GTD-ledare En livsupplevelse exklusiv intervju med David Allen och Mike Williams

Redaktörens anmärkning: Lifehack fick ett exklusivt tillfälle att prata med David Allen, grundare av David Allen Company, och bolagets nya vd, Mike Williams. När det nya året börjar, är det här en bra möjlighet att lära sig om GTD från mannen som skapade den och männen som planerar att flytta framåt här framåt. Njut av.

Lifehack: Vi har David Allen från David Allen Company här. Vad är din roll nu David - är du grundare, är du innovationschef eller ... ?

David Allen: Jag är chefsevangelist och visionär - det är nog min stora roll. Jag har fortfarande en hel del operativa ansvarsområden - särskilt när det gäller programutveckling, innehåll, QA och så vidare att jag fortfarande har händerna i. Men Mike Williams tar ganska mycket över det mesta av den operativa, strategiska och resursallokeringssidan av spelet.

LH: Och talar om vilken, den nya VD för David Allen Compan är också här, Mike Williams.

Mike Williams: Tack så mycket. Det är kul att vara här. Jag ser fram emot konversationen.

LH: Först får vi det här pressmeddelandet som visar att Mike Williams skulle bli VD för David Allen Company, och jag hade aldrig hört talas om mannen tidigare. David, vad drog du till Mike när det gäller att föra honom ombord som VD för David Allen Company och vad var processen för att föra honom in i fällan?

DA: Jo, det är en lång historia, jag ska försöka förkorta den och inte tråka dig för att tårar med all historia om detta. Men i princip för flera år sedan bestämde min fru Kathryn och jag att vi var på en gaffel på vägen där vi sa, “Titta, gör (vi) vill bara behålla den här personen och vara en källa till detta ... och kanske bygga ett samhälle, ett nätverkssamhälle eller ett nätverkssamhälle, har ingen organisation och försöker rulla det här än större än min egen personligt spel?” Och vi bestämde oss för att vi inte gjorde det. Pressen var stor, världen var bara vakna, boken (Getting Things Done) var på 30 språk, och världen var inte precis här vid vår dörr.

David Allen (Foto via David Allen Company)

Och du vet varför hålla den här otroliga metoden som verkar vara transformativ för alla som inte har socialt arbete, kön eller professionell bias alls - och är en global sak? Så vi sa, “Vi gör det,” och det började oss på vägen för att försöka hitta hur vi opererar detta, hur bygger vi ett företag för att i huvudsak distribuera denna pedagogiska modell och ha en affärsmodell samtidigt som den är livskraftig och kan expandera.

Men - lång historia kort - Jag bestämde mig för att jag behövde hitta ett sätt att strukturera organisationen eller bygga upp en process så att den kunde bli mer självhanterande och ta fram de slags människor som skulle vara intresserade av att köra detta och ta det på - för att jag verkligen inte skulle göra det själv. Vid en tidpunkt sa jag, se vem som skulle vara den perfekta personen för allt detta och jag hade bara Mike i mitt sinne.

Vi hade träffat, han hade varit en del av mitt nätverk men jag hade aldrig haft någon form av konversation - jag menar att killen var senior senior i GE. Så jag visste inte om den här killen någonsin skulle ha velat driva det här företaget. Så jag höjde bara en flagga och väntade på att se vad som skulle hända. Mike och jag spenderade lunch i maj i Boston och jag bara svävar tanken, “Hej, skulle du någonsin överväga ... ” Reklam

Och så hände det.

LH: Mike vad tog dig till idén att bli VD för David Allen Company? Är det annorlunda i termer av, exempelvis, att köra GE, vilket helt klart innebär en hel del tidsstyrning och projektledning? Vad drog du till hela denna nya aspekt av ditt liv?

