Hur inte att falla i ett produktivitetshål

  • Piers Henderson
  • 0
  • 2412
  • 135

Ugh ... så jag sitter här igen och spenderar söndagseftermiddagen på att försöka sortera ut min produktivitet - så tror jag - genom att titta igenom ännu en to-do-lista, försöker få förståelse för det nyaste “magi” arbetshanteringsapp, och övergripande undrar varför kan jag inte bara få mitt jobb gjort.

Till exempel är det svårt för mig att föreställa mig att en frisör går till jobbet varje dag och undrar hur man bygger sin att göra-lista på ett sätt som inte skulle göra dem galen den andra de ger en blick. Eller en busschaufför försöker sortera ut sina rutter genom en bit av projektledningsprogram. Det låter bara galen.

Så varför gör det produktivitet verkar bara vara problemet med människor vars jobb är gjort övervägande på en dator ?! Jag menar, är det något fel med oss? Behöver vi verkligen fem olika verktyg bara för att hantera våra att göra-listor?

Är vi alla i ett produktivitetshål av något slag?

Vi är kanske, tyvärr, men låt mig berätta precis vad jag menar här .

Kort sagt, du är i ett produktivitetshål om du ständigt spenderar mer och mer tid på att hantera din produktivitet själv och försumma de saker som verkligen behöver göras under hela din dag - ditt verkliga jobb.

Låter som du?

Oroa dig dock inte. Detta kan fixas. Reklam

Som alltid är det första steget att förstå problemet, ta lite ärlig självreflektionstid och ta reda på om du lider av det.

Återigen börjar problemen vanligtvis när vi lägger för mycket av vår tid på att hantera vår produktivitetsinstallation (olika verktyg och metoder) och på grund av detta förutser vi det faktiska arbetet som behöver göras.

Därför är den bästa utgångspunkten att gå igenom din genomsnittliga dag och uppmärksamma hur du spenderar den.

I allmänhet är en hälsosam vana att starta dagen med någon form av granskning - kontrollera de uppgifter du hanterade föregående dag och sammanställa den slutliga listan över saker du behöver göra idag. Men det borde inte ta dig mer än 10-15 minuter. Därefter bör du inte längre fokusera dina insatser på mikrohantering och ifrågasätta ditt arbete.

Låt oss betona den sista delen. Att fråga vårt arbete är ett mycket vanligt problem. Så här spelar det ut. Du börjar dagen genom att granska din plan, välja dina uppgifter och sedan börja arbeta. Men efter en timme eller två kommer du tillbaka till planen och börjar ifrågasätta om vissa uppgifter verkligen borde vara på din lista. Så du gör några inställningar och går tillbaka till jobbet. Efter några timmar upprepar historien sig själv.

Detta är inte bra. Och en sådan vana dödar verkligen din produktivitet. Det är mycket effektivare att bara ställa upp uppgifterna varje dag och sedan utföra dem genom resten av dagen, ifrågasätta ingenting.

Så här kan du tänka på det här för att underlätta det. På morgonen är du VD. Du fattar besluten och planerar saker ut. Men rätt Därefter går du in i ett arbetarläge. I det läget har du ingen beslutskraft, du kan bara hantera det arbete som planerats på morgonen. Reklam

Fortsätt, ge det ett skott, jag lovar att det fungerar som gangbusters.

Förenkla produktivitetsverktyget

Vi är ofta frestade att ständigt arbeta för att förbättra produktiviteten genom att införa fler och fler produktivitetsverktyg eller appar. Jag menar att det finns något nytt som släpps bokstavligen varje vecka, och det är lovat att vara den magiska kulupplösningen varje gång.

Så vi hoppar naturligtvis in, börjar testa verktyget, spendera en vecka med det, bara för att överge det nästa vecka och börja experimentera med något annat.

Medan jag kämpar med det här lika mycket som du är, finner jag att det är mycket lättare att hantera detta problem när jag kommer ihåg dessa kloka ord:

“Perfekt är fienden av gott.” -Voltaire

Så här tänker du på det här i förhållande till det vi diskuterar här. Om någon lösning fungerar bra för dig och det gör dig produktiv, gå inte ur vägen för att hitta en ersättare.

