Hur man skapar en att göra-lista som gör att du ler

  • Ronald Chapman
  • 0
  • 2036
  • 583

Det är 6:00. Du har bara vaknat och är redo att ta en dusch. Efter duschen är det dags att äta frukost, fånga nyheterna genom att läsa morgonpapperet och starta sedan ditt arbete.

Du känner dig underbar, avslappnad och glad. Du har mycket höga förväntningar på dagen och du vill vara så produktiv som möjligt.

Snabbspolning fram till 2 på samma dag. Du jobbar i en rush och du har knappt en chans att ta en lunchpaus.

Du börjar känna dig lite stressad och trött på grund av det upptagna schemat. Dessutom verkar det som om du måste gå tillbaka till vissa uppgifter och fixa dem, eftersom du inte hade tid att fokusera på dem ordentligt.

Dagen som började så bra har blivit en stressig. Du hoppar bara från en uppgift till en annan - så snabbt som möjligt - utan att göra någonting ordentligt.

Du önskar att du skulle hitta en återställningsknapp, så att du kan börja din dag från hela världen - med en annan strategi. Reklam

Att vara för optimistisk kan vara en börda

Vad du troligen upplevde var detta: du planerade din dag natten innan och du kände att du var ovanpå dina uppgifter.

Men saker började gå fel när du fortsatte lägga till uppgifter efter varandra till din lista och till sist var din arbetslista mycket lång. Din lista innehöll också uppgifter som var ganska mycket omöjliga att få gjort på en dag.

Den andra punkten som bidrog till din hektiska och stressiga dag förstod inte hur mycket tid som slutfördes en viss uppgift skulle ta och när man skulle utföra uppgiften. Om du hade den här informationen hade det varit enklare att ta reda på rätt tidpunkt för att utföra uppgiften.

Slutligen var det verkligen ingen flexibilitet i dina planer. Du glömde att lägga till en buffert mellan uppgifter och förstå att vissa uppgifter är mycket större än vad de verkar ute.

Men du vet vad - dessa anledningar ensam var inte den främsta anledningen till din stress och busyness ...

Vet du verkligen vad du ska göra?

Hur mycket tid har du faktiskt spenderat på att planera din dag - var det bara 5 minuter medan tv-apparaten störde dig? Reklam

Om så är fallet så var det förmodligen den största anledningen till att din dag blev så stressande.

När du planerar dina dagar ska du verkligen förstå de uppgifter du ska göra - och vad som krävs för att uppnå dem. Detta är nödvändigt, särskilt med viktiga uppgifter, eftersom du kan göra framsteg med de uppgifter som är mest viktiga.

Bristen på tid på planering kommer också att visas som för många stora uppgifter fyllda i din dagliga lista. Om du inte har brutit upp uppgiften i mindre bitar, är det troligt att du inte kommer att få dem gjort under dagen. Detta gör att du slår dig själv för att inte slutföra din arbetslista.

Slutligen behandla inte att skapa en uppgiftslista precis som en sekundär sak som du försöker göra så snabbt som möjligt. Faktum är att när du uppmärksammar din nästa dags arbetslista är desto mer sannolikt att listan kommer att vara realistisk och mindre stressande för dig.

Komponenter i en bra arbetslista

När jag pratar om en bra uppgiftslista Jag anser att dessa egenskaper är en del av det:

  • Balanserad: Uppgiftslistan innehåller både viktiga och mindre viktiga uppgifter. Låt oss möta det: även om vi alla vill arbeta på bara viktiga uppgifter (t ex målrelaterade) måste vi ta hand om de mindre viktiga uppgifterna (som att köra erenden, ta hand om ditt hushåll eller andra vardagliga saker).
  • Tillräcklig flexibilitet: Vad händer när du har planerat en uppgift, men kan du inte ta hand om det? Har du en plan B på plats? Om inte, försök att ta reda på alternativa åtgärder du kan ta i dessa scenarier.
  • Tid för övergångar: Förstå att övergångstiderna också äter din tid. Se till att när du planerar din arbetslista är den här tiden också med i dina planer. Lägga till lite extra buffert mellan uppgifter gör din lista mer flexibel och realistisk.
  • Inte för många uppgifter för en dag: Att ge dig en exakt bild av hur många uppgifter du ska ha på din dagliga lista är svårt. Det beror på din situation men jag är villig att säga att allt mellan 5-10 uppgifter borde räcka för en dag. Förstå att vissa uppgifter är mycket snabba att ta hand om, så det är lättare att inkludera fler uppgifter på vissa dagar. Se bara till att det finns också viktiga uppgifter på listan så att du kan fortsätta med dina större projekt.
  • Skydd av skydd: Bygg skyddsskyddet runt din arbetslista så att så få uppgifter som möjligt kan landa till din lista och att antalet objekt på din lista inte ökar under dagen. I det första fallet försök att eliminera källorna för dina uppgifter. Detta görs genom att minska dina åtaganden och begränsa de projekt du har. Faktum är att ju fler åtaganden (eller projekt) du har desto sannolikt kommer de att hamna som uppgifter för din dagliga lista. I det andra fallet gör din lista en stängd. Jag lärde mig detta koncept genom att läsa en bok av Mark Forster. För att skapa en sluten uppgiftslista är allt du behöver göra för att rita en rad under den sista uppgiften på listan. När du har gjort det här får du inte lägga till några nya uppgifter på din lista under dagen. Detta säkerställer att antalet uppgifter faktiskt minskar när dagen går vidare.

