Hur man löser något problem effektivt med 5 Whys (Steg-för-steg-guide)

Tar du lång tid att lösa karriär- eller affärsproblem?

Kanske tror du att du behöver veta 1000 tekniker för att lösa problem snabbare. Sanningen är att det inte finns en enda teknik som kan lösa alla dina problem. Men trots denna verklighet kan du fortfarande lösa de flesta av dina problem på ett effektivt sätt.

På vilket sätt? Genom att utnyttja Sakichis 5 Whys-teknik. Sakichi använde denna teknik för Toyotas monteringsledning, men du kan tillämpa den på de flesta av dina problem.^[1]

Så sluta försöka memorera dussintals tekniker och gör dig redo att arbeta smartare. Så här adopterar du 5 Whys tekniken för att lösa problem:

Avtäcka 5 frågor till de flesta problem

Med 5 Why's teknik måste du ställa 5 frågor.

Enkelt, eller hur? När du står inför ett problem frågar du vad som kan ha bidragit till nuvarande resultat. Fortsätt sedan fråga 5 gånger eller tills du har hittat en grundorsak.

Hur vet du att den här tekniken fungerar? Tja, Toyota har framgångsrikt implementerat denna teknik för att förbättra sin monteringslinje. Tänk nu vad det kan göra för att hjälpa dig att lösa vanliga problem.^[2]

5 Whys tekniken är inte komplex men det tar tid att vänja sig. Om du är som mest, brukar du hoppa på att hitta lösningar när du löser problem. I stället börja med att ställa en fråga varje gång du står inför ett problem.

Det kan vara för något mindre som att sitta fast i trafiken. I det här fallet skulle din första fråga vara varför du inte undviker trafik. Fråga en enda fråga till alla dina problem och fortsätt lägga till mer tills du frågar 5 som standard. Reklam

Så småningom vet du när du ska fråga 5 Whys och hitta en grundorsak till de flesta av dina problem. Men du behöver inte alltid arbeta ensam. När du arbetar med obekanta ämnen, svarar arbetet med ett team för brainstorms.

Om du till exempel felsöker en dålig marknadsföringskampanj för ditt företag, arbetar du med ditt marknadsföringsteam för att hitta en lösning. Som företagsägare kommer du att ha många hattar men kommer inte att kunna hitta en orsak till de flesta av dina problem ensamma.

Hur man ställer dessa 5 frågor effektivt

Innan du börjar fråga 5 Varför måste du förbereda dig för att få de bästa resultaten. Här är flödesprocessen för att lösa ett verkligt problem:

1. Få de rätta resurserna

Du vet inte vad du inte vet. Så samla information genom böcker och online-resurser innan du löser ett problem. Du kommer att undersöka dig oftare för ämnen som du inte känner till.

Om du inte förbereder dig begränsar du dig till en ineffektiv grundorsak.

Du kan också omge dig med personer som specialiserar sig på vissa områden. På så sätt kan du samarbeta med din grupp för att hitta den bästa orsaken till ett problem.

Ditt mål här är att känna dig bekväm med de frågor du jobbar med. Undvik att svara på frågor du är osäker på eftersom du med stor sannolikhet kommer att sluta med en dålig grundorsak.

2. Förstå problemet

Innan du löser något problem är det viktigt att veta vilket problem du löser. Detta hjälper dig att undvika att hitta en irrelevant grundorsak.

Genom att förstå ditt problem kan du också undvika förvirring när du arbetar med lag. När man till exempel arbetar i lag är det ofta lätt att anta att alla jobbar med samma problem. Men det här är inte alltid fallet och kan leda till att lag arbetar för att lösa två olika problem. Reklam

3. Fråga dina första 5 frågor

När du har spenderat tillräckligt med tid för att förbereda, fråga din första fråga. Istället för att ge snabba svar-brainstorm som svar kommer att ge mest värde. Varje fråga beror på föregångaren, så ge meningsfulla svar.

Tumregeln här är att fortsätta fråga tills du har hittat en potentiell grundorsak. Vanligtvis är 5 frågor eller mindre tillräckligt för att lösa de vanligaste problemen. Men begränsa dig inte till 5 frågor.

I stället fortsätt att ställa frågor tills du inte kan längre.

4. Hitta din roten orsak

Huvudmålet för att använda 5 Why's Framework är att sluta med en orsak till problemet du upplever.

Det används också för att hantera problem på hög nivå så att du kan följa dina framsteg efteråt. Genom att ta itu med problem på hög nivå löser du problem snabbare innan du tar itu med orsaken till orsaken.

