Audiobook Review David Allens GTD Weekly Review

Ett av de svåraste krav som David Allen är Få saker gjorda gör på efterföljare av hans system är att avsätta ett par timmar i veckan för en veckovis recension. Det är svårt att hitta det enda blocket av oavbruten tid, men svårare att veta vad man ska göra med det. Allen ägnar bara fem sidor till den veckovisa recensionen i Få saker gjorda, och kanske några mer spridda överallt Redo för vad som helst - knappast nog att verkligen krossa vad som är en absolut central och avgörande del av det övergripande systemet.

På grund av detta är den veckovisa översynen den del av GTD som folk mest sannolikt kommer att hoppa över - eller om de faktiskt gör det, den del de sannolikt kommer att få minst ut av. Vilket är synd, för det är bra, den veckovisa recensionen är den verkliga “verkan” i GTD händer, när långsiktig planering och kreativ dröm tas fram och i centrum.

Allens nya audioboksuppsättning, GTD> Weekly Review adresserar detta klyfta, ägnar omkring 2 1/2 timmar över 3 CD-skivor till en diskussion om vad en veckovis recension är och kan vara. Jag frågade folket på David Allen Company om de skulle skicka mig en kopia för att granska för dig, och de nådde med nåd.

Vad är en veckovis recension?

Innan vi kommer till specifikationerna i Weekly Review-ljudboken, låt oss se om vad en veckovis recension ska vara. Enligt Få saker gjorda, Syftet med en veckovis översyn är att “[bygga] i någon fångst, omvärdering och upparbetningstid för att hålla dig i balans”. Genom att ta ett steg tillbaka från din dagliga arbetshantering kan du med en veckovis recension “fokusera på dina viktiga projekt”. Reklam

Allen skisserar flera steg i en veckovis recension:

1. Samla alla dina lösa papper och lägg dem i din inkorg för bearbetning.
2. Bearbeta dina anteckningar att samla in några åtgärdsposter, möten, nya projekt etc..
3. Granska dina tidigare kalenderuppgifter för att påminna dig om några idéer, uppgifter etc. som du kanske inte har tagit på den tiden.
4. Granska din kommande kalender för att se om det finns några nya åtgärder du behöver lägga till i dina listor.
5. Töm huvudet. Skriv ner någonting som för närvarande är i åtanke eller fånga uppmärksamheten.
6. Granska dina projektlistor för att bestämma varje projekts status och om det finns några åtgärder du behöver vidta för att flytta var och en av dem framåt.
7. Granska dina nästa handlingslistor. Få dem uppdaterade genom att markera alla åtgärder du redan har genomfört. Använd färdiga åtgärder som triggers för att påminna dig om ytterligare steg du behöver ta, inte att en åtgärd är klar.
8. Granskning väntar på listor. Lägg till lämpliga uppföljningar till dina handlingslistor. Kolla på allt som du redan har fått.
9. Granska alla relevanta checklistor.
10. Granska din en dag / kanske lista och bestämma om det finns något du är redo att flytta till din aktiva projektlista.
11. Granska dina projektsupportfiler för att du inte har missat några nya åtgärder du behöver ta.
12. Var kreativ och modig. Det här är den svåraste och mest dåligt beskrivna delen av processen i Allens böcker, vilket är synd, eftersom det här är där magiken händer. Efter att ha rensat ditt sinne om allt du behöver göra just nu, ta tid att drömma nya idéer - riskabla, kreativa, etc. I huvudsak en fritt formulär brainstorming kring ämnet “vad kan jag göra?”

GTD> Weekly Review samlar dessa steg ihop i tre steg: Få Clear (samla några lösa ändar och töm huvudet), Hämta Current (granska dina listor och kalenderdata) och Get Creative (aktivera din dag / kanske projekt och dröm upp nya hårdvarna ordningar).

Tips och tricks för bättre veckovisa recensioner

Kärnan av GTD> Weekly Review är en trevägssamtal mellan David Allen och två av DavidCos professionella arrangörer Marian Bateman och Meg Edwards som bygger egna erfarenheter som arbetar med kunder på området för att illustrera och utöka Allens allmänna begrepp. Detta tar upp de två första skivorna; den tredje skivan går igenom veckovisa granskning från början till slut, en sorts “virtuell” coaching session. Satsen kommer också med en veckovis recension av cd-storlek “fusklapp” som beskriver stegen i en veckovis recension.

Här är ett urval av några av de råd de erbjuder. Reklam

Bli klar

Den veckovisa recensionen är ett tillfälle att rensa huvudet och verkligen utforska var du befinner dig och var du är på väg. Var särskilt uppmärksam på när du schemalägger det, eftersom det måste vara en tid som fungerar bäst för dig - när du inte bara är oavbruten men mest sannolikt att vara “tillfreds”, utan några stora problem som hänger över huvudet och kräver omedelbar uppmärksamhet. En veckoomgång kan fortfarande vara användbar även om du bråttom och det är brådskande frågor att trycka, men om din veckovisa recension är alltid under dessa förhållanden måste du förmodligen schemalägga det till en lämpligare tid.

Var säker på dig do schemalägga det, dock. För för många av oss är den veckovisa recensionen en “när jag kommer till det” typ av engagemang, vilket mer eller mindre ångrar vad en veckovis recension kan erbjuda. Gör ett hårt engagemang för dig själv, i din kalender, att göra en veckovis recension varje vecka.