MW: Jag tror att allt börjar tillbaka 2004 då jag blev utsatt för GTD-metoden. Och om jag kan peka på en bok som verkligen har förändrats och format mitt liv för bättre, är det den här metoden. Och det företag jag jobbade för växte upp och blev sedan förvärvat av General Electric senare. Så det har hjälpt mig både i det tidigare livet och sedan övergått till ett av världens största företag och tar sedan upp nya ansvarsområden inom det stora företaget.

Men ambitionerna med hänsyn till en persons karriär har många olika dimensioner. Jag har varit i vård IT-IT-rymden i över 23 år, i stor utsträckning inriktad på tjänstesidan av saker. Och under den tiden har jag jobbat i organisationsutvecklingsavdelningen. Jag har kört fyra olika typer av utbildningsföretag inom GE, och varit en del av serviceteam som verkligen försöker omvandla sjukvården.

Men när jag tänkte och vad GE lärde mig, började jag på ett visst sätt sparka min entreprenörsanda. Innan David till och med närmade sig mig gjorde jag min ideala scen och tänkte själv att det skulle vara roligt att få tillbaka ett mindre privat företag, helst under hundra personer som gjorde riktigt coolt arbete. Du vet, saker som är typ av att förändra sin del av världen och skulle anpassa sig till mitt värdesystem.

Så jag är ganska kritig “var försiktig med vad du frågar och vad du önskar dig för eftersom någon där ute i universum kan kalla din bluff”. Och det är precis vad som hände.

Den dagen jag visade upp och hade lunch med David och Kahtryn var ... Jag vet inte vad kollideringen av två ideella scener ser ut men det är nog den närmaste som jag någonsin varit. För här har vi ett privat företag - checka med hundra personer - kolla på riktigt coolt arbete (... arbete som verkligen hjälper människor eftersom det är en stor värdeinriktning för mig) - checka - har en bra produkt och ett bra varumärke - kontrollera. Då frågade jag mig själv om jag skulle älska att göra det här jobbet varje dag. Det var en “trippel check” för att jag var en sådan GTD-entusiast förut. Tänk dig att du vaknar varje dag och spelar utrymmet! Det är bara underbart.

Så verkligen anpassningen av möjligheten plus alla underbara saker som jag lärde mig vid GE i min karriär kan vara direkt tillämplig på denna nya möjlighet i detta nya spel som jag vill spela för de närmaste 20 till 30 åren i min karriär ... och har mycket roligt på det.

LH: David du och jag har haft det här samtalet innan vi pratade om hur januari - och korrigera mig om jag har fel - är mer en tid för reflektion och städning i stället för att bara börja helt nya saker. Vad är den enda sak som du rekommenderar människor gör för att förbereda sig för kanske en chans att anpassa sig som ni hade för det kommande året? Vi börjar med dig David.

DA: Du vet att jag ska bli en trasig rekord, men om du verkligen är redo att ta nästa kapitel är det första du behöver göra att börja uppmärksamma vad som har din uppmärksamhet och i grunden externisera allt detta och steg tillbaka och ta en titt. Du behöver en karta, i huvudsak. Få en karta över var du är, vad är sant, vad drar på dig, vad är det och så gott som du kan objektivera det. Reklam

Det finns två aspekter på det. En är en typ av bekräftelse och en färdighet - sitta ner och i slutet av året (och fråga) vad har vi åstadkommit? Vad är sant? Hur kan vi klappa oss i ryggen? Vad är problem vi har kommit fram till? Vad är nuvarande verklighetstillstånd där? Så det är de nuvarande realiteterna som ser bakåt i form av en historisk mening bara för att få slut på det, och att ta lite av ett steg utanför oss själva och se det. Och då finns det nuvarande verklighet, vad drar på oss vad som lockar oss, vad driver på oss, vad är det sant just nu? Var är den kreativa dissonansen och den nuvarande verkligheten ... i huvudsak ser det fram emot.

