Är Gatekeeper -uppdrag som stallar dina projekt?

Bild detta scenario: När du startade ditt projekt om att förnya din företagswebbplats var du full av entusiasm. Sakerna såg bra ut och du gjorde bra framsteg på varje front. Men nu har din himmel varit trångt av mörka moln. Det som hände var att det enda avgörande elementet i din webbplats - inloggningsrutan för webbplatsen - saknas; Det skulle utvecklas och installeras av webbdesignföretaget som har omkonstruerat din webbplats.

Förseningen berodde på att du glömde att nämna om opt-in-funktionaliteten i första hand. Eftersom webbdesignföretaget fick informationen för sent, kan de nu inte få arbetet gjort innan den angivna tidsfristen. Naturligtvis har du förlorat din sömn, och ju längre förseningen av ditt projekt är desto mer kommer du att förlora kunder och vinster. Du är besviken och du skylder dig själv för situationen.

Du glömde gatekeeper

I detta scenario står vår karaktär inför ett mycket vanligt hinder: han står inför en “portvakt” uppgift i sitt projekt. Dessa gatekeepers är inte bara begränsade till affärsprojekt, men de kan också hända i ditt vardagsliv.

De “portvakt” är en uppgift som blockerar andra uppgifter som behöver göras. För att få annat arbete måste du först rensa ut den här blockeraren (till exempel måste du fixa din bil innan du kan gå till mataffären, sedan till postkontoret och sedan ta dina barn till fotbollsträning ). Många gånger finns dessa gatekeepers på grund av brist på planering och förståelse av vad som ligger framför dig. När du misslyckas i dessa två element, kan det hända att du fullbordar din framsteg. Reklam

Dessutom kan en gatekeeperuppgift vara något som måste fyllas i av någon annan innan du kan starta ditt arbete. Om delegationsprocessen är svag och tidsfristerna inte är tydligt definierade, kan de vända en gatekeeper till en otäck kamrat tills det tas hand om.

Förutsatt är moderen till alla misstag

Förra år berättade min före detta chef för mig och mina kollegor det “förutsatt att det är förbjudet”. Rådgivningen var förnuftig och jag tycker fortfarande att den är värdefull. Som standard är en gatekeeperuppgift inte nödvändigtvis hårdare än någon annan uppgift, men när den inte hanteras ordentligt eller tillräckligt tidigt kan den visa sitt fula ansikte och bli en mardröm.

Problemet är att du antar att du enkelt kan hantera uppgiften och att det kräver mycket mindre ansträngning än vad det egentligen gör. Du antar också att du kan hantera uppgiften i sista minuten, men du har fel.

Du bör känna till de uppgifter som du står inför - oavsett om du är ett affärsprojekt eller i ditt personliga liv - noggrant, så att du kan vidta proaktiva åtgärder. Annars kommer du att möta en gatekeeperuppgift som kommer att driva dig galen. Om en uppgift ska hanteras av andra, är det viktigt att du ser till att de fullgör uppgiften i tid så att du kan ta bort därifrån. Reklam

Bra förberedelse går långt

Oavsett hur många gånger du har hört det här rådet är faktumet att det här fortfarande gäller: Ta proaktiva åtgärder och förbered dig ordentligt istället för att hoppa in i något huvud först utan ordentlig planering. Planeringsdelen säkerställer att du förstår dina uppgifter och vidtar lämpliga åtgärder för att slutföra dem. Det spelar ingen roll om du tror att du slösar bort din tid med planeringsdelen. Det kan spara dig många timmar på lång sikt.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Om du ser att en uppgift kräver andras inlägg innan du kan fortsätta, se till att den här uppgiften prioriteras först och att de har en tydligt definierad tidsfrist. Samma princip kan tillämpas på en situation där du måste ta hand om gatekeeper-uppgiften själv: se till att uppgiften ligger ovanpå din arbetslista och att den har tagit hand om första.

Slutligen bryta uppgiften i hanterbara bitar. På så sätt är det lättare för dig att se vilka uppgifter som potentiellt kan blockera andra, eller om en uppgift kräver någon inmatning innan den kan slutföras.

Hur man hanterar gatekeepers utan problem

För att tacka gatekeeper-uppgifterna enkelt, följ dessa enkla steg: Reklam

1. Antag inte. Först och främst, antar inte något när det gäller att ta hand om dina uppgifter. Om du antar att du känner till dina uppgifter och hur mycket ansträngning som krävs för att slutföra dem - istället för att verkligen veta - ger du en uppgift möjligheten att förvandla till något som stallar dina framsteg (vare sig i ett affärsprojekt eller i ditt personliga liv).

2. Var proaktiv. Lär dig vad som står inför dig och identifiera de uppgifter som kan vara potentiella gatekeepers, eller de uppgifter som kräver en andras insatser först. När du gör det är du också mentalt beredd på vad som kommer (ju färre överraskningar desto bättre).

3. Bryt upp uppgiften. Undvik att ha uppgifter som är för stora på din lista - det ökar sannolikheten för att man kan visa sig vara en gatekeeperuppgift som du märker för sent. När uppgiften är uppdelad i mindre delar är det mycket lättare att se vilka som ska hanteras först och om något jobb potentiellt kommer att blockera en annan.

4. Prioritera. När du har brutit upp uppgifterna i små bitar är det dags att prioritera dem. Se till att gatekeepers får din primära uppmärksamhet, och att de hanteras först. Reklam

5. Ange tidsgränser. Om en uppgift görs av någon annan, se till att du anger de tydliga tidsfristerna så att de vet när du vill att arbetet ska slutföras. Om du själv gör jobbet, kan du också ställa in deadlines för dig själv. På så sätt blir dessa blockeringsuppgifter färdiga i tid, utan några obehagliga överraskningar.

Slutsats

Som du kan se kan gatekeeper-uppgifter göra dig galen om du inte är proaktiv och inte planerar förbi. Men med viss förberedelse och planering kan du förhindra att otäcka överraskningar inträffar.

Över till dig: Hur hanterar du gatekeeper-uppgifter?