Nu, låt oss skapa en att göra-lista som gör att du ler

Gör följande för att göra en lista som du faktiskt kan utföra nästa dag: Annonsering

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln
  1. Eliminera uppgifterna. Gå igenom dina åtaganden och bestämma om du verkligen behöver varje. Till exempel var jag aktiv medlem i vår lokala dataklubb i min hemstad, men då insåg jag att jag inte har tillräckligt med tid för den aktiviteten längre. Även om jag fortfarande är medlem i klubben, deltar jag inte längre i sin verksamhet. Detta har eliminerat uppgifterna i samband med det åtagandet.
  2. Ta dig tid att planera listan. Rush inte att skapa din arbetslista - spendera lite tid i planeringsfasen. Om så krävs, “isolera dig själv” för planeringsdelen genom att gå till ett separat rum i ditt hem (eller ens gå utanför ditt hem). På så sätt kan du faktiskt tänka på uppgifterna noga innan du anger dem på din lista. Försök att spendera minst 15 minuter med din lista när du planerar det.
  3. Flytta viktiga uppgifter till början. När du planerar din dag, se till att de viktiga uppgifterna finns i början av din lista. Detta säkerställer att du får dessa uppgifter så snabbt som möjligt. Till exempel, som bloggare, ser jag till att jag har innehållsskapande uppgifter i början av min lista. Så snart jag vaknar, attackerar jag dessa uppgifter omedelbart och de blir färdiga innan jag går till jobbet.
  4. Spåra de återkommande uppgifterna. Du kan ha återkommande uppgifter på din lista, men vet du hur mycket tid de tar för att uppnå? Om du inte gör det, se till att du gör lite tidspårning för att räkna ut det. Detta hjälper dig att planera din dag bättre, eftersom du vet hur mycket tid en uppgift tar och om det finns en viss tidslucka i ditt dagliga schema när uppgiften kan utföras.
  5. Batch liknande uppgifter. Titta på din lista och inser om det finns liknande uppgifter som du kan satsvisa. På så sätt kan du få snabbare och enklare uppgifter från listan.
  6. Definiera uppgifterna mer detaljerat. Ta inte bara med en uppgift som “Bygg en webbplats” på din lista se till att du har brutit uppgiften till mindre bitar. Ju mindre uppgifterna är desto lättare är det att klara dem.
  7. Gör lite prep på förhand. Se till att du förbereder dig för vissa uppgifter i förväg. Till exempel skriver jag konturerna för mina gästposter på söndagar, så att det blir lättare (och snabbare) för mig att börja skriva de aktuella inläggen när jag vaknar. Med lite prep-arbete snabbar jag upp saker och saker, så att uppgifterna blir färdiga när rätt dag kommer.
  8. Automatisera underhållet. Naturligtvis kan du använda en penna och papper tillvägagångssätt till din arbetslista, men försök att utnyttja tekniken också. Faktum är att försöka hitta ett verktyg som tar hand om underhållet av din arbetslista för dig. Mitt föredragna verktyg är Nozbe, men det finns andra uppgiftshanteringsprogram som du kan försöka också.

Känn dina arbetsuppgifter och ditt schema

Slutligen, när du planerar din dag, fråga dig själv dessa frågor:

  • Vad har jag mer på schemat?
  • Är uppgiften en gatekeeper?
  • Har jag isberg på min lista?
  • Är uppgiften distraheringsäker?

De första frågorna hänvisar till ditt personliga schema. Till exempel, om du reser, se till att din lista speglar detta faktum. Försök inte att “overstuff” Din lista med för många uppgifter, eftersom det är mer troligt får du bara en bråkdel av dem.

Den andra frågan frågar om uppgiften blockerar andra uppgifter som ska utföras. Varje gång kan vi få en uppgift som måste tas hand om först. När du har gjort det, först då kan du ta hand om de sekventiella uppgifterna. När du fokuserar på att skapa din arbetslista på ett fokuserat sätt, kan du enkelt fånga gatekeepersna.

Den tredje frågan frågar om din uppgift är faktiskt mycket större än vad det verkar. Ibland när du börjar jobba på en uppgift kommer du snart inse att den är mycket större än vad du ursprungligen trodde (jämför dem med isberg, där endast toppen av isberget ligger över havsnivån, men majoriteten av isen ligger under vattnet).

Återigen, när du fokuserar tillräckligt på din arbetslista under skapningsfasen, är det lättare att fånga dessa “isberg” och dela upp uppgifterna i mindre, mer hanterbara bitar.

Den sista frågan frågar om uppgiften är distraheringsäker. Faktum är att inte alla uppgifter skapas lika: vissa tolererar mer distraktion, medan andra kräver din fulla uppmärksamhet. Reklam

Till exempel kan jag kolla min Twitter-ström eller göra enkelt bloggunderhåll även när jag är i min familj. Dessa uppgifter är distraheringsfria och jag kan ta hand om dem - även om jag inte har min fulla uppmärksamhet åt dem.

Sammanfattningsvis

Om du fortfarande har svårt att uppnå dina dagliga uppgifter, se till att du analyserar orsakerna till att detta hände. Om något, slå inte upp dig själv för att inte slutföra din arbetslista.

Ingen är perfekt och vi kan lära av våra misstag.

Det krävs lite övning för att skapa en “leende” uppgiftslista. Men när du lär dig att sätta alla bitar ihop, kommer saker att se mycket bättre ut :)

Över till dig: Hur skapar du en effektiv uppgiftslista?

Utvalda fotokredit: ung kvinna via Gettyimages




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.