Hur man får folk att läsa dina e-postmeddelanden (och brev) och svara varje gång

  • John Carter
  • 0
  • 3623
  • 1072

Att skriva affärsbrev är något som vi alla måste göra från tid till annan, men vi brukar vanligtvis inte träna i skolan om hur man faktiskt gör det. Att få ditt brevformat fel kan få dig att se slarvigt och oprofessionellt, men när du först fått grunderna och har några exempel att arbeta från gör det skrivbrev skrivandet så mycket lättare.

Vad är störst “Nej nej” när man skriver ett brev?

Förmodligen är det vanligaste problemet människor har när man skriver affärskort använder felaktigt brevformat.[1] Inom detta format finns det några alternativ, men för det mesta är det hur det görs.

Högst upp i ditt brev borde vara din kontaktinformation: namn, företag (om tillämpligt), adress och telefonnummer. Vissa människor lägger också sin e-postadress här.

Därefter kommer datumet och personen du skriver kontaktinformation: namn, företag och adress.

Då kommer det att finnas en hälsning - vanligtvis något i linje med “Kära herr / mrs Jones.” Brevets kropp följer, sedan en stängning (Med vänliga hälsningar, Bäst, vad du än helst) och några tomma linjer följt av din typade signatur. När du skriver ut bokstaven kan du skriva det med bläck.

När du har formatet nere är det innehållet som fortfarande kan vara lite knepigt. Oavsett om du skriver ett uppsägningsbrev eller ett rekommendationsbrev, finns det några grundläggande regler du kan följa. Här är en titt på 10 olika typer av affärsbrev du kanske behöver skriva,[2] Brevformatet för varje och ett exempel som du kan använda som en mall.

Klagomål: Express Disappointment

Ett sätt att formellt uttrycka din besvikelse i en upplevelse, rapportera dålig kundservice eller låt ett företag veta sina produkter inte uppfyllde förväntningarna.

Några tips: Reklam

  • Bli inte emotionell eller arg Ange bara fakta.
  • Var hjärtlig, professionell och kortfattad. Låt dem veta vad som hände och vad du skulle vilja att de skulle göra för att göra det rätt.
  • Stäng genom att ge dem en tidsfrist för att svara innan du får en mediator eller advokat som är involverad.

Provklagebrev | nationella handelsinstitutet

Justeringsbrev: Förklara och ursäkta

Om du befinner dig på företagssidan av ett klagomål måste du svara med ett eget brev. Ett bra anpassningsbrev kan hjälpa dig att behålla en lojal kund. En dålig man kan sprida sig som ett bränder på Internet.

Några tips:

  • I de flesta fall vill du faktiskt be om ursäkt för att ditt företag inte uppfyllde förväntningarna.
  • Låt dem veta vad du gör för att göra det rätt, eller förklara varför du inte gör vad kunden frågade om det behövs.
  • Var professionell, koncis, vänlig och ursäktande.

Exempeljusteringsbokstäver | OfficeWriting.com

Försäljningsbrev: Öka medvetenhet och marknadsföra produkter

Brev skrivande att söka verksamhet är fortfarande viktigt för att öka medvetenheten om ditt företag eller produkter / tjänster bland potentiella kunder.

Några tips:

  • Håll det kortfattat.
  • Gör det om dem, men inte om dig eller ditt företag.
  • Ring till handling, berätta vad de ska göra och hur man gör det.
  • Om så önskas kan du också inkludera dina nästa steg eller uppföljningsåtgärder.

Försäljningsbrev mallar | Letters.org

Reklam

Förfrågningsunderlag: Sök information

Skriv denna typ av brev när du söker information, t.ex. en intervjuförfrågan, en begäran om en katalog eller en begäran om ett offentligt dokument.

Några tips:

  • Var specifik och kortfattad; gör det lättare för den person som kan spåra vad du behöver för dig.
  • Att ge lite kontext och bakgrund kan vara till hjälp, men inte hela historien om varför du behöver ett dokument.
  • Var artig och visa din tacksamhet.
  • Om du frågar om möjligheten till arbete, använd brevbrev format.

Förfrågnings brevmallar | Provmallar

Bekräftelsebrev: Ange mottaget meddelande

Bekräftelsebrev anger att du har fått något (som ett jobb eller stipendprogram eller försäljningsmaterial) men har inte nödvändigtvis vidtagit åtgärder än.

