Tillbaka till Grunderna Din inkorg

Detta är det första inlägget i en pågående serie som jag ringer “tillbaka till grunderna”, en “uppfriskningskurs” i personlig produktivitet. För att människor bara börjar ta itu med produktivitetsproblem, kommer det att fungera som en introduktion till de grundläggande begreppen som ligger till grund för mycket av vad vi skriver här på Lifehack. För mer avancerade läsare kommer det att fungera som en påminnelse om vad du trodde du tänkte göra innan du började fitta med ditt system.

Jag är inte säker på hur länge serien kommer att vara - jag tänker fortsätta tills a) jag går tom för ämnen som täcker, eller b) folk börjar fråga mig att sluta. :-) Reklam

Din inkorg

Vi börjar då, där de flesta produktivitetssystem startar: din inkorg. Av “inkorg”, Jag menar inte nödvändigtvis en av de plast- eller träbrickor du sätter på ditt skrivbord och staplar allt in i; det är en sort av inkorgen, men inte den enda sorten. I grund och botten, En inkorg är någon plats där du samlar in insatsvaror i ditt liv för senare behandling, om dessa ingångar är information, korrespondens, anteckningar, oavslutat arbete, saker du tänker se på senare eller vad som helst.

En inkorg kan då vara ett bricka på ditt kontor, ett bord vid din ytterdörr, en anteckningsbok du bär i din handväska eller fickan eller en ficka i din axelväska. Vi har också “virtuell” Inkorgen: ditt e-postprogram, din RSS-läsare, anteckningsorganiserande appar som Evernote, till och med en text- eller ordbehandlingsfil som du håller öppna på skrivbordet. Och glöm inte din dataskärm - om du är en av de personer som täcker sin bildskärm med post-sin, så är det också en inkorg.

Ju färre desto bättre

Som en generell regel, Ju färre inkorgar du har desto bättre. Färre inkorgar betyder mindre platser där viktigt material kan undvika ditt meddelande och mindre tid att bearbeta allt du behöver av dem. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Som en praktisk fråga, dina inkorgar ska behandlas som slutpunkter, med alla dina olika ingångar som drar sig mot dem. Som jag sa garanterar detta att allt så småningom blir satt på ett ställe där du ska ägna stor uppmärksamhet åt det.

Med fler och fler av oss som använder webbapplikationer, blir det ganska enkelt att se till att dina digitala ingångar hamnar på en enda plats. De flesta tjänster gör att du enkelt kan skicka saker till ditt e-postmeddelande, och du kan ställa in regler för att automatiskt vidarebefordra saker där den behöver sluta, vilket automatiserar en del av behandlingen av din inkorg. Du kan till exempel få alla e-postmeddelanden med bifogade filer automatiskt till ditt Google Docs-konto så att du kan komma åt dem och till och med redigera dem från nästan var som helst (det förutsätter att du inte får regelbundet dokument vars värde du måste bestämma innan du bestämmer vad du behöver göra med det).

För fysiska ingångar, se till att alla vet var de ska sätta saker som de vill att du ska se och göra något åt - post, dokument att granska, forskningsmaterial, vad som helst. På jobbet tenderar det inte att vara så svårt; hemma blir det en annan historia! Du hjälper till att se till att din valda inkorg ses som en plats för att lägga saker som behöver åtgärd om du regelbundet behandlar innehållet så att det inte blir en plats där insatserna kommer att glömmas bort. Reklam

Och Se till att du anger ett exempel genom att använda din inkorg själv! När du är borta från ditt skrivbord eller hemifrån, behåll en anteckningsbok eller ett paket med indexkort med dig och noteringar, möten, nummer etc. när de kommer till dig. När du kommer till din inkorg, släpp den och bearbeta den enligt ditt normala schema. Om du inte utnyttjar din inkorg bra, kommer ingen annan att göra det.

En inkorg är inte produktiv

Det är viktigt att dina inkorgar inte behandlas som slutliga destinationer! En inkorg är bara användbar som en plats för att samla allt som är viktigt, för att få det ur ditt huvud så att du kan do något med det. Inkorgen som bara fortsätter fylla är värre än värdelösa; inte bara hjälper de dig inte göra de saker som är viktiga för att du ska hamna i din inkorg, men de övergår snart och lämnar dig på jakt efter en ny inkorg för att fylla på alla dina ny viktiga saker. Under tiden blir du längre och längre bakom ...

Ställ in en rutin för inkorgsstädning som passar din arbetsstil och hur mycket den fyller. Medan du inte vill låta det fylla överflödigt, vill du inte känna dig tvungen att behandla allt det ögonblick som det träffar din inkorg. Poängen med din inkorg är att hjälpa dig hantera dina ingångar, inte att låta dina ingångar hantera dig! Reklam

Nästa gång: Behandlar din inkorg

I nästa “Tillbaka till grunderna” post, vi tittar på sätt att bearbeta materialet som slutar i dina inkorgar. Även om det kan ta lite ansträngning och disciplin för att se till att dina inkorgar används effektivt, är det en väsentlig passiv affär att behålla en inkorg: saker håller på att fylla din inkorg om du gör något eller inte. Bearbetning är den första delen av gör, där du börjar göra aktiva beslut om vad du ska göra med varje objekt i din inkorg.

Har du några användbara tips för att hjälpa dina medläsare att kanalisera alla sina insatser till ett ställe? Låt oss veta i kommentarerna!