finns fortfarande sätt att delegera dina meniala uppgifter.

Upwork och Amazon Mechanical Turk är båda bra webbplatformar där du kan skicka in jobb till sina tusentals frilansare att slutföra på dina vägnar. Dessa frilansare begär självklart betalning, men priserna är fantastiskt prisvärda och mer än betala för sig själva när de kommer att befria sig i ditt upptagna schema.

Listor är din bästa vän

Om du jobbar i en roll där dina uppgifter ständigt förändras och läggs upp, är det viktigt att hålla reda på dem är viktigt att organisera dina tankar och inte glömma vissa jobb. Jag finner det bästa sättet att göra detta genom att göra listor.

Om du, som jag är, är särskilt glömlig, kommer du att lita på att göra listor för att hålla reda på ditt arbete och hålla dig fokuserad hela dagen. Du kanske också upptäcker att du förlorar dina papperslistor bland resten av dokumenten som omger din arbetsstation, varför jag trodde att jag skulle dela min favorit lilla organisatoriska app. Reklam

Introducerar Wunderlist

Wunderlist är en online-att-göra-lista som faktiskt är ganska "wunderful". Förutom att helt enkelt skriva in dina uppgifter, ger det dig möjlighet att hålla reda på och organisera din arbetsbelastning på en djupare nivå.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Du kan ställa in förfallodatum på dina uppgifter och ställa in påminnelser för att gå av när du närmar dig en deadline, dra och släppa upp uppgifter i brådskande ordning, lägg till delnoteringar i uppgifterna, dela dina att göra-listor med andra lagmedlemmar eller arbeta kompisar och till och med delegera uppgifter till dem. Det finns till och med en Wunderlist-app för mobil och surfplatta så att du kan lägga till uppgifter i dina listor under möten i flygningen. Lysande om du kämpar för att lagra åtgärdspunkter i ditt sinne!

Ett av mina favorit sätt att organisera mina Wunderlist-uppgifter finns i listor skapade för varje specifik klient eller projekt. På så sätt behöver jag inte hantera förvirringen av en lång uppgiftslista eller den skrämmande som kan härröra från att ha ett stort antal olika uppgifter grupperade ihop. Reklam

Hantera dina e-postmeddelanden, låt dem inte hantera dig

Det första jag gör när jag går in i jobbet är att slå på datorn och kontrollera mina e-postmeddelanden. Den dåliga nyheten är att i stället för att få några att svara på och ett par till handling i Wunderlist-uppgifterna, står jag ofta inför ett belopp i dubbla siffror som alla clamoring ska hanteras “så fort som möjligt!”

Medan du kanske loggar in i dina e-postmeddelanden vilket innebär att du bara kontrollerar dem innan du klarar av större delen av ditt arbete, är det faktum att e-postmeddelanden kan juice mycket av tid om det inte lyckades korrekt. Men om du bara har ett par krävande kunder eller ett stort antal kunder på en gång finns det saker du kan göra för att återfå kontrollen över din inkorg.

Flagga saker som kan vänta

Känn inte skyldig att agera på varje e-post direkt. Om inget är super brådskande, flaggar jag alltid e-postmeddelanden som kan läsas ordentligt eller hanteras senare. Jag använder denna teknik med viktiga e-postmeddelanden snarare än brådskande, för där är en skillnad mellan "viktig" och "brådskande". Identifiera vilken typ av problem och önskemål som klassificeras som brådskande inom ditt företag och du har redan någon formeln på plats för att bättre hantera dina e-postmeddelanden.

Organisera ditt mail med mappar

Det är inte bara den rätta volymen av e-postmeddelanden som kan äta i din arbetsdag, men de olika ställen de kommer ifrån. Från dina olika kunder och kollegor till ytterligare e-postkonton hanterar du i samma klient, de kan alla gå vilse i ny korrespondens från en annan innan du vet det. Reklam

Snarare än att försöka komma ihåg när du fick var och en och blir alltmer stressad när du inte kan hitta den, skapa olika mappar för att hålla reda på e-postmeddelanden som rör allt från olika kunder till olika uppgifter och projekt - vad som helst prioriterar din bransch.

Bli en av de människor du kan "aldrig få tag på"

Jag kommer att bli lite kontroversiell här och rekommenderar att du behandlar dina e-postmeddelanden i 20-40 minuters bursts runt 2 - 3 gånger per dag och hålla din e-postklient stängd resten av tiden. Jag menar stängt också, inte bara minimeras.

Jag tillbringade den första veckan av att prova detta i ett panikläge, särskilt eftersom jag har en klient som gör samma sak och som ett resultat är att mörda för att försöka nå! Men det är nu en vanlig del av min arbetsdag och jag tycker att det ger mig så mycket mer frihet. Att ha dina e-postmeddelanden helt ute av bilden för en stund kan vara en stor vikt av sinnet och ger dig friheten att bara ta hand om dina uppgifter utan att den här e-postfliken lurar i ögonhörnet!

Med så mycket stress som rysar upp den moderna arbetsplatsen som inte ens den mest inspirerande kontorsdesignen kan fixa, måste medarbetarna ta sina hinder och hot i sina egna händer. Det handlar om organisation och planering, och jag hoppas att efter att ha arbetat med dessa processer i din arbetsdag börjar du känna sig så strömlinjeformad och stressfri som möjligt. Jag vet att jag verkligen har!

Har du några egna tips för att lägga till i min lista? Lämna dem nedan; Jag skulle gärna prova dem!