Hur man prioriterar höger om 10 minuter och jobbar 10X Snabbare

  • Joseph McCoy
  • 0
  • 5002
  • 1261

Alla mina medarbetare har en skopa av uppgifter som de behöver hantera varje arbetsdag. Utöver det är de flesta av sina uppgifter antingen kreativitetsuppgifter eller problemlösningsuppgifter.

Trots att det finns massor av uppgifter att hantera, kan vårt team vara kreativt och arbeta kontinuerligt med våra mål.

Hur hanterar vi det?

Jag ska avslöja för dig hur jag hjälpte mitt team att få fler saker gjort på mindre tid genom kraften i korrekt prioritering. Några minuter att läsa denna artikel kan bokstavligen spara tusentals timmar på lång sikt. Så, låt oss börja med min metod om hur man prioriterar:

Skalmetoden - en produktivitetsmetod som jag skapade för flera år sedan.

Hur man prioriterar och arbetar 10X snabbare med skalansmetoden

En av våra nya redaktörer kom till mig förresten och berättade för mig hur hon kämpade för att följa upp de många uppgifter som hon behövde hantera och de tidsfrister som hon ständigt behövde hålla sig till.

I slutet av varje dag kände hon sig som om hon hade gjort många saker men misslyckades ofta med att komma fram till kreativa idéer och att få artiklar som publicerades framgångsrikt. Från vad hon berättade för mig var det uppenbart att hon kände sig överväldigad och blev alltmer frustrerad om att misslyckas med att uppnå sina mål trots att man satt i extra timmar de flesta dagar.

Efter att hon lyssnat på mitt råd - och jag introducerade henne till Scales Method - upplevde hon omedelbart en dramatisk produktivitetsökning, som såg ut så här:

  • Hon kunde producera tre gånger mer kreativa idéer för bloggartiklar
  • Hon kunde publicera alla sina artiklar i tid
  • Och hon kunde slutföra allt sitt arbete i tid varje dag (ingen övertid!)

Nyfiken att ta reda på hur hon gjorde det? Läs vidare för steg-för-steg-guiden: Reklam

1. Ställ åt sidan 10 minuter för planering

När det gäller att hantera produktivitetsproblem är det meningsfullt att planera innan man vidtar åtgärder. Men bli inte så inblandad i planeringen att du blir fast och inte gå längre än första basen.

Min rekommendation är att ge dig en viss tidsperiod för planering - men håll det kort. Idealiskt, 10 eller 15 minuter. Detta borde vara tillräckligt för att tänka på din plan.

Använd den här tiden för att:

  • Titta på den stora bilden.
  • Tänk på det nuvarande målet och målet som du behöver / vill uppnå.
  • Lägg ut alla uppgifter du behöver göra.

2. Anpassa dina uppgifter med ditt mål

Detta är kärnkomponenten som gör vågmetoden effektiv.

Det fungerar så här:

Ta en titt på alla uppgifter du gör och granska vikten av var och en av dem. Specifikt, mäta en uppgift betydelse av dess kostnad och nytta.

Med kostnad hänvisar jag till den ansträngning som krävs per uppgift (inklusive tid, pengar och andra resurser). Fördelen är hur nära uppgiften kan bidra till ditt mål.

För att underlätta för dig har jag listat nedan fyra kombinationer som gör att du snabbt och enkelt kan bestämma prioriteten för varje av dina uppgifter:

Låg kostnad + Hög nytta Reklam

Gör de här uppgifterna först eftersom de är enkla att slutföra, men hjälper dig att komma närmare ditt mål.

Godkännande av konstverk som skapats för en försäljningsbroschyr skulle troligtvis passa den här kategorin. Du kan enkelt bestämma om du tyckte om konstverket / layouten, men ditt beslut att godkänna skulle utlösa produktionen av bipacksedeln och de efterföljande försäljningsfördelarna med att skicka ut det till potentiella kunder.

Hög kostnad + Hög nytta

Bryt högkostnadsuppgiften ner till mindre. Med andra ord, bryta den stora uppgiften i mini-enheter som tar mindre än en timme att slutföra. Och sedan omvärdera dessa små uppgifter och ställa in deras korrekta prioritetsnivå.

