Joel Harper
0 
968
0
Det papperslösa kontorskonceptet har funnits sedan 1960-talet eller 70-talet, ungefär som flygbilen. För många har det varit lite mer än en myt. Hur kan vi bli av med papperet medan våra kontor är fyllda med kopiatorer och faxmaskiner, och postföretagen och kurirerna fortsätter att ta in ream av sakerna dagligen? Vad sägs om behovet av att behålla kvitton för redovisning och skattemässiga ändamål? Och vad sägs om kontrakten och andra juridiska dokument? Det är svårt, men blir lättare att göra varje dag.
Tja, det korta svaret är att vi i en vanlig kontorsmiljö idag inte kan göra det 100%, absolut inte i ett enkelt steg utan att bränna ner byggnaden. Men det finns några enkla steg som vi kan ta mot målet att inte ständigt hantera högar av papper hemma eller på kontoret. Några avgörande steg som tillämpas över tillräckligt med tid kan dramatiskt minska om inte papperet elimineras. Reklam
Innan vi går igenom de specifika stegen måste vi överväga att det finns två typer av pappersdokument: de vi behöver behålla på längre sikt (låt oss kalla dem poster) och de som är övergående i naturen (kalla dem arbetsfiler). Olika metoder arbetar för dessa två grundläggande typer av papper eller dokument. Karaktären på ditt kontor och arbete har en hel del att göra med vilken typ av papper du kan minska eller eliminera det enklaste. Ett juridiskt, bokförings- eller medicinsk kontor kommer sannolikt att ha svårare att göra sina dokument papperslösa än ett annonsbyrå eller politiskt kampanjkontor skulle. Bestäm vilken av de pappersreduktionssteg du tar och i vilken ordning du tar dem baserat på vad du gör och vikten av de olika dokumenten och arbetsfilerna. Reklam
Tio steg mot att konvertera ditt kontor till en papperslös en: Reklam
- Börja med slutet i åtanke. Var tydlig på dina mål så att du kan rikta dig mot din konvertering mest effektivt. Om exempelvis effektivitet är ett viktigare mål än miljö, försök inte klippa pappersvolymen i halv genom att återvinna papper genom kopiatorerna för att skriva ut på baksidan. Dubbelsidig kopiering lindrar enkelt maskinen och förvirrar ofta den som får hängade saker på båda sidor. Vi fann att öka effektiviteten i registerhanteringssystemet mycket viktigare än att minska antalet arbetspapper. Genom att rikta in registerhanteringen följde arbetsreduktionerna naturligtvis.
- Beslut om ett datum för en omkoppling från pappersbaserad till papperslös för allting framåt. Välj ett datum tillräckligt långt fram för att alla kan arbeta mot. Inte allt behöver bytas på en gång. Oroa dig inte för att konvertera gamla poster tills du har tid att komma runt för att göra något om att konvertera dem. Många av dem kan förmodligen hållas utan några ändringar och kasseras när de kommer till en viss ålder.
- Upprätta ett elektroniskt journalsystem och bli bekväm med att använda den innan du blir engagerad i det. Vi gick inte ut och fick ett dyrt eller komplicerat system installerat och gör en hård konvertering. Vad vi gjorde tidigt var att skapa ett filnamnssystem som automatiskt sorterar sig kronologiskt i de flesta filkataloger. Precis som filnamnet för den här artikeln som börjar 20071106_1600 ... Det här är helt enkelt det metriska systemet för år, månad, dag och tid till närmaste minut eller timme baserat på en 24-timmars klocka. Om vi sparar en version av den här filen på en persons bärbara dator skickar vi den till kontoret, det blir automatiskt arkiverat av vem som tar emot den. Revisioner hanteras enkelt genom att helt enkelt lägga upp ett nytt datum / tid i början av filnamnet. Vi började göra detta långt före bytesdatumet.
- Placera ett filnamn på varje dokument som är värd att hålla. På vårt kontor, om ett dokument inte har ett filnamn, blir det namngivet eller kastat ut. Detta är sant om det är ett pappers- eller elektroniskt dokument.
- Behåll en pappersfil som huvudpost för någonting före omkopplaren och den elektroniska posten som primärpost för något efter bytesdatumet. Det här är inte en komplicerad sak. På vårt kontor, som de flesta kontor, är det ofta mer än en kopia av de viktiga sakerna runt. Vi blev vana med att veta var rekordet sedan slängde ut eller raderade dubbletter som en gång gjordes med dem, speciellt för pappersdubblet. Vi blir bekanta med att någonting före 1 januari 2005 värt att ha en rekord över har en pappersversion någonstans och allt efteråt kan hittas på en server.
- Informera dina kunder och leverantörer om din papperslösa orientering. Kom ut ur garderoben och låt alla veta eftersom de flesta tycker att det är bra. Det betyder inte att du ska slå upp en klient som vill att du ska skicka pappersbevis eller ett signerat original istället för en elektronisk version. Vi tenderar att ge kunder allt vad de vill ha. Vi slår dock upp våra leverantörer. Våra advokater var några av de tuffaste holdoutsna, men de lärde sig så småningom hur man skickar allt elektroniskt och skanna dokument som måste ha signaturer på dem.
- Håll din teknik och system enkla och kompatibla med vad de flesta använder. Den stora nyheten är att PC och MAC använder filsystem som inte längre står i konflikt med varandra. Det finns fortfarande problem med att använda olika typer av grafik och multimedieformat men dessa minskar. Om vi håller fast vid de grundläggande formaten, kan de flesta hantera dem. Var försiktig med att använda fringyformat, speciellt för poster som måste behållas på lång sikt.
- Kontrollera och uppgradera dina äldre filer från tid till annan för att se till att de är användbara. CD-skivor eller band är ett problem. De försämras och några av de tidigare formaten stöds inte längre. Vi håller våra poster i levande format. Att upprätthålla en backup-server är inte svårare eller dyrare än att hålla en inventering av offline lagringsmedia. Pappersrekord försämras även om det skrivs ut på surt papper eller lagras i en dålig miljö.
- Anta en “Om du är osäker, kasta den ut” politik. Vi tenderar att vara lite snabbare än de flesta för att kasta ut saker vi inte är säkra på. Oddsen är att eftersom vi bara brukar titta på kanske 1% av de poster vi lagrar finns det stor sannolikhet att de saker vi bestämmer om huruvida vi inte behåller är inte värda att hålla.
- Erkänn och belöna dem som hjälper till att nå målen. Oavsett om någon kan elektroniskt redigera eller leverera dokument i flygningen eller äntligen byter ut en gammal Remington manuell skrivmaskin med en dator, försök att visa hur det här ger positiva effekter, oavsett om den är i botten eller i miljön.
Dessa var några grundläggande steg vi använde och rekommenderar som kan hjälpa dig att göra skiftet. Vi minskade vår pappersförbrukning cirka 95% under de senaste fem åren. Om du redan har gjort skift mot ett papperslöst kontor och har några andra idéer, vänligen meddela oss genom att skicka en kommentar. Eller låt oss veta om du hade problem med att försöka skapa ett papperslöst kontor. Reklam
Läs Nästa
10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
