Hur man kommer bort från ditt täta schema (och ändå få saker gjort)

Här är den enkla sanningen: ditt schema är bara för hårt.

Du känner dig panik när du flyttar från ett möte till en annan och din kalender är så full av anteckningar för den dag du knappt kan läsa dem. Samtidigt försöker du göra det till mötena i tid, för att du vill ge människor ett intryck av dig som en pålitlig och punktlig person. Så småningom börjar du bli överväldigad av den stress som är ett resultat av ditt maniska schema. Du vet också att du måste hitta en lösning snabbt, för att du inte längre kan leva här.

Var du för optimistisk med din schemaläggning?

Om det finns en schemaläggning “synd” som de flesta människor begår, planerar en tidtabell som är för tight. Det är väldigt lätt att vara alltför optimistisk för dina förmågor att hålla sig till ditt schema, tills du är faktiskt i den. Det är vanligtvis när du inser att din plan inte var realistisk.

Så vad är orsakerna bakom att göra planerade som är för snäva?

För det första kan det vara att du lägger för mycket på en dag, för att du verkligen tror att du kan göra det. Att placera möten och uppdrag en efter en annan kan vara genomförbar i planeringsfasen, men verkligheten kommer så småningom visa att det inte var nödvändigtvis det bästa att göra. Reklam

Många av oss anser inte att bygga i övergångstider mellan uppgifter. När du planerar för många uppgifter eller möten för en dag med bristen på förståelse för de övergångstider du behöver, kommer du troligtvis att uppleva dominoeffekten: När du kör sen för en möte, kommer du att springa sent för resten av utnämningarna också.

Hur kan vi fixa det här?

Planen för solid planering

Med dessa steg kan du få scheman som är mer realistiska i ditt vardag:

1. Avsäg tid för planering. Rusa inte igenom planeringsfasen. Se till att du tillåter tillräckligt med tid för planeringsprocessen.

Istället för att planera bara 5 minuter, besluta att planera 15 till 30 minuter där du verkligen går igenom din dag och planera det bra. Reklam

Dessutom, om du känner att även 30 minuter inte räcker, ta all den tid du behöver! Tanken är att få en plan som du kan lita på nästa dag.

2. Välj rätt miljö. Var noga med var och när du gör planen.

Om du planerar ditt schema hemma, välj en tid när det är tillräckligt tyst för den här aktiviteten. Till exempel kan du vakna tidigare än resten av familjen och planera då.

Du kan också bestämma dig för att göra din planering någon annanstans, som i ett bibliotek eller kanske ute i naturen, om det finns för mycket distraktion hemma.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

3. Klipp ner mötena. Om möjligt, försök minska antalet utnämningar du har. På det sättet är du inte överväldigad genom att ha för mycket aktivitet packad till en dag. Reklam

Ju färre möten du har desto lättare är det att hålla ditt schema.

4. Lägg till en buffert. Lägg till minst 15-20 minuter buffert mellan dina möten. Tiden kommer givetvis att bero på din situation, men förstår att det ofta krävs mer tid för att utföra en uppgift än du faktiskt tror och en buffert tillåter det.

Om du till exempel har ett möte med din klient måste du överväga hela bilden:

• den tid det tar att gå till din klient
• den tid du spenderar hos honom / henne
• den tid det tar att komma tillbaka från din klient

Som du kan se är det faktiska mötet bara en del av hela situationen och du bör även inkludera de övriga delarna (övergångstider) i din planering.

5. Analysera. Ibland - även med korrekt planering - kan dina scheman komma ifrån varandra av någon anledning eller annan. Därför är det viktigt att analysera vad som hände efteråt, så att samma sak kan förebyggas i framtiden. Reklam

6. Titta på dina återkommande uppgifter. Om du har en upprepad uppgift eller ett möte kanske du vill ta det tid. Det gör det så mycket lättare för dig att planera dina framtida möten eller uppgifter med den informationen.

Jag vet till exempel att det tar ungefär 1 timme att slutföra ett träningspass i gymmet. Detta inkluderar inte bara träningspartiet utan också att gå till gymmet, lägga på mina gymvaror, ta en dusch efter träningen och komma hem.

Med den här informationen är det möjligt att vara mer realistiskt med mitt schema, eftersom jag vet vilken tid det tar att utföra en uppgift.

Sammanfattningsvis

Det är frestande att planera scheman som är för snäva.

Men med viss fokus på planeringsfasen blir dina scheman mer realistiska och du kommer inte att bränna dig själv onödigt.

Över till dig: Hur ser du till att dina scheman inte är för snäva och du gör dina möten i tid?

Utvalda fotokredit: Frantic, oorganiserad affärsman via Shutterstock