Den beprövade strategin i åtgärd

Lär dig om 5 Varför är ramverket bra men att ha exemplar i verkligheten är bättre. Här är ett exempel som du kan använda som en mall för när du löser verkliga problem:

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur att vara lycklig ensam och njut av livet

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Problem: Arbetsgivare har inte ringt mig tillbaka för en intervju de senaste 3 månaderna

• Fråga 1: Varför kommer min CV inte att märkas av arbetsgivare?
  Eftersom det är för generiskt och inte visar några speciella färdigheter för de roller du ansöker om?
• Fråga 2: Varför är mitt CV för generiskt?
  Eftersom jag vill att den ska vädja till många yrken.
• Fråga 3: Varför vill jag ansöka om många yrken?
  För att jag vill öka mina chanser att bli anställda.
• Question4: Varför skulle ansökningar till flera yrken öka mina möjligheter att bli anställda?
  För att jag inte skulle begränsa mig till lediga arbetstillfällen i ett visst yrke.
• Fråga 5: Varför skulle jag begränsa mig till tillgängliga arbetstillfällen?
  Eftersom det finns en stor efterfrågan på mitt yrke.

I detta scenario skulle du sluta vid fråga 5 eftersom du har funnit en potentiell orsak till orsaken.

Eftersom det finns mycket konkurrens för din bransch, behöver ditt CV återfinnas. Vem tror du att en arbetsgivare kommer att anställa, en jack i alla branscher eller en expert i sitt yrke? Reklam

När du arbetar med ett problem, ta tid att brainstorma de bästa frågorna. Det beror på att det kommer att påverka kvaliteten på grunden till att du kommer att sluta med.

Potentiella nackdelar med att använda denna teknik

Förutom att bara lösa enkla problem finns det andra områden där 5 Whys faller kort:

1. Oreplicerbara resultat

Du kommer inte att kunna replikera samma resultat. Tänk på det, du skapar dina egna frågor och svarar dem på ett unikt sätt. Ingen annan skulle kunna replikera dina resultat för det mesta.

Det betyder att även två lag som arbetar i samma miljö kommer att komma med 2 separata svar.

2. Begränsad av tillgänglig kunskap

Som tidigare nämnts samlar du tillräckligt med information när du löser ett okänt problem. Problemet är att du inte alltid får de bästa resurserna. På grund av detta begränsar du dig själv till kvaliteten på dina svar.

Om du någonsin står inför ett okänt ämne, prova en annan problemlösningsteknik.

3. Fokusera på en enda orsak

Huvudmålet bakom att använda 5 Whys är att komma fram till en enda grundorsak. Men alla problem har inte alltid en enda lösning. En marknadsföringskampanj kan till exempel ha ett bra, bra och värsta scenario.

Dessa begränsningar gör inte de 5 som är en dålig teknik att använda. I stället låter de dig veta hur man använder denna teknik mer effektivt.

Lita inte på en metod för att lösa problem

Som du har sett är 5 Whys inte komplicerat, men det krävs mycket för att utföra korrekt. När det är gjort rätt kan det hjälpa dig att hitta den skyldige till de flesta av dina vanliga problem. Problemet är att denna teknik inte passar för alla situationer. Reklam

De 5 Whys fungerar bäst för att förbättra processer och lösa enkla problem. Men det blir kort när man arbetar med komplexa problem. Det är därför du behöver veta andra alternativ.

Till exempel kan ett företags låga kundresponsränta bero på flera faktorer. I det här fallet väljer du en teknik som är bättre lämpad för att lösa komplexa problem. Bestäm vilka problem du möter mest för att veta vilka tekniker som hjälper dig mest.

Den goda nyheten är att 5 Whys arbetar med de flesta enkla problem som alla står inför. Så var noga med att behärska denna teknik innan du adopterar andra.

Var en problemlösningsmaskin

Tänk dig att övervinna problem som de flesta människor ger upp på.

Folk skulle titta på dig och anta att du vet 1000 sätt att lösa ett problem. Sanningen är inte mycket har förändrats sedan du hade kämpat med att lösa problem.

Men du använder nu ett beprövat system som har gjort ditt liv enklare.

Du är en problemlösningsmaskin.

Om du inte tror detta kan vara din verklighet, har du fel. Du har vad som krävs för att lösa dina problem, men du måste träna. Börja med att ställa en fråga idag när du står inför ett problem.

Fortsätt sedan göra detsamma tills du frågar flera frågor för var och en av dina problem. Du kommer inte behärska 5 Whys tekniken över natten. Men med tillräcklig övning kommer denna teknik att känna sig mer naturlig.

Så, vad hindrar dig nu?

Utvalda fotokredit: Starta Team via unsplash.com

Referens

[1]	^	Harvard Business Review: ojämlikheten av praktiskt taget allting
[2]	^	Harvard Business Review: Fem Whys för Start-Ups