Tänk dig om du blev ombedd att skriva en produktlanseringsplan för ett nytt dagbokfritt proteinpulvertillskott. Istället för att försöka skriva planen i ett sammanträde - sikta på att skriva de olika sektionerna vid olika tidpunkter (till exempel, spendera 30 minuter med att skriva inledningen, en timme som skriver kroppstexten och 30 minuter som skriver slutsatsen).

Låg kostnad + Låg nytta

Denna kombination ska vara din lägsta prioritet. Ge dig själv 10-15 minuter för att hantera den här uppgiften, eller sätt upp dessa typer av uppgifter mellan värdefulla uppgifter som en bra paus.

Det här är förmodligen nödvändiga uppgifter (t.ex. rutinuppgifter som att kontrollera e-postmeddelanden) men de bidrar inte mycket till att nå ditt önskade mål. Håll dem på din prioriterade lista.

Hög kostnad + Låg nytta

Granska om dessa uppgifter är verkligen nödvändiga. Tänk på sätt att minska kostnaden om du bestämmer dig för att uppgiften är slutförd. Reklam

Till exempel kan några verktyg eller system hjälpa till att påskynda uppgiften? I den här kategorin är det troligt att du hittar saker som att kontrollera och uppdatera kalkylblad för säljkontakter. Det kan vara en fiddly och tidskrävande sak att göra utan att göra misstag. Det finns dock massor av appar där ute, de kan göra denna process omedelbar och sömlös.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur att vara lycklig ensam och njut av livet
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Nu, kom tillbaka till redaktören som jag hänvisade till tidigare, låt oss ta en titt på hennes typiska dagliga arbetslista:

Efter att ha lyssnat på mitt råd bröt hon upp den höga kostnaden + höga fördelar uppgiften i mindre. Hennes uppgifter såg så ut så här (i prioritet):

Och för uppgiften att marknadsföra artiklar till olika plattformar, efter att ha granskat dess fördelar, bestämde vi oss för att fokusera endast på den mest effektiva plattformen, vilket därigenom avsevärt sänker den tillhörande tidskostnaden.

3. BONUS TIPS: Att hantera uppgifter med tidsfrister

När du har utvärderat dina uppgifter vet du vikten av var och en av dem. Detta ger omedelbart en kristallklar bild på vilka uppgifter som skulle hjälpa dig att uppnå mer (när det gäller att uppnå dina mål). Ibland kan du emellertid inte bestämma varje uppgiftens prioritet eftersom det kommer att finnas tidsfrister som ställs av externa parter som chefer och byråer.

Vad ska man göra i dessa fall?

Tja, föreslår jag att, efter att ha beaktat betydelsen och värdena för dina nuvarande uppgifter, anpassa listan med tidsfristerna och anpassa prioriteringarna i enlighet därmed.

Låt oss till exempel dyka in i redaktörens värld igen. Reklam

Några av de artiklar som hon redigerade behövde publiceras efter specifika datum. Skalmetoden tillåter detta, och i det här fallet skulle hennes ändrade arbetslista se ut så här:

Förhoppningsvis kan du nu se hur lätt det är att utvärdera betydelsen av uppgifter och hur man beställer dem i prioritetslistor.

Vägen Metoden skiljer sig från allt du har försökt

Genom att anta vågmetoden börjar du korrekt prioritera ditt arbete och viktigast - öka din produktivitet med upp till 10 gånger!

Och till skillnad från andra metoder som inte egentligen förklarar hur man bestämmer betydelsen av en uppgift, kommer min metod att hjälpa dig att bryta ner dina uppgifter i två delar: kostnad och fördelar. Min metod kommer också att hjälpa dig att vidta uppföljningsåtgärder baserat på olika kostnads- och fördelskombinationer.

Börja just nu av spenderar 10 minuter för att utvärdera dina gemensamma dagliga uppgifter och hur de matchar dina mål. När du har fått den här informationen är det super lätt att sätta dina uppgifter i en prioritetslista. Allt som återstår är att du sparkar av din nästa arbetsdag genom att följa din nya lista.

Lita på mig, när du börjar använda Scales Method - kommer du aldrig att vilja gå tillbaka till dina gamla arbetssätt.

Utvalda fotokredit: Vector Stock via vectorstock.com




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.