Har du fallit i Upptagen fälla? Här är din väg ut

Finner du dig hela tiden upptagen? Eller kanske du känner att du har för mycket på din tallrik? Kanske har du en att göra-lista utan slut i sikte, eller många ansvar att jonglera på daglig basis på jobbet. När du kommer hem har du hushållsansvar att ta hand om, och det verkar bara som att du aldrig har mycket tid för en andning.

Att vara upptagen är bra, det är bättre än att inte ha något att göra och släppa bort tid. Men vad många människor inte inser är att vara upptagen betyder inte alltid att du är produktiv. Ju mer tid du tar för att slutföra något, motsvarar inte mer framgång. Många människor hamnar i den här fällan när de packar sin dag med uppgifter och ärenden som ibland kan producera lite resultat eller utmatning för den ansträngning som de har satt i.

Till exempel, låt oss säga att din tvättmaskin hemma bröt ner och du måste fixa den. I stället för att ringa hantlangaren att komma, bestämmer din man att han ska fixa maskinen. Han slutar att spendera en halv dag och räkna ut maskinen. Han måste dock göra en resa till verktygsbutiken för att köpa några extra verktyg och delar till maskinen. Om du nu hade ringt till den praktiska mannen skulle det troligen ha tagit handyman mycket mindre tid, och han skulle ha alla nödvändiga verktyg och delar redan, för det är hans jobb. Så i detta fall var din mans tid och ansträngning värt det? Åh, och för att han tog halva dagen på att fixa maskinen, var du nu tvungen att ta över sina uppgifter att släppa ungarna i fotboll och simma träning.

Vi behöver inte vara så upptagen

Jag hoppas att du skulle hålla med om att det skulle ha varit idealiskt att delegera denna uppgift till handyman. Det skulle ha sparat dig tid och ansträngning, så att du och din man kunde fokusera på att göra andra saker som var viktigare för dig, som att vara där för dina barn eller spendera tid med varandra. Detta är bara ett exempel på hur vi ofta ställer oss på oss själva utan att vi ens inser det.

Men jag ska visa dig hur du kan få kvalitetstid från externa källor. Oavsett stora mål eller ambitioner du kan ha är det normalt att de involverar mycket mer tid än vad du förväntar dig först. Jag pratar om saker som att starta ett nytt företag, byta karriärer, kanske till och med flytta till en ny stad. Nya utmaningar involverar ofta saker som ligger utanför vår erfarenhet och kompetens, så att täcka alla baser oss själva är ibland inte genomförbart eftersom det tar för mycket tid att lära sig och göra allt. Reklam

Du är bara en person

I slutet av dagen är du bara en person, och du har en begränsad tid. Så måste du göra saker som är meningsfulla för dig. Medan ett övergripande mål kan vara meningsfullt, kan inte alla de milstolpar som behövs för att komma dit vara meningsfulla. Eftersom vi alla har våra styrkor och svagheter, gillar och ogillar, kommer inte alla uppdrag att vara roliga eller alla roliga och spel. Vissa kräver helt enkelt ren viljestyrka och disciplin att slita igenom. Och det är där dDelegering kommer in.

Vad är delegation?

Du kan höra denna term mycket i affärs- eller företagsvärlden; Det är ett effektivt sätt för chefer att distribuera (eller ibland undvika!) arbete. Men det är inte det jag refererar till. Istället betyder delegering utnyttja tiden från en extern källa för att ge dig möjligheter att öka din kvalitetstid. Med extern källa menar vi helt enkelt att det inte är din egen tid som du spenderar.

Vad ska du delegera?

Att delegera effektivt måste ske med avsiktlig avsikt. Så målet med delegationen är att skapa mer kvalitetstid för dig själv. Det finns 3 typer av uppgifter som du generellt ska delegera, kallad Delegationstriangel.

Den första är uppgifter du tycker inte om att göra. Det här är saker som du vet hur man gör, men tycker inte om det. För det andra är uppgifter du borde inte göra. Det här är saker du vet hur man gör och kan till och med njuta av, men kanske inte är den bästa användningen av din tid. För det tredje är uppgifter du kan inte göra. Det här är saker som behöver göra, men du har inte färdigheter eller expertis att följa med dem just nu.

