Hur man skapar en hempersonalmapp - och varför stör

Håller du kopior av dina journaler? Vad sägs om din avkastning? De flesta gör det, eftersom informationen i dessa dokument är tillräckligt viktig att det inte spelar någon roll om din läkare eller IRS har en kopia - du vill också ha en kopia. Detsamma gäller för en mängd olika arbetsdokument som många människor håller på kontoret, om de håller dem alls. Men det finns många argument mot att hålla din personalinformation på jobbet. I stället är det värt att överväga att behålla kopior hemma och skapa en hempersonalmapp.

Det finns många anledningar som du kan behöva för att kontrollera dina kopior av din sysselsättningsinformation, även när du inte är på jobbet: om du är ute med influensa, kommer det här notismet om sjukskrivning inte att göra dig mycket bra i din kontor. Detsamma gäller om du får ett bättre erbjudande och du vill kontrollera ditt nuvarande kontrakt. Och om det värsta händer och du förlorar ditt jobb, kanske du inte kan få kopior av alla filer kvar i skrivbordet. Reklam

Dokument som hör hemma i din hempersonalmapp

Anställningskontrakt: Även om inte alla arbetsgivare kräver skriftliga avtal, gör många. De kan vara formen av formella anbud, anteckningsbrev eller andra handlingar - men oavsett vilken form det tar, borde du ha en kopia hemma. Medan många människor känner sig bekväma strimlar sina kontrakt så snart deras anställning slutar, är det värt att hålla kontraktet runt ganska länge. I det lägsta bör du hålla ett avtal genom att några klausuler löper ut (dvs. konkurrensbestämmelser), även om det i de flesta fall är rimligt att hålla kopior av dina kontrakt på obestämd tid.

Fördelar: Från din parkeringsplats till din tandvårdsförsäkring är ditt förmånspaket fullt av viktig information. Eftersom dina förmåner tekniskt utgör en del av din ersättning, är det värt att behålla en kopia till hands - och se till att du fullt ut utnyttjar vad din arbetsgivare erbjuder dig. Dessutom, eftersom dina förmåner kan påverka ditt hemliv - sjukförsäkring, någon? Att kunna konsultera den informationen hemma kan vara avgörande.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Prestationsbedömningar: Prestationsbedömningar är i teorin din arbetsgivares sätt att berätta var du gör ett bra jobb och var du kan förbättra. I verkligheten behandlar de flesta företag prestationsrecensioner som ett enkelt sätt att bestämma kampanjer och höjningar. Att hålla reda på sådan information kan hjälpa dig att hitta en möjlighet eller två med din arbetsgivare. Reklam

Lönelistor: Om sakerna går söderut i ditt företag och du befinner dig i en position att ansöka om arbetslöshetsförsäkring, kommer du sannolikt att bli ombedd för vissa löneposter. Om det finns ett problem med att bearbeta ditt anspråk kan du bli ombedd att dokumentera flera år. De vill också ha åtminstone några av dina skatteuppgifter - i USA kräver de flesta stater åtminstone en kopia av din W-2-blankett. Kraven kan skilja sig dramatiskt i andra länder.

Uppdateringar: Alla de memorandum och uppdateringar som skickas över kontoret om din sjukförsäkring, rapporteringstider och allt annat som din handledare eller personalchef uppträder, verkar som en stor pappersfodral. Men ett överraskande antal är värda att hålla, åtminstone på kort sikt. Det kräver diskretion att bestämma vilka uppdateringar som är värda att fylla på, men i allmänhet de som påverkar antingen din ersättning eller ditt ansvar är värda att hålla.

Jobbbeskrivning: Din arbetsbeskrivning kan ändras under din tid med din arbetsgivare, men det är viktigt att du håller en kopia av varje version. Det är inte så att du kan argumentera för att göra en uppgift bara för att den inte finns i din arbetsbeskrivning - men om du rutinmässigt tar hand om uppgifter över din löneklass, kan det hända att du får en kopia av din arbetsbeskrivning till din handledare. höja. Om det är möjligt är det värt att behålla en kopia av ditt CV vid den tidpunkt då du mottar varje arbetsbeskrivning så att du kan visa din utveckling i form av kompetens och erfarenhet. Reklam

Dokumentation av problem: Det finns problem i varje kontorsituation, och vissa av dem kan kräva dokumentation. Om en medarbetare till exempel uppför sig olämpligt kan du känna behovet av att hålla reda på problemet. Håll en kopia av den inspelningen hemma - i vissa fall kan det vara värt att behålla den enda kopian hemma. Sådana register kan faktiskt orsaka problem om de hittas ligger runt kontoret.

Din faktiska personalrekord: På de flesta ställen har du en laglig rätt att ta en titt på din personalrekord när du bryr dig om att marschera ner till personalavdelningen. Du kan överväga att fråga om att göra just det - rama din fråga på ett sätt som inte kommer att leda dem till att filma dig på baksidan av lådan när du är klar, men.

Håller koll på allt pappersarbete

Alla dessa poster kan lägga till en fin pappersbunke. Helst går du ut och köper ett gäng mappar och ett arkivskåp - men det kanske inte är ett realistiskt alternativ. I stället fungerar något snyggt organisationssystem som gör det enkelt för dig att få tillgång till alla papper du är ute efter. Tabbed-mappar och en låda kan vara den bästa lösningen för dig (så länge du lagrar den någonstans torr). Reklam

Du kommer att vilja hänga på det mesta av pappersarbetet ett tag. Om det finns ett problem med din arbetsgivare (eller tidigare arbetsgivare) kan du bli ombedd att lämna dokumentation som kommer tillbaka flera år. Om du inte har stött på några problem efter fyra år är du allmänt ansedd att vara klar. Det är samma tid som din arbetsgivare måste behålla dokumentationen.

Om du har några andra förslag till dokument som behöver gå i en hempersonalmapp, snälla dela dem i kommentarerna.