I mitt fall är till exempel bruk av vanliga pappersräkningar för mina att göra listor kung. Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig
Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)
25 Bäst självförbättringsböcker för att läsa ingen fråga hur gammal du är
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Låt oss nu vända den här på huvudet och prata om när det är okej att introducera nya lösningar ...

Gör inte det arbete du inte behöver göra

Förutom att du ständigt ifrågasätter dig själv, går fram och tillbaka mellan arbete och planering och experimenterar med alltför många produktivitetsverktyg gör ett annat mycket populärt problem saker som du helt enkelt inte behöver göra. Antingen för att de kan hoppas över helt eller delvis, eftersom någon annan eller något annat kan hantera dem mycket mer effektivt än du.

Jag kommer att ge dig några exempel på ett ögonblick, men det som är viktigt här är inte nödvändigtvis de specifika exemplen, men huvudidén övergripande - idén att söka efter verktyg och lösningar som kan göra tidigare tidskrävande uppgifter mindre tidskrävande.

Så det första exemplet är pitching kunder och skickar förslag till dem. Om du är egenföretagare eller arbetar i en avdelning i ditt företag som innebär klientutlåtande, kommer du att spendera mycket tid på att hantera saker, gå igenom e-postmeddelanden, dubbelkontrollera om du kanske har missat något och så vidare.

Detta är inte produktivt. Vad du borde göra istället är fokus på kärnan i uppgiften - de saker som är väldigt viktiga. När vi pratar pitching kunder är det viktigt att hitta rätt potentiell klient och erbjuda dem någonting som sannolikt kommer att hjälpa dem. Att hantera tonhöjden själv är inte något som borde vara på din tallrik om du vill vara produktiv.

Ett verktyg som Bidsketch kan hjälpa dig med den här typen av saker och hantera hanteringsdelen helt. Det skickar ditt förslag ut, spårar det och till och med meddelar dig om klienten såg den. Som ett resultat kommer du att kunna fokusera bara på att göra kärnan i ditt arbete.

Fortsätt till nästa exempel - sälja produkter eller tjänster online. Normalt kräver det här mycket arbete för att hantera de tekniska grejerna. Om du har en egen nätbutik byggd, vilket är hur många små företag som arbetar, måste du ständigt hantera det och se till att alla tekniska detaljer fungerar korrekt. Reklam

Men det här är slöseri med din värdefulla tid. Med ett verktyg som Shopify kan du bygga en kundanpassad butik på några minuter och sedan låta Shopify hantera tunga lyft, så du kan fokusera på faktiskt försäljning, snarare än på hantera försäljningen.

Slutligen är det sista exemplet jag har för dig att hantera dina data - filerna på din bärbara dator, skrivbordet eller din mobil och se till att allt är säkert och säkerhetskopierat. För många år sedan gjordes det via USB-pennstationer, men idag har vi Dropbox, Box, SugarSync och många fler. Alla dessa verktyg har byggts för att se till att dina filer är säkra så att du inte behöver aktivt säkerhetskopiera dem.

Exemplen är mycket, så det jag vill att du ska ta ut av detta är följande process. Det är tänkt att identifiera produktivitetshålen i dina att-göra-listor och hjälpa dig att fixa dem:

  1. Titta igenom de uppgifter du tar hand om och välj dem som konsumerar mest av din tid.
  2. Nämn kärnan (viktigaste) aktiviteterna som en del av dessa uppgifter. Till exempel, som jag sa med pitching kunder, är kärnaktiviteten att hitta rätt kunder och erbjuda dem rätt lösning.
  3. Lista alla sidaktiviteter som krävs för att hantera dessa uppgifter (men är inte kärnan). Återigen, för att pitching klienter till exempel, skickar det platser, förslag, spårning svar, och så vidare.
  4. Försök hitta ett verktyg som optimerar dessa aktiviteter utan kärna för dig.

Jag garanterar att om du gör det för bara de tre bästa av dina mest tidskrävande uppgifter kommer du att se stora förbättringar i produktiviteten. Och om du kombinerar det med den första tekniken jag delade här - att vara en VD på morgonen och en arbetare under resten av dagen - kommer du att multiplicera dina resultat för gott.

Vad tycker du om detta? Är du i ett produktivitetshål just nu som du föredrar att komma ifrån?




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.