Bare Bones Project Hacks

Projektledare verkar komma i två smaker, kanske tre. Den första smaken är de som följer PMI-riktlinjerna i boken. Den andra är de som kastas in i projektledning genom “någon måste göra det” rutt. Tredje skulle vara en hybrid. Detta gäller de senaste två typerna. Låt oss prata om några av de grundläggande elementen för att köra ett projekt, och medan vi är på det, kommer vi att diskutera några metoder för att köra projekt som kan vara till hjälp för dig.

Projektledning är

Vid baslinjen är ett projekt en måttenhet. Det används för att indikera början och slutet av en diskret händelse eller serie händelser. Projekt är vanligtvis större än en enda uppgift. Att få mjölk är inte ett projekt. Att driva ett företag är inte heller ett projekt. Att starta ett företag för att hjälpa människor att köpa mjölk är ett projekt.

Ett projekt kan vara en solo händelse för dig. För den här konversationen, låt oss anta att det finns några involverade personer. Vi kommer inte att diskutera budgeten, särskilt.

Definitioner

En sak som spårar projekt är bristen på en diskret början eller slut. Projekten möts antingen med missnöje från sina sponsorer, eller de klarar sig över tidigare tidsfrister, eftersom scope creep låser dig, projektledaren, till en lång och morphing situation av otaliga uppföljningsuppgifter. Här är ett knep. Använd den här mätningen på framsidan:

Från vad vad då när? Reklam

Till exempel kommer vi att gå från att ha inget innehållshanteringssystem för att ha ett innehållshanteringssystem som är verksamt och tillgängligt från omvärlden den 25 juli. Definitionen kommer inte att ersätta alla detaljer och krav i projektet, men det blir till hjälp vid inställning av förväntningar.

Ställ förväntningar

När en definition är på plats blir det en del av projektledarens roll att se till att alla är medvetna om omfattningen hela tiden. Med ett projekt som involverar mer än en person som bidrar, och mer än en sponsor eller chef är det viktigt att alla vet vad de får och ofta påminner om projektets omfattning. Om du till exempel levererar en mjukvara som olika grupper kan använda för att upprätthålla en kunskapshanteringswebbplats bör det uttryckligen anges att du inte kommer att POPULERA katalogen om data, om det inte var inom ramen för projektet.

Andra förväntningar kommer att vara kring metoden för att förmedla information (en lista och en översyn som nämns nedan), för eskalering, för hantering av glidning av datum, etc.

Ange avslutningsstrategier

Några av er säger, Chris - vi har inte ens börjat prata om projektets tarmar och du pratar om hur man går ut, och hur man ser till att du inte är spänd tillsammans för mer. Det finns otaliga militära historier som tyder på att en dåligt planerad utträde är fallet av många en strid. För mig är förståelsen av historiens slut en stor drivkraft för berättelsen av början och mitten av historien. Det är detsamma med projekt.

En bra exitstrategi kommer att svara på följande: Reklam

• Hur kommer alla att veta att sakerna är färdiga?
• Vem “ÄGER” Den nya situationen när projektet är klart?
• Vem tecknar bort att saker är färdiga, och hur?
• Vad, om någon, fortsättningsaktiviteter kommer att överföras till ett nytt projekt?

En lista och en recension

Om du frågar min nuvarande VP om projekthantering, säger han att det pekar på två saker: en lista och ett möte för att granska listan. Han är den som fick mig att vana att inrätta projekt för att springa så här:

• Skapa projektdokument - Svaren på allt ovan, plus den grundläggande höguppgiftslistan och kontaktinformation.
• Skapa en milstolpe lista med datum och ägare - Första körningen gör bara det övergripande schemat. Kör runt och se till att ägarna överensstämmer med milstolparna och datumen.
• Planera ett granskningsmöte - Vi kommer att prata om det här nästa.

Milstolplistan ska sparas i ett filformat som enkelt delas med alla resurser. Jag är inte ett stort fan av att distribuera Gantt-diagram i Microsoft Project. Om du är, det sväller. En annan enkel åtgärd till detta är bara en enkel 4 kolumn tabell i Word eller PowerPoint eller Excel, med en kolumn Datum, en milstolpe kolumn, en ägarkolumn och en status kolumn. De tre första är enkla. Status kan vara en av fem saker: NYTT, PÅ MÅL, HÄNVÄLLA SCHEDULE, JEOPARDY, eller STÄNGD.

Listan blir dokumentet av rekord för alla parter i projektet, inklusive sponsorn. Det är projektledarens ansvar att hantera listan utanför granskningsmötet. Detta innebär en-till-en-incheckningar med ägarna av de olika milstolparna och får en skarp status för granskningsmötet.

Om allt går bra bör översynsmötet vara en enkel läsning av den nuvarande statusen på listan. Och genom att läsa ut, menar jag att projektledaren har golvet. Det här är en “nickande huvuden” möte, och i fastställande av grundrullar är det viktigt att få människors förståelse att detta möte inte diskuteras. Det är en snabb, 15 minuters eller mindre in-och-ut-möte, för att ge status i realtid och att bara höra från beståndsdelarna om det finns en show-stopper ny utveckling som hände framför dig som projektledare senast berörd bas med milestone ägare.

