Hur man effektivt hanterar en tung arbetsbelastning på jobbet

  • Peter Atkinson
  • 0
  • 3898
  • 576

Vi är alla upptagna, men ibland går vi igenom perioder där arbetet staplar upp och det verkar som om det aldrig slutar.

Du kan ha så stor arbetsbelastning att det känns för skrämmande att du ens börjar.

Du kanske har sagt ja till några eller för många projekt, och nu är du rädd att du inte kommer att kunna leverera.

Det är då du behöver ta ett steg tillbaka, ta ett djupt andetag och börja titta på vad som fungerar och vad som inte fungerar.

Här är 13 strategier du kan använda för att komma ut under din överväldigande arbetsbelastning:

1. Bekräfta att du inte kan göra allt

Många av oss har en tendens att tro att vi kan göra mer än vad vi faktiskt kan. Vi tar på sig allt fler projekt och ansvar och bär många hattar.

Vi har alla möjlighet att ha och ta på mer arbete än vad vi rimligen kan förvänta oss att bli färdiga. Tyvärr är vår arbetsbelastning inte statisk. Även nu, medan du läser den här artikeln, gissar jag att din inkorg fyller på nya nya uppgifter.

För att göra verkliga, effektiva framsteg måste du ha både mod och resursförmåga att säga, “Det här fungerar inte”. encknowledge att du inte kan göra allt och leta efter bättre lösningar.

Vid varje given tillfälle i ditt liv finns det troligt många saker som inte går enligt planen. Du måste vara villig att vara ärlig mot dig själv och om dig om vad som inte fungerar för dig, både personligen och professionellt.

Ju mer du utövar din förmåga att berätta sanningen om vad som fungerar och vad som inte fungerar, desto snabbare kommer du att göra framsteg.

2. Fokusera på dina unika styrkor

Oavsett om du är entreprenör, ledare eller arbetar som en del av ett lag, har varje individ unik styrka som de kan ta med sig till bordet.

Utmaningen är att många människor hamnar på saker som de helt enkelt inte är så bra på.

I strävan att nå dina mål eller leverera ett projekt, slutar folk göra allt själva eller ta på sig saker som inte spelar för sina unika styrkor. Detta kan leda till frustration, överväldigande och överarbete.

Det kan innebära att projekt tar mycket längre tid att slutföra på grund av kunskapsbrist eller helt enkelt inte utnyttja de unika styrkorna hos andra människor du jobbar med.

Det handlar inte ofta om på vilket sätt för att slutföra projektet mer effektivt men vem kan hjälpa till att leverera detta projekt. Reklam

Så vad är dina unika styrkor som säkerställer att din arbetsbelastning levereras mer effektivt? Här är några frågor som hjälper dig att reflektera:

  • Är du en bra strateg?
  • Är du en effektiv planerare?
  • Är projektledning din styrka?
  • Är kommunikation och bringar människor ihop din styrka?
  • Är du idépersonen?
  • Är implementering din styrka?

Tänk på hur du kan få det största värdet till ditt arbete och de projekt du åtar dig.

3. Använd styrkan i ditt lag

Ett av de enklaste sätten att hantera din arbetsbelastning effektivt är att frigöra din tid så att du får din högsta energi, fokus och styrka till varje projekt.

Delegation eller bättre lagarbete är lösningen.

Alla har unika styrkor. Det är viktigt att tänka lagarbete snarare än att arbeta isolerat för att säkerställa att projekten kan genomföras effektivt. Dessutom, varje gång du ger bort en uppgift eller ett projekt som inte spelar för dina unika styrkor, öppnar du en möjlighet att göra något du är mer begåvad på. Detta kommer att bemyndiga både dig själv och dem omkring dig.

Snarare än att ta allt ansvar själv, kolla på vem du kan arbeta med för att ge bästa möjliga resultat.

4. Ta tid för planering

“Ge mig sex timmar att hugga ner ett träd och jag kommer att spendera de första fyra skärpa yxan”. - Abraham Lincoln

En timme effektiv planering kan spara timmar. Snarare än att bara rusa in och komma igång på projekt, ta dig tid att kartlägga allt i.

Du kan ta dig tid att tänka på:

  • Vad är syftet med projektet?
  • Hur viktigt är det?
  • När behöver den levereras av?
  • Vad är det bästa resultatet och det sämsta resultatet för detta projekt?
  • Vad är KPI: erna??
  • Hur ser projektplanen och nyckelmilstolerna ut?
  • Vem arbetar med detta projekt?
  • Vad är allas ansvar?
  • Vilka toleranser kan jag lägga till i?
  • Vad är granskningsstegen?
  • Vilka utmaningar vi kan möta och lösningarna för dessa utmaningar?