Så dessa polariteter kommer faktiskt samman med att göra en verklig aktuell externalisering av det och få den ur psyken i stället för att försöka hantera alla dessa faktorer. Jag menar att vi lever så komplicerade liv - det finns inget sätt på jorden att vi kan behålla allt som internaliseras och verkligen litar på vår bedömning om det. Så det är en del av GTD-metoden och en riktig kärna av den. Det heter “Ta det här ur huvudet så att det frigör flödet” i motsats till att vara en loggstopp.

LH: Mike, vad är dina tankar om detta?

MW: För mig handlar det om att frigöra utrymme och frigöra det utrymme för att låta ditt sinne vandra lite. Eftersom förmågan att se bakåt och se vad du uppnått, för att reflektera över vad som är typ av i ditt undermedvetna sinne och då skulle det andra vara att ha modet att faktiskt drömma. Det är roligt, jag har jobbat med många människor och när du ber dem att skriva ner ditt idealfall är det en av de muskler som inte har utövas så mycket.

Så en av de svala områdena där jag ofta tycker om att driva in i det här rummet naturligtvis, är bara att komma in i bilen och köra ner motorvägen i ungefär tre timmar, se vad som syns i ditt sinne och bara uppmärksamma vad som börjar komma framåt. Det är ofta när jag har intressanta tankar eller saker som slår på mig. Men jag tror att anledningen till det är att jag hittade ett utrymme för att ha det tänkande utrymme. Så om du vill gå in i det djupa reflekterande läget försöker du hitta det där du kan få det djupa tänkandeutrymmet, ha några verktyg där så att du kan samla vad som är tänkt, precis som det dyker upp och sedan ta det ur ditt sinne parkera det och kom tillbaka och titta på det och se vad det säger till dig.

LH: Förutom det ... David, är det här en årstid där det är lättare för människor att ta på sig förmodligen en av de hårdare komponenterna i GTD för människor att “skaffa sig”: Horizons of Focus? Är det årstiden när det är den bästa tiden - den mest kapabla att ta tag i dem och se fram emot - i motsats till att lägga in tid och bara fånga och fånga? Är det här en bra tid att titta på det och verkligen bli tydlig på vad vi letar efter på vägen?

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig

Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)

Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

DA: Åh visst. Du vet vilken typ av ikon som du kan använda eller någon form av metaforisk sorts sak som vi kan använda för att backa och säga, “Hej, du vet ... det är dags för ett nytt spel.” Det är därför som faktiskt reser (fungerar så mycket för detta).

Resor är en praktisk illusion att vi kan låtsas att vi kan visa upp en ny person på ett nytt sätt, jag menar att Mike är punkt och kör - får en liten vit linjefeber och kör bara. Få någonstans ny, ge dig själv chansen att komma ur den gamla konditioneringen och “samma gamla vanliga.” Så, självklart (denna årstid är a) bra tid att göra det. Du kan använda vårrengöring, du kan använda sommarsolståndet, du kan använda någonting ... något som ger dig en möjlighet att säga, “Låt oss blåsa en visselpipa,” och bara stoppa i spelet och gå tillbaka.

Allt som kan hjälpa dig att lyfta lite - det är bara en del av GTD-metoden är en vanlig reflektion och översynsmodalitet. Och det finns många olika horisonter att göra det i men det vet du, pojke vi alla kommer ner på ogräset och viks runt axeln är tätt som någonting. Och vi måste klara skogen istället för att bara krama träden. Inte hela tiden måste vi alla vara nere på den dagliga driften men pojken som kan bli riktigt gammal och trött om du inte lyfter upp dig igen. Så uppenbart nyår är en bra möjlighet att du vet att använda det för det ändamålet.

