Tillbaka till grunderna i din kalender

En av de första sakerna människor gör när de fattar beslutet “bli organiserad” är att köpa någon form av kalender. Det kan vara en dagplanner, ett skrivbord “blotter-pad” kalender, en Palm eller Blackberry, eller någon annan typ av enhet eller system som de kan planera alla sina möten och skyldigheter i.

De flesta av oss förstår instinktivt att nyckeln till god tidshantering är att veta var man ska vara och vad man ska göra där vid en viss tidpunkt. Och vi inser också att vår förmåga att hålla reda på alla våra skyldigheter i vårt huvud är allvarligt begränsad.

Effektiv kalenderhantering går hand i hand med bra uppgiftslistahantering. Medan en arbetslista är ett bra verktyg för ögonblick, är en kalender mycket bättre att presentera “den stora bilden”. Med en blick kan du se en dag, en vecka, en månad, till och med ett år i taget, vilket möjliggör både kort och långsiktig planering på ett sätt som en uppgiftslista inte kan.

Vilken typ av kalender?

Funktionskraven i en kalender är ganska grundläggande: Din kalender ska vara lätt att skriva in, lätt att läsa och tillgänglig när du behöver det. Hur dessa kriterier ska bli bäst uppfyllda är verkligen upp till dig, baserat på din egen personlighet. Reklam

I allmänhet faller kalendrar i tre stora kategorier: papperkalendarer som dagplanerare och Moleskine-planerare, dataprogram som Outlook och Sunbird, och online kalendrar som Google Kalender och 30 lådor. Varje typ av kalender har sina egna fördelar och nackdelar.

Pappers kalendrar

Fördelar:

• Perfekt för människor som tycker bäst om en penna eller penna i handen
• Lättanvänd, minimal inlärningskurva
• Ingen speciell teknik behövs
• Springer aldrig ut ur batterierna

Nackdelar:

• Svårt att dela med andra människor eller flytta data till ett annat system
• Begränsat fysiskt utrymme gör det svårt att planera i förväg
• Återkommande händelser måste anges manuellt
• Kan gå vilse; säkerhetskopieringsstrategier är obehagliga i bästa fall (t ex fotokopior)
• Behöver ersättas varje år

Datorbaserade kalendrar

Fördelar: Reklam

• Möten och återkommande händelser är lätta att skapa
• Data kan exporteras till eller importeras från andra system
• Händelser kan skickas till andra personer
• Många program tillåter att regler ställs in, vilket bestämmer till exempel vilken information som är allmän och vad som inte är
• Anteckningar, filer och annan information kan läggas till i obestämd tid
• Kan schemalägga händelser enkelt år i förväg
• Data kan säkerhetskopieras regelbundet

Nackdelar:

• Data korruption är möjlig, ändra eller till och med dela händelser
• För många alternativ kan göra enkel händelseplanering komplicerad
• Behöver fysisk åtkomst till din dator eller PDA / smartphone för att se schema
• På PDA: batterier kan misslyckas, vilket gör att du saknar kalender
• Brantare inlärningskurva än papper
• Beroende på teknik

Online kalendrar

Fördelar:

• Få tillgång till var som helst du har en Internetanslutning, inklusive offentliga datorer
• Dela din kalender eller del av din kalender enkelt
• Några, som Google Kalender, har naturlig språkplanering, vilket tillåter fraser som “lunch med Tom imorgon vid middagstid” att översättas till kalenderposter
• Utbyta data med andra onlinetjänster, till exempel uppgiftslistor, webbplatser, RSS-läsare, väderstjänster, nyhetssajter mm.

Nackdelar:

• Säkerhetsproblem: är du bekväm med att Google kan (läs) dina kalenderposter?
• Säkerhetsproblem: kalendern kan vara öppen för obehörig åtkomst
• Du kan vara utan Internet-tjänst, eller webbplatsen kan gå ner
• Till värdens affärsplan - de kunde gå under, ta dina uppgifter med dem

Min inställning: ett hybridkalendersystem

Jag använder en kombination av mjukvarubaserade och online kalendrar. Min primära kalender hålls i Outlook (helt kvadratisk, jag vet!). Jag har också en online kalender med Google. Tack vare Google Kalender Sync, ett program som körs i min aktivitetsfält och synkroniserar mina Outlook och Google kalendrar, uppdateras båda kalendrarna. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Jag synkroniserar min Blackberry med Outlook, vilket innebär att jag alltid har en kopia av schema med mig. Om jag lägger till händelser på Blackberry blir de synkroniserade till Outlook när jag ansluter till min dator, och de ändras laddas upp till Google när Google Kalender Sync körs. Jag har också min Outlook. PST-fil (där kalendern och alla andra Outlook-data lagras) inställda för att spara till en extern enhet varje natt. Så Jag har flera uppsägningar om någon del av systemet misslyckas. (Jag skriver också ut en kopia från Outlook om jag kommer att vara utanför staden, bara om min BlackBerry bryter och jag kan inte hitta en dator för att kontrollera min Google-kalender.)

Vad gäller din kalender?

Det finns två filosofier om hur du använder din kalender. Den första, som rekommenderas av David Allen i Få saker gjorda, är att Lägg bara i din kalender de händelser som måste hända vid den tiden - möten, möten, schemalagda telefonsamtal mm. Resten av tiden arbetar du från dina arbetslistor enligt din känsla av vad som är viktigast att arbeta med just nu är.

Jag håller inte med den inställningen, även om jag medger att det verkar fungera för många människor. Men jag tror på schemaläggning allt - möten och möten, men också tidsblock för e-post eller telefonsamtal, måltider, restid och viktigast av allt, “projekt tid”. Projekttid är ett tidsblock som ägnas åt att göra framsteg på ett aktivt projekt jag jobbar för just nu. Om jag inte planerar den typen saker, vet jag att de relativt triviala sakerna kommer att expandera för att fylla allt mellan mina (sällsynta) schemalagda händelser - och jag kommer inte hitta tid för de viktiga sakerna.

För att vara ärlig, är det förmodligen inte för långt från andens GTD, även om det är emot “brev eller lagen” som anges i Allens böcker. Att arbeta på projekt är ofta något som måste göras vid en viss tid, eller det blir inte gjort. Att arbeta med e-post är motsatsen - om det inte är gjort endast Under de tider jag planerar kan det lätt fylla hela dagen. Reklam

Mitt råd är då att bestämma vad som absolut måste göras varje vecka och schemalägga allt - och hålla sig till schemat. Det betyder att du ger allt du har planerat det fulla tidsblocket till det - men inte Mer än. Använd en timer, om det behövs. Poängen med att använda en kalender är inte bara för att du ska arbeta på dina viktiga uppgifter vid vissa tider under veckan, men det är också att du lämnar tillräckligt med tid för de saker som inte lätt kan schemaläggas - tiden “utanför klockan”, njuter av dig själv.

Dina kalendrar

Hur är det med dig? Är du en fan av papper, programvara eller “i molnet” kalendrar? Vad är din inställning? Och hur gör det? du använd din kalender för att hålla dig på rätt spår? Berätta din kalenderhistorik i kommentarerna.

Utvalda fotokredit: Pexels via pexels.com