Hur man delegerar arbetet effektivt (den slutgiltiga guiden för ledare)

Alla chefer och ledare måste behärska konsten att delegera. Att förstå hur och när man ska tilldela ansvar till andra är viktigt för att upprätthålla en hög produktivitet, både på personlig och organisationsnivå. Att veta hur man delegerar är också viktigt för ett effektivt ledarskap.

Att lära sig att delegera är att bygga ett sammanhängande och effektivt team som kan möta deadlines. Dessutom vet du när och hur du ska delegera arbete, vilket minskar din arbetsbelastning, vilket förbättrar din välbefinnande på jobbet och ökar din arbetsnöjdhet. Tyvärr är många ledare osäkra på att delegera ordentligt eller är tveksamma att göra det.

I den här guiden kommer du att upptäcka vilken delegation som verkligen medför, hur det gynnar ditt team och hur man delegerar arbetet effektivt.

Innehållsförteckning

1. Betydelsen av delegationen
2. Rädsla för delegering av uppgifter
3. Delegation vs Allokering
4. Hur man delegerar arbetet effektivt (En steg-för-steg-guide)
5. Sammanfatta det
6. Mer om delegationen

Betydelsen av delegationen

En effektiv ledare vet hur man ska delegera. När du delegerar något av ditt arbete frigör du din tid och uppnår mer på daglig basis. Effektiv delegation främjar också produktivitet inom ett lag genom att dra på befintliga kompetenssätt hos sina medlemmar och låta dem utveckla ny kunskap och kompetens under vägen. Resultatet är ett mer flexibelt lag som kan dela roller när behovet uppstår.^[1]

När du är villig att delegera, främjar du en atmosfär av förtroende och förtroende. Dina handlingar skickar en tydlig signal: Som ledare litar du på dina underordnade för att uppnå önskade resultat. Som ett resultat kommer de att tänka på dig som en sympatisk och effektiv ledare som respekterar deras kunskaper och behov.

Delegationen handlar inte om skällande order och hoppas att din personal faller i linje. En chefs jobb är att få det bästa av dem under deras övervakning och därigenom maximera produktivitet och vinst.^[2]

Här är ett exempel på dålig delegering: Reklam

Noggrann delegering hjälper till att identifiera och kapitalisera de unika styrkorna och svagheterna hos lagmedlemmarna. Delegationen ökar också medarbetarnas engagemang, eftersom det visar sig att cheferna är intresserade av att utnyttja sina talanger.^[3]

Rädsla för delegering av uppgifter

Delegationen ökar produktiviteten, men inte alla chefer är villiga eller kunna delegera.^[4] Varför? Här är några vanliga skäl:^[5]

• De kan bryta mot tanken att någon annan får krediteras för ett projekt.
• De kan vara villiga att delegera i princip men är rädda för att deras lag inte kommer att kunna hantera en ökad grad av ansvar.
• De kan misstänka att deras personal redan är överarbetad och känner sig ovilliga att öka deras börda.
• De kan misstänka att det är enklare och snabbare bara att göra en uppgift själv.
• De ogillar inte tanken att släppa upp de uppgifter de tycker om att göra.
• De är rädda för att om de delegerar ansvar, kommer deras egen chef att dra slutsatsen att de inte kan hantera sin arbetsbelastning.

Delegation vs Allokering

De flesta tror att delegering och fördelning är synonymt, men det är viktigt att skilja mellan de två.^[6]

När du allokerar en uppgift, instruerar du bara en underordnad att utföra en specifik åtgärd. Du berättar för dem vad de ska göra, och de gör det-det är så enkelt. Å andra sidan innebär delegationen att man överför något av ditt eget arbete till en annan person. De får inte bara en uppsättning instruktioner. Snarere placeras de i en roll som kräver att de fattar beslut och hålls ansvariga för resultaten.^[7]

Hur man delegerar arbetet effektivt (En steg-för-steg-guide)