LH: Mike, det finns en intressant artikel av Cal Newport där han pratade om “postproduktivitetsera” och han pratade om hur vi blev besatta av de verktyg som måste användas för att bli produktiva i motsats till att de faktiskt är produktiva. Tror du att vi är på en punkt där verktygen nu ska kunna fungera synergistiskt mer med större allmänhet när det gäller att få saker gjort? Tycker du överens med det eller tycker du att det är en bra kombination av båda? Reklam

Mike Williams (Foto via Twitter)

MW: Jag tror att produktivitetssamtalet förmodligen hörs mer i området för tänkande mönsterbeteende, eftersom när man tittar på GTD är det verkligen neutralt för något speciellt verktyg. Och några av de mest sofistikerade människor gör faktiskt GTD på papper. Men vad som förändras inom dem är det tankemönster som de tar med sig till alla saker som kommer in i sina liv. Så den analogi jag älskar att använda är att jag tycker om GTD som en Star Wars slags sak. Det är en episk kamp mellan dig mot sakerna i ditt liv - och du har din lightsaber ut och om du kan skära ut sakerna i små bitar så äger du sakerna. Men om du låter saker fortsätta att växa kommer det att komma in och det kommer att överväldiga dig.

Det är den disciplinen - den sorten av Jedi-disciplinen - att kunna skära ut sakerna, tilldela ditt förhållande till det så att du kan styra det mot det som kontrollerar dig. Den typen saker överstiger ett visst verktyg. Vad du behöver göra är att hitta ett system som du litar på att sätta in dessa små bitar så att du kan stöta på dem där de är meningsfulla för dig och där de skapar mening för dig. Så det är de små ritualerna, de vanorna, de beteenden som behöver förändras. Om du hittar ett verktyg som passar dem, fantastiskt, det är en viktig del av systemet.

Så jag måste komma överens med premissen - låt oss överskrida verktyget, låt oss gå till tankemönstren och sedan gå tillbaka till de verktyg som tillhandahåller formen och systemet som fungerar för dig. Och det jag älskar om GTD är att människor kan vara på helt olika verktyg och vara väldigt mycket produktiva. Och det är inte verktyget, men det är mer av tänkande.

LH: Du tog upp en intressant punkt, och jag vill ta detta till David. Tror du att folk är på väg mot papper mer och mer på grund av det inflytande av information som kommer fram? Tycker du att papper är “gör en comeback”?

DA: Det gör faktiskt ett kommande framåt-. Det är en annan användning av den. Något av dessa saker kan komma i vägen och något av dessa saker kan fungera. Till Mikes punkt, trots att vi har introducerats till känslomässig intelligens och jag tror att vi måste förstå värdet av det, måste vi flytta in i mental intelligens. Människor använder fortfarande sin psyke för att fånga alla slags saker och för att undvika beslut och det blir den här stora loggen sylt, denna enorma förstoppning på psyken och det kan absolut inte utstå med världen som vi är i.

Vad vi måste göra är att vi måste kunna externisera den här fångsten så att den inte slår runt psyken och sedan också fatta beslut om de saker som vi har tillåtit komma till våra tio hektar som vi har tagit. Att hela processen att fånga och sedan fatta beslut är verkligen avgörande för att få den ut ur psyken - tillbaka till Mikaels punkt - så att den frigör intuitiv intelligens för att kunna använda den för vad den behöver vara, i motsats till bara verkligt logga fast i form av kreativt flöde. Så där vi kommer till är att förstå nödvändigheten för kreativt flöde, nödvändigheten att kunna hantera alla dessa saker med lämpliga platshållare. Så förstå hur man hanterar papper och Evernote eller Outlook eller vad som helst, alla dessa verktyg är det som bara blir potentiellt mycket värdefulla platshållare för detta.

Men igen är det tillbaka till tankeprocessen att vi en gång gör det, något av dessa saker fungerar. Jag tycker också att det finns en anledning att du börjar se papper som ett sätt att återspegla ett större sammanhang och relationer mellan saker än det är på datorn. Det är fortfarande svårt att vända sidor på datorn och se dem i ditt ansikte som de kan på en pappersplanerare. Vi kommer dit - och det går den riktningen - men jag tror att det går framåt med att förstå ett nytt sätt att använda dessa verktyg och varför dessa verktyg är så värdefulla.