Med absolut klarhet i projektet kan projektleveranserna och resultatet du vill spara mycket tid. Det blir också klart om prioriteringarna och tidslinjerna, så att du kan blockera den tid du behöver för att fokusera och koncentrera dig.

5. Fokusera på prioriteringar

Inte allt är en prioritet, även om det ibland kan känna att det är det.

Vad du än arbetar med finns det alltid de mest angelägna, viktiga eller mest värdefulla projekten eller uppgifterna.

Ett verktyg som du kan använda för att maximera produktiviteten och fokusera på dina största prioriteringar är att använda Eisenhower Matrix. Detta strategiska verktyg för att vidta åtgärder på de saker som är mest viktiga är enkla. Du skiljer dina handlingar utifrån fyra möjligheter:

  1. Urgent och viktigt (uppgifter du kommer att göra omedelbart).
  2. Viktigt, men inte brådskande (uppgifter du ska schemalägga för att göra senare).
  3. Urgent, men inte viktigt (uppgifter du ska delegera till någon annan).
  4. Varken brådskande eller viktig (uppgifter som du kommer att eliminera).

James Clear har en bra beskrivning om hur man använder Eisenhower Matrix: Hur man är mer produktiv genom att använda Eisenhower-rutan

Reklam

Den metod jag använder med mina coachingklienter är att be dem att lägga fram sina topp fem prioriteringar för dagen. Sedan börjar med den viktigaste prioriteten först. I slutet av dagen granskar du prestationen mot dessa prioriteringar.

Läs Nästa

Hur man delegerar arbetet effektivt (den slutgiltiga guiden för ledare)
Den ultimata guiden för att prioritera ditt arbete och liv
Lätt distraherad? Här är din lösning
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Om du inte lyckades med allt, starta nästa dag med din första prioritet.

Om du får extra uppgift / projekt under dagen, måste du mäta deras betydelse V de övriga prioriteringarna.

6. Ta Time Out

För att stanna utöver en tung arbetsbelastning är det viktigt att ta sig tid att vila och återhämta sig.

Om dina energinivåer är höga och ditt sinne och kropp är uppdaterade och varna, är du i mer högsta tillstånd för att hantera en tung arbetsbelastning.

Ta dig tid ur dagen för att gå en promenad eller träna på. Lämna tidigt när det är möjligt och spendera tid med människor som ger dig mycket energi.

I bakgrunden är det viktigt att få en god natts sömn och äta hälsosamt för att skärpa sinnet.

Ta en titt på den här artikeln om hur viktigt det är att planera nedetiden.

7. Underhålla en hälsosam arbets-livsbalans

Att upprätthålla en sund balans mellan arbete och liv kan vara svårt. Balansen vi alla begär är väldigt olika från varandra.

Jag har skrivit före ca 13 Arbetslivsbalans Tips för ett lyckligt och produktivt liv. Att arbeta längre och hårdare betyder inte att du får mer, särskilt om du inte har tid att spendera med de personer som är mest betydelsefulla. Kvaliteten på vem du är som person, de relationer du har, den tid du spenderar på jobbet, bestämmer dig för det som är viktigast, ligger helt i din kontroll.

Arbetslivsbalans handlar om att hitta fred i dig själv för att vara fullt närvarande, var du än är, om det är på kontoret eller hemma just nu. Det handlar om att välja det som betyder mest och skapa ditt eget balanserade liv.

Om du känner att det inte finns tillräckligt med balans, kan det vara dags att göra ändring.

8. Stoppa multitasking

Multi-tasking är en myt. Din hjärna kan helt enkelt inte fungera effektivt genom att göra mer än en sak i taget - åtminstone mer än en sak som kräver fokuserad uppmärksamhet.

Så få din lista över prioriteringar (se tidigare punkt), gör det viktigaste först, flytta sedan till nästa objekt och arbeta ner din lista.

När du delar ditt fokus över en mängd olika områden kan du inte konsekvent leverera en högpresterande prestanda. Du kommer inte vara helt närvarande på den ena uppgiften eller det aktuella projektet. Reklam

Om du allokerar blockerad tid och skapar bestämda gränser för specifika aktiviteter och åtaganden, kommer du inte att känna dig så överväldigad eller överarbetad med allt du behöver göra.

9. Arbeta i block av tid

För att hålla din energi upp för att producera dina bästa resultat är det viktigt att du tar regelbundna pauser.

Jag använder mig själv av 60-60-30-metoden och lär den till mina coachingklienter.

Arbeta på ett projekt under en hållbar period på 50 minuter.