En viktig punkt Allen och de andra tar upp är att en veckovis recension är inte “komma ikapp” tid - det är inte några extra långa timmar för att göra allt du har kommit bakom under veckans gång. Detta gäller speciellt för e-post. Medan Allen rekommenderar att du håller din e-postkorg tom, om du inte gör det varje vecka, är din veckovisa recension inte tiden att börja! Om du har en stor e-postbacklog, schema dags att rensa upp det under den kommande veckan.

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

Få aktuell

Granska din kalender

Hur mycket av din kalender ska du granska. Allens svar är enkelt: så långt tillbaka som du behöver, och så långt framåt som du behöver. För Allen betyder det många månader framåt, för att han reser ofta och vill se till att hans uppgraderingsförfrågningar skickas i god tid. För andra kan detta bara vara en vecka eller två i förväg. Tänk lite på att bestämma din egen “händelsehorisonten”, avståndet i framtiden när händelser börjar kräva omedelbara åtgärder. Reklam

Håll dina projekt på rätt spår

David Allen ringer projekt “utfall”, för att skilja dem från handlingar - det gör du inte do projekt, gör du åtgärder som tar dig till ett önskat resultat. Din projektlista är då en plats till tror, inte göra. Vad är nästa åtgärd du behöver göra för att flytta mot varje utfall på din lista?

Allen påminner oss om det liv har också projekt - projekt är inte begränsade till vårt arbete och karriär. Ombyggnad av ditt hus, rengöring av ditt garage, flyttning - det här är alla självklara projekt som vårt icke-arbetsliv kan innebära, men det finns också saker som att göra tid för en familjeutflykt eller spendera mer tid med dina barn. Det kan tyckas kallt att lägga till dessa i dina projektlistor bredvid “Skapa förslag till utbildningsbidrag” eller vad som helst, men om de inte finns på dina listor bränner de tankcykler som du kan använda för att räkna ut på vilket sätt att spendera mer tid med dina barn istället för att bara oroa dig för det skall.

Checklistor och referenslistor

Detta är förmodligen den minst använda delen av den veckovisa översynen (i sig en dåligt utnyttjad del av GTD). Allen säger att du borde överväga att skapa en checklista för alla rutinuppgifter som du själv gör mer än en eller två gånger. Checklistor hjälper oss att a) inte förlita sig på minnet för att se till att allt är klart, och b) inte behöva tänka på nästa åtgärd för uppgifter vi har redan räknat ut de följande åtgärderna för.

Referenslistor är exakt vad namnet säger: listor med referensinformation som du ofta behöver hänvisa till. Ett exempel kan vara böcker som du vill läsa, inloggningar och lösenord, platser du vill besöka, recept du vill få och så vidare. När du går igenom din veckovisa recension, se till att du lägger till relevant information i dina referenslistor. Reklam

Bonus tips: Kolla in Checker och Gibb, två online-appar för att skapa och lagra checklistor.

Få kreativitet

Som jag sa tidigare är det här den veckovisa översynen lyser. Nu när du har fått alla vardagliga saker ur ditt sinne kan du koppla av och låt dig flyga. Ta ut din dag / kanske lista och se vilka galna idéer du hade för en månad sedan som kan vara värt att göra. Var liberal med din dag / kanske lista - lägg idéer till “inkubera” och se om de inte växer till saker du verkligen vill göra.

Det här är dags för vad Seth Godin ringer “edgework” - se vilka radikala nya sätt du kan driva vad det än är du gör nu. Vilka nya risker kan du ta? Vad kan du vara om du kunde vara det du drömmer om? Vilka nya saker vill du lära dig - eller lära? Vilken galen idé har du att ingen någonsin skulle ta på allvar? Kom ihåg att du inte behöver do allt du kommer med i din veckovisa recension Tanken är att ge dig själv friheten att tänka på saker utan förbinda dig till handling.

Slutlig bedömning av GTD> Weekly Review

GTD> Weekly Review gör ett bra jobb för att förklara rollen för den veckovisa översynen och dess relation till produktivitet. Om du någonsin hört David Allen tala konversationellt vet du att han kan vara en mycket inspirerande och tillgänglig talare, och Meg Edwards och Marian Bateman är lika engagerande. Deras personliga erfarenhet är ett bra sätt att fördjupa tanken på en veckovis recension, förvandla den från en idé i en bok till en praktisk och testad verklighet. Den tredje skivan i uppsättningen, men inte lika intressant att lyssna på, lägger till verkligt värde som något du kan spela medan du blir van vid att göra den veckovisa recensionen - spela lite, pausa det, göra lite omdöme, spela lite mer, paus, gör mer recension, et

Min enda qualm är priset: $ 99 US för en 3-disc set. Huruvida innehållet i GTD> Weekly Review är värt priset kommer att bero mycket på vem du är; Om du befinner dig i David Allen Co: s målgrupp för företagsledare, mellannivåhantering och framgångsrika företagare, så är det här definitivt ett värde att ha. Jämfört med kostnaden för en av David Allens seminarier, eller till och med ett seminarium från en DavidCo-tränare, är $ 99 en stjäl men det finns gott om människor som kan använda den här typen av push i rätt riktning för vilka båda seminariet och de GTD> Weekly Review uppsättningen är båda för långt utom räckhåll.

Om du kan komma runt priset är detta en väldigt värdefull förlängning av GTD-systemet. Jag kan nästan garantera att du lyssnar på det här mer än en gång - precis som Allens böcker, det är den typ av material som du kommer att referera till om och om igen.