Därför slog GTD en sådan nerv i tekniken. Det var för att plötsligt det fanns ett sätt som var ett icke-tekniskt medel som faktiskt turboladdade alla svala redskap och gav dem ett sätt att faktiskt använda vad de redan använde och gillade att använda. Men nu gav de dem ett sätt att använda det på ett sådant sätt att det bara tog av sig som galen. Så det är sant med papper och med högteknologiska saker.

LH: Mike, vad tycker du om termen “Lifehack”, “Lifehacker” och alla “lifehackery” grejer? Tror du att vi förvirrar sunt förnuft med livshackar? Eller tycker du att det är mer av en anomali när det händer?

MW: Jag älskar absolut termen livshack eftersom det jag uttrycker för mig är experimentens anda i strävan efter vad som fungerar för mig i mitt liv, vad är sant. Och jag älskar bara tanken på att komma dit ute, sätta saker i spel, experimentera, testa din hypotes och se om den resonerar med dig. Så liv hacka dig igenom livet ... Jag tror att det kallas liv. Jag tycker att det är absolut nödvändigt. Det gör det till ett mycket intressant och kreativt spel när du gör något sånt. Reklam

LH: David, hur är det med dig själv?

DA: Jag instämmer helt. Jag tror att du vet hela livet är ett hack. Precis som jag vaknade - jag föddes - frågade mig själv, “Hur mycket lättare kan jag göra detta?” Allt de gjorde var bara ett namn på vad jag alltid gjort så långt jag kan minnas.

Folk har alltid sagt att (jag har) alltid varit organiserad; Det är ett slags missuppfattning att GTD verkligen handlar om organisation. Men jag har alltid (försökt att räkna ut) hur mycket lättare jag kan få härifrån. Jag tänker alltid på det sättet. Någon lägger bara ett namn på den.

LH: Jag delar vad min önskelista är för 2012. Min önskelista för 2012 är en återkomst av GTD-toppmötet. Mike, hur är det med dig själv?

MW: Pojke, det är en stor fråga. Så du vet att min önskan 2012 för GTD är en expansion av samhället. GTD-toppmötet skulle vara en del av det och nå ut genom vår online-närvaro genom GTD Connect och även under 2012 kommer vi att expandera internationellt. Så alla kombinationer är lika med liv som påverkas och liv berörs av vår metodik och du vet att vi bär den förutsättningen att när någon engagerar sig i oss i denna metod att deras liv ska förändras på ett positivt sätt. Och om vi ändrar någons liv på ett positivt sätt är det en mycket kraftfull plats att spela.

Det skulle vara en stor avsikt att jag fortsätter. Likaså bor min familj för närvarande i Burlington Vermont och vi flyttar till Ojai, Kalifornien. Så att göra en framgångsrik övergång för min familj är något som definitivt har min uppmärksamhet för 2012.

LH: David, hur är det med dig själv?

DA: Du vet att du bara sänker barriären för inträde globalt för GTD, för att få människor att lockas till det, för att ta reda på vad det är och att tillåta oss att kunna bygga en elegant väg och ett erkännande av detta som en livslång och livslängd sak att spela med och spela in. Jag ser på det nu som en kampsport. För fyrtiofemtio år sedan vet väldigt få personer ens vad de var. Och de har spridit sig runt om i världen och det överskred inte det. Det var en fortfarande en mycket sofistikerad, mycket kraftfull sak att göra och ändå tog den sig av viralt runt om i världen. Och jag ser att GTD är samma sak.

Det är vad jag skulle älska att se. Att hitta bra sätt att få mycket fler människor att engagera, och sedan bygga motorvägen där ute för att människor ska stanna ombord. Fortsätt bara ta detta och vara stödjande och utveckla detta och stödja varandra som ett globalt samhälle.

LH: David och Mike, jag skulle vilja tacka er båda för att ta dig tid att prata med mig för Stepcase Lifehack.

DA: Vårt nöje.

MW: Ja, tack så mycket - och tack alla på Lifehack också. Du gör bra jobb.