Några tips:

  • Var kort.
  • Om det finns information ska varje person som skickat information behöva veta, till exempel när ett beslut fattas om att hyra för en position, inkludera det också.
  • Det kan vara vanligt att tacka någon för att donera för att orsaka, så inkludera i brevet med eventuella bilagor.

Bekräftelsebrev för varje tillfälle | Template.net

Uppföljningsbrev: Nudge and Remind

Ett uppföljningsbrev är ett slags knäpp för att människor ska se till att de fått ett initialt brev och att påminna dem om vad de vill att de ska göra. De skickas ofta efter ett försäljningsbrev, introduktionsbrev eller brev som begär information.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Några tips: Reklam

  • Var kort för att påminna mottagaren vem du är, vad och när du begärde det.
  • Inkludera tidsfrist om den första noteringen inte gjorde det.
  • Inkludera ett anrop till handling som en påminnelse.

Uppföljande mallar av alla slag | Skriv Express

Beställa brev: Beställ en beställning

Ett formellt sätt att beställa.

Några tips:

  • Var noggrann och exakt.
  • Se till att du inkluderar all information som en person skulle behöva lägga en order för dig.
  • Inkludera all din fraktinformation och betalningsmetod.
  • Visa din tacksamhet.
  • Ge kontaktinformation för uppföljning.

Beställningsblockprover | Hur man skriver ett brev

Cover Letter: presentera dig själv för ett jobb

Ett brevbrev är ett sätt att presentera dig själv, särskilt när du söker jobb.

Några tips:

  • Nämn jobbet du söker direkt fram Du behöver inte vara snygg.
  • Bara täcka några relevanta punkter på ditt CV, särskilt eventuella relaterade erfarenheter.
  • Kom ihåg att nämna dina mjuka färdigheter (t ex kommunikationsförmåga, ledarskapsförmåga).
  • Inkludera kontaktuppgifter och gör dig tillgänglig för att svara på frågor som den anställande chefen kan ha.

Brevbrev format | Monster

Reklam

Rekommendationsbrev: Hjälp eller referens till någon för deras tillämpningar

Denna typ av brev skrivs ofta av en lärare för att hjälpa en student att ansöka om stipendium eller praktik eller för tillträde till en skola eller ett program. Du kan också skriva en för att rekommendera någon för ett jobb, stipendium eller annan möjlighet.

Några tips:

  • Var ärlig om personen du skriver om.
  • Gush inte eller acceptera att skriva ett brev till någon du inte skulle stödja eller inte vet mycket bra.
  • Använd specifika exempel för att markera personens färdigheter och förmågor.
  • Skriv något om varför du skulle ge tillfället till den person du skriver om.
  • Tack läsaren för sin tid och ta med kontaktuppgifter om de har frågor.

Exempel på rekommendationsbrev | musan

Avgångsbrev: Avgå från en position

Ge inte till några ansträngningar du kanske måste skicka ett brinnande brev med uppsägning. du vet aldrig när du kan korsa stigar med dessa människor igen.

  • Håll det kort och till den punkten: “Detta brev tjänar som ett meddelande om att jag lämnar min position som x effektiv x. Tack för möjligheten” säger tillräckligt.
  • Tänk på dina ord mycket noga om du är i en hög profil och ditt brev kommer sannolikt att släppas offentligt.
  • Du kan inkludera en anledning om du vill, men det är inte nödvändigt.
  • Tack din chef och / eller företaget för de möjligheter du har haft där.

Avgångsbrev för många ändamål / skäl | balansen

För många andra möjliga brev du kan behöva i din karriär, kolla denna uttömmande lista från saldot.

Utvalda fotokredit: Flaticon via flaticon.com

Referens

[1] ^ Engelska Sherpa: 7 vanliga misstag av att skriva affärsbrev). Att skriva ett brev till en arbetsansökan eller ett försäljningsbrev för att få kunder är inte som att skriva ett mail till en vän; vissa regler måste följas.

Du måste också se till att du använder rätt grammatik och stavning, inte är alltför avslappnad i ditt skrivande och att du tar bort alla delar av en mall du kanske använder som ska ha fyllts i (som en dummyadress i topp eller fel datum).

Känna grunderna i affärsbrev, de är mer användbara än du tror.

Om du skriver ett företagsbrev som ska skickas, finns det några vanliga brevformatregler som hjälper dig att komma igång. ((Balansen: Format för att skriva ett företagsbrev

[2] ^ Houston Chronicle: 10 typer av affärsbrev



Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.