Ta sedan en 10 minuters paus. Det kan ta en promenad, ha ett hälsosamt mellanmål eller bara ha en konversation med någon.

Fortsätt sedan arbeta med projektet i ytterligare 50 minuter.

Ta sedan ytterligare en 10 minuters paus.

Ta sedan en komplett 30-minuters paus för att koppla ur arbetet. Det kan vara dags för en ordentlig lunch, en snabb bit motion, läsning eller promenader.

Genom att helt enkelt ta lite tid, stannar dina energinivåer, kvaliteten på ditt arbete förbättras och du minskar risken för att bli utbränd.

10. Bli av med distraktioner

Gör en uppskattning av hur många gånger du distraheras under en genomsnittlig arbetsdag. Ta nu det numret och multiplicera det med 25. Enligt Gloria Mark i hennes studie om kostnad för avbrutet arbete tar det oss i genomsnitt 23 minuter och 15 sekunder att återgå till den ursprungliga uppgiften efter avbrott.[1]

“Vår forskning har visat att uppmärksamhetsdistraktion kan leda till högre stress, dåligt humör och lägre produktivitet.”

Distraktioner tar inte bara din tid under distraktionen, de kan spåra din mentala framsteg och fokusera i nästan 25 minuter. Så, om du distraheras 5 gånger per dag, kan du förlora nästan 2 timmar varje dag av produktivt arbete och nästan 10 timmar varje vecka.

Om du har ett viktigt projekt att arbeta på, hitta ett utrymme där du inte kommer att distraheras eller försök att göra det här.

11. Kommit fokuserad tid till mindre uppdrag

Du vet ibland, du behöver helt enkelt ta itu med dessa uppgifter och vidta åtgärder på dem. Men det finns alltid något mer pressande.

Små uppgifter kan ofta komma i vägen för dina viktigaste projekt. De sitter där på din dagliga till-lista men glöms ofta på grund av viktiga prioriteringar eller eftersom de inte har något intresse för dig. Men de tar upp mental energi. De stör ditt sinne. Reklam

Förplikta dig att tillbringa en viss tidsperiod genom att fylla i alla de små uppgifter du har på din To Do-lista. Det ger dig lugn och utrymme för att fokusera mer på dina större prioriteringar.

12. Ta en tidsgranskning

Vet du exakt var din tid går varje dag? Spenderar du för länge på vissa projekt och uppgifter till nackdel för större möjligheter?

Spendera lite tid för att analysera var du spenderar din tid. Denna insikt kommer att förvåna dig och ge dig tydlighet att börja justera var du fokuserar din tid och på vilka projekt.

Du kan börja med att ta ett papper och skapa tre kolumner:

Kolumn A är prioriterat arbete. Kolumn B är bra arbete. Kolumn C är arbete med lågt värde eller saker.

Varje dag skriver du ned projektet eller uppgiften och tiden du spenderar på varje. Tilldela den tiden till en av kolumnerna.

I slutet av veckan registrerar du den totala tiden i varje kolumn.

Om du spenderar alltför mycket tid på vissa typer av arbete, se till att ändra saker så att din fokuserade tid är i kolumn B och C.

13. Skydda ditt förtroende

Det är viktigt att skydda vårt förtroende för att vi inte blir överväldigade, stressade och förlorar tro.

När du har förtroende som en daglig resurs, har du bättre möjligheter att lösa problem, lära sig snabbare, svara på allt, anpassa sig till allt och uppnå dina största möjligheter.

Förtroende ger dig möjlighet att omvandla rädsla till fokuserat och avslappnat tänkande, kommunikation och handling. Detta är nyckeln till att tänka på ett produktivt tillstånd.

När förtroendet är högt kan du tydligt se möjligheterna till hands och skapa strategier för att dra nytta av dem, eller för att lösa de utmaningar du står inför varje dag.

Slutord

En stor arbetsbelastning kan vara svårt att hantera och kan orsaka stress, utbrändhet och pågående frustration.

Nyckeln är att ta itu med det på huvudet, istället för att låta det fortsätta och förena de långsiktiga effekterna. Förhoppningsvis kan du vidta åtgärder på minst en av dessa tips.

Om det blir för mycket och påverkar din fysiska och mentala hälsa negativt, kan det vara dags att prata med någon. I stället för att ta itu med det ensam och hålla sig olycklig, irriterande och komma till en punkt där du helt enkelt inte kan klara dig, måste du göra en förändring för din egen sanity.

Utvalda fotokredit: Hannah Wei via unsplash.com

Referens

[1] ^ Gloria Mark: Kostnaden för avbrutet arbete: Mer fart och stress



Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.