Slår mötet Monster

Från Guoman Hotels i London på flickr

Spenderar du för mycket tid i möten? Om så är fallet, har du ett bra företag. En av de vanligaste klagomålen på kontorsarbetare är att deras produktivitet hämmas av alltför många oproduktiva möten. Ineffektiva möten leder till frustration. De spenderar deltagarnas tid och de undergräver effektiviteten av hela organisationen.

Här är några sätt att hantera detta problem.

1. Färre deltagare. Reklam

Läs Nästa

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Mötet bör begränsas till dem vars närvaro är nödvändig för att granska frågan och fatta besluten. Människor som vill "hållas på bilden" ska få en sammanfattande e-post från mötesstolen. Om du är inbjuden till ett möte som du vet är inte riktigt relevant för dig eller kommer att vara dåligt springa, ge dig ursäkta och be om en sammanfattning. Du kommer sällan ångra att du saknar ett sådant möte.

2. Skapa ett fokus och en agenda.

Syftet med mötet och eventuell information eller förberedande arbete bör göras klart för alla delegater i god tid. Förutom starttiden ska det finnas en planerad sluttid. Stämman bör hålla sig till dagordningen och snabbt begränsa avvikelser och irrelevans. Om du är inbjuden till ett möte utan dagordning svarar du artigt på att du begär en förtydligande om mötets tidpunkter och syfte. Reklam

3. Utbildning.

Vem som helst som är ordförande för ett möte borde ha haft grundläggande träning på löpande möten. Detta skulle innefatta att hålla i tid, hålla fokus, fatta beslut, komma överens om handlingar och hantera konflikter. Har din HR-avdelning en sådan utbildning? Om så går på kursen och uppmuntra andra att göra detsamma.

4. Använd en disciplin. Reklam

Det finns olika formella metoder för att hantera möten. Jag gillar de Bonos sex hattar. De kan hjälpa dig att fokusera på de viktigaste aktiviteterna för produktiv diskussion och snabbt beslutsfattande. Denna metod är särskilt bra för omtvistade problem eftersom det tar konflikten ut ur mötet och tvingar alla att överväga alla synpunkter. Varför inte prova detta tillvägagångssätt vid nästa möte du stolen?

5. Be om återkoppling.

Varje möte bör snabbt utvärderas. I slutet av mötet frågar ordföranden, "Hur kunde vi ha kört detta möte bättre?" Människor kan svara direkt eller anonymt. Hur som helst kommer du att ha konstruktiva förslag på hur du gör möten kortare och bättre. Reklam

6. Inga möten på morgonen.

Författaren Josh Kaufman rekommenderar att du endast tillåter möten på eftermiddagar så att du kan blockera morgonen för viktigt arbete som du bara kan göra. Han hävdar att detta förbättrar produktiviteten avsevärt och jag är benägen att tro på honom.

Människor spenderar mycket tid på möten men överväger sällan hur man kör dem bättre. Prova dessa idéer och få mötena monster under kontroll i ditt företag.