Hur framgångsrika personer hanterar e-post effektivt

E-post. De verkar aldrig sluta, och det är lätt att bli begravd i dem. Men det finns några människor där ute som har sina inkorgar under kontroll, oavsett vad. Deras hemlighet? De har behärskat sju nyckelfärdigheter för att effektivt hantera sin dagliga e-mailvatten och få mer gjort.

Här är en inblick i hur framgångsrika människor hanterar e-post effektivt: Reklam

De avsätter tid varje dag för att hantera e-post.

Välj flera fönster av tid varje dag för att ta itu med din inkorg och fokusera på svar. Beroende på deras jobb tar vissa proffs fem minuter högst upp på varje timme för att ta itu med sina meddelanden eller lägga till tid varje morgon och eftermiddag för att hantera sina e-postmeddelanden. Blockera tid på din elektroniska kalender för att hantera e-post varje dag så att möten eller andra distraheringar håller dig borta från att hantera ditt e-postmeddelande. Genom att göra tid på sin dagliga kalender för att hantera e-post, ökar de sin totala produktivitet eftersom de inte oroar sig för det medan de skriver den stora rapporten.

De prioriterar svaren.

Ta en snabb titt på din inkorg och några meddelanden hoppar bara naturligt på dig: e-postmeddelanden från din chef, en nyckelkund eller försäljningsutsikter. Öppna dem och svara genast; Rör vid det en gång och gör det. Vänta på mer tid på dagen för att läsa e-postmeddelandena från dina favorithandlare. Reklam

De använder vanliga svar.

Beroende på ditt jobb kan det finnas nyckelord, ofta använda uttalanden och fraser. Formatera dem och anslut dem i dina e-postmeddelanden; det kommer att spara tid. Om du till exempel får många förslag som en del av ditt jobb kan du skapa ett meddelande så här: “Tack för att du har kontaktat mig och skickat ditt förslag. Jag ska titta på det och komma tillbaka till dig så fort jag kan.” Om du använder det här standardsvaret sänker du hur mycket tid som spenderas på e-post.

De syftar till att svara inom 24 timmar.

Det kan låta enkelt, men när fler e-postmeddelanden kommer in, får meddelanden skjutas ner och kan lätt glömmas bort. Gör det till ett mål att svara inom en arbetsdag till alla meddelanden som kommer in. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

De svarar inte på alla e-postmeddelanden.

Ja, du läste det korrekt. Inte varje e-post behöver ett svar. Om e-postmeddelandet bara är informativt och inte kräver något svar, skicka inte ett. Eller om du är en av de personer som känner att de måste svara, skicka ett svar med en mening, till exempel “Tack. Jag fick e-postmeddelandet.”

De tar bort sig från onödiga abonnemangslistor.

Verkligen effektiva e-post chefer registrerar inte för dagliga nyhetsbrev, blogguppdateringar och varningar på sina sociala medier konton. De använder andra verktyg, till exempel RSS-flöden eller en bloggläsare, för att hålla reda på deras favoritbloggar och informationskällor. Och hur är det med e-post från återförsäljare som pluggar sina varor? Använd ett separat e-postmeddelande för att hantera alla dessa förfrågningar och bläddra igenom när du har tid. På det sättet kommer du inte att distraheras av den senaste försäljningen i din favoritbutik när du ska svara på en begäran från din chef. Reklam

De lämnar e-postmeddelanden med länkar till artiklar och videoklipp för senare.

Dessa e-postmeddelanden brukar ta mer tid och skickas ofta till din information (eller underhållning). Spara lite tid varje dag - kanske på mid-afternoon när du letar efter en liten paus - att klicka på dessa e-postmeddelanden och läsa artiklarna eller titta på videoklippen. När du är klar med visning kan du svara på avsändaren om det behövs eller bara klicka på radera.

Genom att följa dessa enkla steg kan du hantera e-post effektivt och spendera mer tid fokuserad på att få ditt arbete gjort.