Så vad är det bästa sättet att delegera arbete så att du kan bekämpa rädsla för delegation, bygga ett effektivt team och jobba snabbare? Här är en steg-för-steg guide:

1. Veta när att delegera

Genom att förstå hur mycket kontroll du behöver behålla över en situation kan du bestämma den bästa strategin för att ge arbetstagare bemyndigande. Det finns 7 delegationsnivåer som erbjuder arbetstagare olika grader av ansvar. Reklam

Läs Nästa

Har du fallit i "Upptagen" fälla? Här är din väg ut

Master Dessa 10 Management Färdigheter att bli en stark ledare

10 sätt att förbättra teamhanteringskunskaper och förbättrad prestanda

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Denna korta video förklarar dessa nivåer och erbjuder exempel på när det är lämpligt att använda var och en:

Delegationen sker längs ett spektrum. Den lägsta delegationsnivå sker när du berätta för andra om vad du ska göra. Det ger liten möjlighet för anställda att försöka nya tillvägagångssätt. Den mest bemyndigande formen av delegering sker när du kan ge upp det mesta av din kontroll över projektet till arbetstagaren.

Att veta hur man delegerar arbete hjälper dig att förstå hur man ansluter personer med uppgifter som utnyttjar sina talanger så gott som möjligt. När det görs korrekt garanterar det att du får det bästa slutresultatet.^[8]

När du bestämmer dig för att delegera arbete, fråga följande frågor:

• Behöver du vara ansvarig för den här uppgiften, eller kan någon annan dra av den?
• Behövs detta att din uppmärksamhet ska vara framgångsrik?
• Kommer detta arbete att hjälpa en anställd att utveckla sina färdigheter?
• Har du tid att lära någon hur man gör det här jobbet?
• Förväntar du dig att sådana uppdrag ska återkomma i framtiden?

2. Identifiera den bästa personen för jobbet

Du måste skicka facklan till rätt teammedlem för delegation till arbete. Ditt mål är att skapa en situation där du, ditt företag och arbetstagaren har en positiv upplevelse.

Tänk på lagmedlemmarnas färdigheter, villighet att lära sig och deras arbetsstilar och intressen. De kommer att kunna utföra arbetet mer effektivt om de är kapabla, coachbara och intresserade. När det är möjligt, ge en anställd en chans att spela efter sina styrkor. Reklam

Oerfaren arbetare kan behöva mer vägledning än erfarna veteraner. Om du inte har tid att ställa in den nya medarbetaren för framgång, är det inte rättvist att delegera till dem.

Du måste också överväga hur upptagen dina anställda är. Det sista du vill göra är att överväldiga någon genom att ge dem alltför många ansvarsområden.

3. Berätta och Sälj för att få medlemsinköp

När du har hittat den perfekta personen för jobbet måste du fortfarande få dem att ta på sig det nya ansvaret. Låt dem veta varför du valde dem för jobbet. ^[9] När du visar andra att du stöder deras tillväxt, bygger den en förtroendekultur. Anställda som ser delegerade uppgifter som möjligheter är mer benägna att investera i utfallet.

När du arbetar med nyare anställda, uttrycka din vilja att ge fortlöpande support och feedback. För erfarna medarbetare, ta hänsyn till sina tankar och erfarenheter.

4. Var klar och specifik om arbetet

Det är viktigt att förklara för anställda varför projektet är nödvändigt, vad du förväntar dig av dem och när det är på grund.^[10] Om de vet vad du förväntar dig, kommer de mer sannolikt att leverera.

Genom att ställa upp klara förväntningar hjälper du dem att planera hur man utför uppgiften. Ställ in projektets milstolpar så att du kan kontrollera framsteg utan micromanaging. Om din anställd har problem med att träffa en milstolpe, har de fortfarande tid att kursen korrigeras innan slutprodukten förfaller.

