Få organiserade med 4 sätt att vinna papperskriget

Under min tretton plus år som arbetar som professionell arrangör har jag gjort min andel av organisationspapper! Jag har gjort mer pappersorganisation än någon annan typ av organisering. Varför? Eftersom papper är en av de svåraste sakerna att organisera och hålla organiserad.

Papper är så svårt att organisera eftersom annonsering

1. Det är tråkigt
2. Det är platt och därför svårt att se att du gör framsteg väldigt snabbt
3. Det slutar aldrig - det fortsätter att komma in varje dag
4. Det är oftast främst svartvitt vilket är svårt på ögonen
5. Det krävs att ett beslut fattas om varje bit - verkligen tufft för personer som har svårt att fatta beslut.

Är det inte konstigt att det är ganska vanligt för människor att förhalta att organisera sina papper när det finns så många andra övertygande uppgifter att göra som är mycket mindre irriterande? Tyvärr kostar utgifterna för hantering av papper bara längre du vill, för när mängderna byggs upp minskar din lust att hantera det i lika stor utsträckning. Innan länge har du en pappersmardröm, en som orsakar all sorts dåliga känslor som ångest, depression, självtillfälle, ilska, irritation och utmattning.

Eftersom sortering och organisering av papper är en del av min vardagliga arbetserfarenhet har jag utvecklat några allmänna riktlinjer för hantering av papper som håller mig frisk och framåtriktad.

1. Börja aldrig med papper om inte det är det enda du måste organisera.

Om du börjar med papper kommer du att sluta. Du kommer att springa! Du kommer att shoppa, titta på TV, äta en tårta eller bestämma gräsmattan måste bara klippas just nu. Papper kommer att stänga ner dig. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Jag lärde mig att med början på papper är ett stort misstag den svåra vägen i mitt första år som arrangör. Jag tog en kunds ledning och började med papper. Halvvägs genom sessionen hade klienten astmaattack, sprang till badrummet och kastade upp. Läran jag tog från den dramatiska upplevelsen var att det inte är en bra organisationsstrategi att börja med papper!

Det enda sättet att effektivt hantera papper är att återställa det. Med andra ord, ta itu med det inte på huvudet. Ha en blast att utvärdera, sortera och rensa allt annat i ditt utrymme först. Då när rummet känns bra och allt som är kvar att göra är att sortera och rensa papper, hittar du papper lättare att hantera.

2. Börja aldrig med ett pappersark ovanpå en pappershögla.

Det är viktigt att du snabbt gör några synliga framsteg när du organiserar papper. Det bästa sättet att göra det är att kasta bort så mycket du kan så fort du kan. Därför måste du först bearbeta BIG CHUNKS av papper som tidningar, nyhetsbrev och papper staplade ihop. Du kommer att se dig själv som en succé när din pappershögla går ner snabbt och du kommer att vara motiverad för att fortsätta arbeta. Reklam

3. Förvara endast de papper som du brukar använda.

De flesta håller för mycket papper, antingen för att de inte vet vad de ska behålla, så de behåller allt för att det är säkert att göra, eller de skjuter upp beslut för rädsla att de kommer att göra ett misstag, vilket resulterar i att hålla fast vid stora volymer av värdelös papper. Många människor bromsar inte tillräckligt för att tänka på vilka papper de verkligen behöver behålla. Att hålla allt verkar som den bästa försäkringen mot att inte ha de papper de behöver vid en tidpunkt då de behöver dem. Men kan de hitta dem när de behöver dem? Ju mer papper du håller, desto mer arbete måste du göra för att hålla dem organiserade och tillgängliga!

Mitt råd är att reflektera tillbaka på din historia och kom ihåg de gånger när du behövde hämta papper. De typer av papper du behövde tidigare är de typer du sannolikt kommer att behöva i framtiden. Tiderna som kom tillbaka till mig mest levande var när jag köpte ett hus eller ansökte om ett lån. Håll bara de papper du kan använda vid ett senare tillfälle.

Fråga dig själv om du vill ha en viss typ av papper, “Hur ska jag använda det här?” Om du inte kan komma med ett tidigare minne om att använda den typen av papper eller du inte kan tänka dig ett sätt att du kan använda det i framtiden, pitcha det! Och fira! Du har bara gjort ditt liv enklare! Reklam

4. Gör papper lämna ditt utrymme varje dag.

Åttio till 90% av det papper som är arkiverat används aldrig igen. Att bli mer kräsna och engagerade i att rensa papper kommer att lätta din belastning och ge dig befogenhet. Var noga med att bearbeta mail varje dag, vilket betyder att du sorterar det, lägger upp det uppenbara skräppostet och avsiktligt lagrar papper som kräver ytterligare åtgärder eller arkivering på specifika platser där de lätt kan hämtas vid ett senare tillfälle. Om du tar regelbunden åtgärd för att rensa papper håller du dig i kraftpositionen i förhållande till papper. Att skjuta upp arbetet med papper är likat att man säger att papper ska gå och ta över. Vaksamhet med pappersspolning tar bara några minuter per dag och sparar timmar och timmar av ångest vid ett senare tillfälle.

Bild: Kozumel

Klicka här för att följa Lifehack på Twitter