Milstolpar och ett projekt sår

Du noterar att jag nämnde endast milstolpar listor. Jag har en gång arbetat med ett ganska komplicerat projekt, där det ingår miljoner dollar av datormaskinvara och programvara, uppgraderingar till operativsystem, firmware, drivrutiner, den primära databasprogramvaran och lagringsmiljön, allt i samma 2-stegs underhållsfönster. Vi har hjälpt utomstående konsulter med projektplaneringen. Han skrev ut ett 390 uppgiftsprojekt som tog flera veckor av revisioner och redigeringar och möten för att diskutera de nya revisionerna av förra veckans redigeringar ... I PLANEN. Det är ett verktyg, människor. Här är ett annat tillvägagångssätt. Reklam

Läs Nästa

10 varningsskyltar med låg självförtroende och brist på självförtroende

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Min nuvarande VP kom in på det projektet med mig. Vi avfyrade konsulten, och min kollega chuckade planen. Han skrev ut de 10 viktigaste milstolparna i evenemanget, vi tilldelade dem ägare, och projektet kände plötsligt mycket mer hanterbart.

Antag att ditt team är byggt med proffs som känner till sina kompetensområden tillräckligt bra för att hantera alla små “Jag är och T: s” bitar. Istället arbetar med ägarna för att koka upp uppgifterna i större kluster och tilldela dem en enda milstolpe. Så, om fiberoptiska kablar inte körs på tisdag, men gå in på onsdag betyder det inte riktigt att “Installera nätverk till system” milstolpe är utanför målet. Kanske fanns det andra detaljer på marknivå som fungerade för att sätta upp den här uppgiften igen.

Var inte rädd för att fråga ägare på detaljerna som en del av din vandring för att säkerställa att statusen fortfarande är korrekt under en vecka, men lägg inte alla de små bitarna på milstolpe listan. Till exempel, i mitt superstarka systemprojekt kokade vi den stora projektplanen till 10 objekt. Vi pratade med milestone ägare och berättade för dem, “Vi tror att du är experten, och att du vet alla detaljer för att få den här uppgiften klar.” Vi gav dem allt för att dotting varje “jag.” Och det fungerade. De var faktiskt mer ansvarsfulla, och något uppskattande att vi inte sprang runt stör dem med alla små detaljer.

Mötesanteckningar

Håll dessa enkla, korta och till den punkten. Publicera en kopia av milstolpe listan med ändringar av status. Skriv några få noteringar om eventuella ändringar i schemat, eventuella problem att titta på. Poängen är: Korthet är bättre när det gäller problematiska problem eller problem. Om du skriver 2000 ord bara för att vara grundlig om de saker som skedde under mötet kommer du hamna BURYING de viktiga sakerna som andra kan behöva fatta beslut.

Dessutom bör mötesnoteringar vara onödiga om allt fotarbete du gjorde för att säkerställa att listan är i ordning följdes av ett kort statusmöte. Det finns inte mycket att diskutera.

Istället behåller du tarmarna och detaljerna i projekten i en projektlogga. Denna logg är mer för lärdomar och för eftertanke efter faktum. Det är viktigt att projektledaren investerar i loggen under projektet och inte bara skriver upp det efter det faktum. Kom ihåg att använda något som är sökbart är bättre än att skriva lärdomade noter i en pappersplatta och lagra dem bort för alltid. Använd pads för samling, men använd något elektroniskt och sökbart (prova en wiki!) För att göra denna information användbar för eventuella uppföljningsprojekt. Reklam

Mänsklig interaktion

Mer än någonting, vad kommer att sjunka ett projekt eller göra ett projekt är du, projektledaren och din förmåga att förstå motivationen hos folket i ditt lag. Vad är deras incitament? Vilka andra påtryckningar har de som står i motsats till det arbete du ber dem att göra? Vad är personalen i deras grupp? Hur är deras hemliv?

Framgången för ett projekt, särskilt kring det ständigt viktiga och elusiva målet att möta tidsfrister, brukar hänga på människor. Är du i linje med människorna på ditt projekt? Vet du vad som stör dem om projektet? Har du lovordat dem på viktiga punkter i projektet? Har du betonat vikten av en del av projektet kontra de andra?

Glöm inte den gamla biten om att lova offentligt och kritisera privat. Det är inte rätt plats och tid att klaga på någons prestation på ett statusmöte omgivet av alla sina kamrater. (Om det självklart inte är det enda motivationsincitamentet kvar i ditt arsenal). Projektledning handlar inte om manipulering men det handlar verkligen om att påverka människor för att se ditt perspektiv för projektets behov och sätta upp dem för framgång genom att styra dem i enlighet med banor som leder till din gemensamma framgång.

Och ibland (PMI-folk är på väg att svimma) är det viktigt för dig, projektledaren att inse att de människor som arbetar projekt har andra uppgifter att slutföra på andra projekt, och de har liv och att det finns andra saker som händer i dina resurser "lever än bara detta projekt. Om det ibland (sällan) finns områden där personen kan ges en enda paus när han saknar något mindre (medan han fortfarande håller den övergripande projektkursen), slappna av och vara en människa om det.

Följ upp på artikeln

Det var mycket att smälta i det här stycket, och jag är säker på att projektledarna i publiken skulle vilja inte vara ense om det. Jag välkomnar kommentarer och meningsskiljaktigheter. Hur får du saker att göra? Om du vill ha mer information eller förtydligande om någonting som jag kanske har breezed över, var god kontakta mig genom kommentarerna och vi försöker svara på alla frågor.

- Chris Brogan skriver om självförbättring och kreativitet på [chrisbrogan.com]. Han lanserar en podcast i maj. Håll dig klar för detaljer.