Denna typ av ansvarsskyldighet används vanligen i universitet. Om eleverna bara känner till förfallodagen och grundläggande krav för att fylla i stora forskningsunderlag, kan de avbryta arbetet till elfte timmen. Många program kräver att eleverna träffas med rådgivare varje vecka för att få vägledningar, adressstruktur och träna kinks i sina metoder före deadlines. Dessa åtgärder sätter studenterna upp för att lyckas och ger dem utrymme att producera bra arbete. Reklam

5. Stöd dina anställda

För att se de bästa möjliga resultaten av delegering behöver dina underordnade resurser och stöd från dig. Anslut dem med träning och material för att utveckla färdigheter som de inte redan har.^[11] Det kan ta mer tid framåt för att göra resurser tillgängliga, men du sparar tid genom att jobbet är korrekt. För återkommande uppgifter betalar denna träning upprepade gånger.

Ibland behöver anställda hjälp för att se vad de gör bra och hur de kan förbättra sig. Att ge och ta emot feedback är en viktig del av delegationen. Detta är också ett bra sätt att övervaka delegerade uppgifter som ledare. Medan du kan hålla koll på arbetsuppgiftens utveckling, hanterar du inte de anställda.

I hela projektet, fråga regelbundet dina anställda om de behöver stöd eller förtydligande. Gör det klart att du litar på dem att göra jobbet, och du vill skapa ett utrymme för dem att ställa frågor och ge feedback. Den här återkopplingen hjälper dig att förbättra hur du delegerar arbete.

6. Visa din bedömning

Under periodiska incheckningar känner du igen alla vinster som du har sett på projektet hittills. Erkänna att dina anställda gör framsteg mot målet. Progress Principle beskriver hur viktigt det är att fira små vinster för att hålla anställda motiverade.^[12] Arbetstagarna blir mer effektiva och engagerade om de vet att du märker deras ansträngningar.

Att erkänna anställda när de gör det hjälper dem att förstå kvaliteten på det arbete du förväntar dig. Det gör dem mer benägna att vilja arbeta med dig igen om framtida projekt.

Sammanfatta det

Nu när du vet exakt vilken delegation det innebär och teknikerna för att delegera arbetet effektivt, har du ett bra ställe att effektivisera dina uppgifter och driva produktiviteten i ditt lag.

Att delegera är att ge autonomi och auktoritet till en annan, vilket därigenom lätta din egen arbetsbelastning och bygga ett väl avrundat, välutnyttjat lag.

Delegationen kan tyckas vara komplicerad eller läskig, men det blir mycket lättare med tiden. Börja små genom att delegera ett par beslut till medlemmar i ditt lag under nästa vecka eller två.

Mer om delegationen

• Har du fallit i "Upptagen" fälla? Här är din väg ut
• Master Dessa 10 Management Färdigheter att bli en stark ledare
• 10 sätt att förbättra teamhanteringskunskaper och förbättrad prestanda
• Ledarskap vs ledning: Är en bättre än den andra?

Utvalda fotokredit: Freepik via freepik.com

Referens

[1]	^	BOS Bemanning: 5 fördelar med delegationen - Stärka ditt lag
[2]	^	Brian Tracy International: Hur man delegerar de rätta uppgifterna till rätt personer: Effektiv förvaltningskunskap för ledarskapsframgång
[3]	^	MindTools: Framgångsrik delegation: Använda kraften från andra människors hjälp
[4]	^	Fast Company: De tre vanligaste rädslorna om delegationen: Debunked
[5]	^	Ledarskapsutbildning: delegation
[6]	^	Abhinav Jain: Delegation av arbete mot fördelning av arbete
[7]	^	Anthony Donovan: Management Training: Delegering Effektivt
[8]	^	Förvaltning 3.0: Övning: Delegationsstyrelsen
[9]	^	Fokus: Kreativitets- och produktivitetsbloggen: En guide till delegering av uppgifter effektivt
[10]	^	Inc .: 6 sätt att delegera mer effektivt
[11]	^	Museet: de 10 reglerna för framgångsrik delegation
[12]	^	Teresa Amabile och Steven Kramer: Progress Principle