Ta en titt på dina dagliga uppgifter och ansvarsområden, och se om du kan passa dem under dessa 3 kategorier. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur att vara lycklig ensam och njut av livet

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Fallgropar av delegationen

Med Delegation Triangle kan du bestämma vilka uppgifter som är värda att delegera. I teorin kan det vara lätt att sortera åtgärder vid första anblicken; men ofta är det faktiskt svårare än du tror!

Ett sådant exempel är avleda tid på uppgifter som du inte borde göra. Låt oss gå tillbaka till tvättmaskinens exempel. Din man bestämmer sig för att fixa det på egen hand istället för att bara få en expert att fixa det. Varför? Eftersom det är nog en utmaning han njuter av, och det är en prestation som skulle ge honom tillfredsställelse. Om värdet av uppgiften är för låg bör du dock delegera den till andra.

Ibland kanske du måste ha ett större mål i åtanke offra några åtgärder i gengäld för att göra framsteg. Tänk alltid på den större bilden! En sak som kan hjälpa dig att undvika denna fallgrop är att hålla dina tidsfrister i åtanke när du ställer in milstolpar för ett projekt eller en uppgift.

Deadlines är ett engagemang för dig själv, och varje tid är värdefull. Så om en aktivitet du fokuserar på tar tid bort från framsteg mot ditt mål, kan det vara dags att släppa av det för nu. Du kan alltid bestämma dig för att hämta den igen senare.

Då finns det den andra extremen av delegationen. Och det är då du börjar delegera allt du inte tycker om att göra med externa källor. Ibland är det frestande att missbruka delegation och få utföra outsourcing allt på din “gillar inte att göra” lista. Reklam

Vissa människor är för picky på vad de ska göra. Men ibland, om du inte gillar att göra det men du är den enda som kan göra det, behöver du fortfarande slutföra jobbet. I slutet av dagen tar det din egen hårt arbete och ansträngning för att uppnå framgång du vilja.

Så om du upptäcker att du ständigt löper in i det här problemet med överdelegering, kan det vara dags att omvärdera din motivation eller anledning att göra vad det än är som du gör.

Fråga dig själv, “Bidrar denna uppgift till ett meningsfullt mål som jag vill uppnå?” och “Vilken typ av framsteg gör jag varje gång jag utför uppgiften själv?” Om uppgiften är meningsfull och skapar framsteg, då är nästa steg att ställa frågor som kan hjälpa dig att skapa handlingar.

Vilka hinder leder dig till att undvika denna uppgift? Är det på grund av lågt förtroende för din förmåga? Tycker du att någon annan kan göra ett bättre jobb? Är det din fokusnivå? Eller finns det en alternativ åtgärd du kan ta som kan ge samma resultat?

Vidta åtgärder nu

Ta en titt på dina nuvarande uppgifter eller aktiviteter som du har planerat denna vecka. Vilka uppgifter är möjliga kandidater som faller under delegationstriangeln? Finns det några som faller under ovan nämnda fallgropar? Vilka uppgifter kan du omedelbart identifiera som ska delegeras ut just nu? Reklam

Jag hoppas att denna övning hjälper dig att bestämma dina uppgifter och ansvarsområden lite och låter dig se hur mycket mer tid du kan spara för viktigare saker. Men det här är inte slutet på delegationen. När du har sorterat ut de uppgifter som kan delegeras är nästa steg att avgöra vem det ska delegeras till. Förutom personer som dina medarbetare, eller make / familjemedlemmar, visste du att det finns en helt delegerande bransch där ute?

Alla dessa tekniker är bara en del av våra 7 Cornerstone Skills. Om du är villig att ta reda på hur du kan bestämma vem som är bäst lämpad att göra dina delegerade uppgifter, läs mer om vår ultimata lösning här!

Vi hjälper dig att upptäcka många fler färdigheter som ökar din produktivitet i språng!

Utvalda fotokredit: rawpixel via unsplash.com