Skapa ett online-arbetsflöde

Det finns otaliga underbara gratis onlineverktyg där ute som hjälper dig med produktivitet och ger dig ett ganska bra sätt att hantera dina projekt, ditt lilla företag och mycket mer. Men hur utformar du ditt arbetsflöde, så att du faktiskt använder verktygen konsekvent och till deras bästa effekt? Låt oss ställa upp något.

Först låt oss göra detta till ett system som du kan använda för att hantera dina projekt, personligt eller på annat sätt. För det andra, låt oss göra det till ett system som ger dig fullständig nätverkskommunikation och samverkansförmåga. Slutligen, låt oss göra det gratis från början till slut (åtminstone vid basnivåerna på alla dessa produkter). Här är några inställningar: Reklam

Webbbaserad verktygslåda

• Bygg ett Protopage- Jag gick till Protopage och byggde en startsida. Inloggningen är livshack och lösenordet är demo1. Protopage kan du göra alla sorters saker. Du kan ha klibbiga noter. Det finns en kalender. Det finns widgets för att lägga upp foton, visa webbsidor och visa RSS-flöden.
• Få ett Voo2Do-konto- Gå till Voo2Do och få ett konto. Detta kommer att vara din todo lista. (eller använd tadalist, eller kom ihåg mjölken, eller toodledo, eller en gazillion andra bra produkter).
• Använd Gmail och Google Kalender- Gmail och Google Kalender är bara enkla. De är ganska enkla som apps, och båda har alla typer av funktionalitet. Jag är fortfarande inte över Gmail utan att låta mig ha mappar, men annars är de bäst. Jag vidarebefordrar mina domän e-postkonton till ett Gmail-konto för användarvänlig och engångsinsamling. Kalenderen har många bra funktioner, som gruppkalender och alla slags enkla drag-drop-skapande känslor.
• Ställ in AIM- En IM-klient sätter dig i kontakt med människor för snabba snabba diskussioner. Jag rekommenderar verkligen att du använder en multi-service-klient, som Meebo (webbaserad) eller Gaim, så att du inte behöver göra “använder du AIM eller Yahoo! eller MSN Messenger” konversation.
• Ställ in ett lägereld- Det är förmodligen lättast att skicka dig till 37Signaler själv, och du kan hämta Campfire, deras gruppchattapp samt BaseCamp, deras projekthanteringsprogram.
• Få Skype- Skype är en Voice over Internet Protocol (VoIP) -produkt, vilken användning kan användas som antingen internet-bara, eller du kan kombinera med SkypeOut-tjänsten och SkypeIN-tjänsten för att ansluta den till det större telefonnätet. Du kan med telefoner som gör att den fungerar som en vanlig telefon, eller du kan bara använda din mikrofon och högtalare på din dator.
• Kolla in Zoho- Zoho gör alla typer av kostnadsfria verktyg för kontorsapplikationer, inklusive ett ordbehandlingsprogram, kalkylblad, ett presentationsverktyg och mer.
• Få en Wiki- En wiki är en webbaserad datasida som låter dig bygga lättredigerade webbsidor där du kan lagra information (se Wikipedia). Det finns några bra fria. Jag använder mest PBWiki.
• Använd en RSS-läsare- Nej, de är inte bara för bloggar längre. RSS-läsare låter dig spåra viktig information, hålla sig uppdaterad med riktade data och tillåta insamling och aggregering i en läsplatta som passar bäst för dina behov. (Jag använder Bloglines-har du en mer favorit webbaserad klient?)
• Ställ in en blogg- Interna bloggar eller externa, med hjälp av ett verktyg för att fånga information i ett journalformat med datum, är verkligen darned användbart, särskilt när de kombineras med sökverktyg. Om det är utvändigt, så är din blogg också din pressmeddelande och din offentliga annonseringskanal # 1. (WordPress för internt eller externt, WordPress gratis och värd, Blogger).

Provmorgon med våra verktyg
När du väl har valt alla dina verktyg måste du bygga ett arbetsflöde som kartlägger vad du behöver göra. Här är ett provflöde för några fiktiva timmar på en arbetsdag. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

• Ankomma 8:45, drick kaffe # 2. Ställ in digital timer. Öppna Gmail i 15 minuter. Neka att kontrollera Gmail i 15 minuter.
• 9:00 Öppna Protopage. Kontrollera Voo2do-listan. Projekt visar några av de följande åtgärderna som involverar samtal, och vissa innebär att redigera ett nästan färdigt förslag. Hantera förslaget först, skriv det upp i Zoho Writer eller Writeboard, och dela det med BaseCamp med din klient. De har prenumererat på ditt RSS-flöde, så du kanske inte behöver ringa eller e-posta till senare.
• 9:20 AM Du avslutade ditt förslag och du avslöjade några bra poäng som du vill kopiera och använda igen senare. Lägg in dem i wikien. Gå upp för en sträcka och en promenad till kaffekanna.
• 09:30 Dubbelkontrollera Gmail. Det finns en anteckning från Surya om trafik överhettar din server i Ohio. Kom igen, hitta Surya och fråga honom om han kommer att täcka den. Markera dig upptagen när du är klar och skriv in en blogginmatning som markerar vad du och Surya gjorde, bestämmer dig för en slutgiltig handlingsplan.
• 10:05 Gå över några “Bara vänner” bilder i Flickr på ditt nya datacentrum i Vietnam, sköt av en vän som du träffade på Craigslist som gick så långt, och vem du betalade bara ett ölfall för hans engagemang i att hitta datacentret och knäppa bilder. Tag några till för att påminna dig själv och göra en anteckning i wiki, länka tillbaka. Posta om det på bloggen också.
• 10:42 Kontrollera 3 saker hittills i din Voo2Do. Dubbelkollera dem mot din BackPack-malllista över ditt projekt, uppdrag och mål och överväg att använda Zohos kalkylprogram för att beräkna besparingarna mellan vad du bestämde jobbet för att kosta i timmar jämfört med vad du sparade genom att flyta så smidigt.

Nycklar till scenariot

Du kan ändra något av programalternativen jag har listat, men förutsättningen är detta: koppla dem alla tillsammans på ett meningsfullt sätt och överväga summan av dessa produkter plattformen. Tänk på allt relaterat till vad du gör. Kom ihåg att målet är att uppnå saker, att flytta dig framåt mot de mål du har för dig själv och ditt företag. Det är inte att behärska ett idiotiskt system som du aldrig kan ändra igen. Reklam

Kolla in demo ProtoPage, om det varade så länge. Och om det måste komma ner, bygg ditt eget. Det är ganska intuitivt. Försök sedan med att integrera alla de rika, fria, lättanvända onlineverktygen och bygga ett arbetsflöde som stöder den livsstil du har drömt för dig själv. Känn dig fri att ladda upp kommentarerna med moduler du skulle lägga till istället, med försvar av varför ditt verktyg är bättre än de jag rekommenderade, och slutligen, om du använder denna metod gör något för din produktivitet.

-Chris Brogan har sina egna konton på nästan alla de webbaserade mjukvaruverktygen där ute. Han har också konton för [chrisbrogan.com], Grasshopper Factory och Podcamp.org. Reklam