Hantering Hastighet på jobbet utan e-post

Fånga ögonblicket med sunnyUK på flickr

Just den andra dagen kallades en medarbetare av en annan medarbetare att de “svarade inte tillräckligt snabbt på deras email.” Denna kommentar gjordes även när vårt företag använder en mängd olika sätt att kontakta varandra omedelbart.

Frågan som diskuterades var brådskande och måste hanteras den dagen, men den anklagande parten hanterade inte på något sätt arbetet som brådskande. Av någon anledning förväntade de sig ett omedelbart svar via e-post, även om e-post inte är ett “omedelbart svar” typ av verktyg. Och uppriktigt sagt bör det aldrig anses vara en speciellt med de typer av teknik vi har till vårt förfogande.

E-post som post

Det sätt som jag och många andra behandlar e-post är som en post. Vi sitter inte framför vår brevlåda hela dagen och väntar på att det ska sättas in i det, bara för att ta det ut, skapa ett svar, lägga det i ett kuvert, stämpel och skicka det av. Det skulle vara löjligt, eller hur? Så varför ska vi förväntas hantera e-post på så sätt?

Problemet är att de flesta människor behandlar e-post på så sätt. Reklam

Det var inte förrän jag introducerades till GTD-ekosystemet som jag hittade tankar på e-post som Merlin Mann eller till och med Leo Babauta. Dessa killar såg e-post som mail, något som staplar upp hela vår dag och sedan bearbetar vi det. Vi fattar då beslut om vad vi ska göra med detta inkommande brev. svara på det, göra det till en referensmaterial, skräp det osv. När jag förstått det här sättet att tänka mig, var e-post inte ett verktyg för omedelbar respons typ längre. Detta höll mig ur inkorgen och fick mig att bli mer klar och hantera brådskande problem på rätt sätt.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Hur man går tillbaka till skolan vid 30 möjliga (och meningsfulla)

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Vad sägs om omedelbara problem?

Jag hör det här mycket där jag jobbar:

“Det är mitt jobb att svara på e-post.”

Vilket sorgligt tillstånd en professionell email responder. Egentligen skulle jag säga att de flesta som säger att det verkligen innebär att deras jobb är att hantera omedelbara problem i sin verksamhet. det händer bara att många fortfarande behandlar e-post som en omedelbar respons typ av kommunikation. Reklam

Jag vet att vi produktivitetsnördar inte kan flytta den oövervinnliga kraften av överanvändning av e-post, men vi kan föra några alternativ till bordet att de som drabbats av omedelbar e-poståtgärd kan försöka anställa.

Sätten att hantera brådskande utan e-post

Här är några sätt att du kan hjälpa dig själv och eventuellt andra i ditt företag hantera brådskande frågor utan att använda ett hav av e-post. Dessa kan verka döda självklara, men du kommer bli mycket förvånad över hur lite de används för brådskande problem:

1. Använd IM

Oavsett vad någon säger, IM är inte bara ett sätt att chatta med dina vänner på jobbet (även om det kan vara en extra fördel). IM står för snabbmeddelanden och det är precis vad det ska användas till; få tag på någon direkt.

Om ditt företag inte använder snabbmeddelanden, särskilt i ett företag där problem med kunder är av yttersta vikt, kanske du vill försöka prata med dina högre uppdrag och sätta den på plats. IM på jobbet har sparat massor av tid och många e-postmeddelanden förbises. Reklam

2. Använd telefonen

En telefon? Vad i helvete är det? Det är det som är dammigt, sitter på hörnet på ditt skrivbord, och används kanske en gång om dagen. Faktum är att telefonen är det bästa verktyget för att få saker gjort snabbt över räckhåll.

Ja, kanske du kan skriva 160 ord per minut, men du kan inte förklara problem via IM eller e-post som du kan verbalt. Om något är super viktigt och behöver göra ASAP, är telefonen och nästa medium de bästa verktygen att använda.

3. Kom och se mig

Om du är över kontoret och du behöver något gjort nu, så gå och se personen som behöver få det gjort. Du kanske vill ringa eller prata dem först för att se till att de är tillgängliga, men om problemet är bråttom så är det helt bra att bara gå och se dem. Återigen är det bästa sättet att hantera brådskande situationer när man talar med någon muntligt.

Vad kommer härnäst?

En av de svåraste sakerna du måste göra för att komma ut ur “lever i din mailinbox mentalitet”, speciellt för stora företag, försöker att ändra medarbetarnas syn på hur man hanterar brådskande problem. Det bästa sättet att börja är att berätta för dem att du bara checkar e-post ett visst antal gånger om dagen (precis som Mr. Vardy med sin 3 gånger om dagen regel) och om de behöver något omedelbart, då kan de antingen prata med dig, ringa , eller sluta över. Reklam

Du kan komma till en fråga som verkligen inte är brådskande och din kollega tror att det är, men vanligtvis om du lägger ut en grund för att e-post inte är det bästa sättet att få något gjort snabbt, kommer de att respektera din aveny för att få brådskande saker Gjort.

Om du arbetar med ett gäng människor, hur hanterar du brådskande frågor?