Hur man arbetar effektivt De 2 kritiska nycklarna till produktivt arbete

Det finns mycket forskning om ämnet produktivitet, men enligt min erfarenhet är det mesta falskt.

Så hur man arbetar effektivt?

Att vara produktiv kokar verkligen ner till två viktiga saker:

1. Prioritering
2. Hitta ditt flöde

Var och en av dessa är distinkta färdigheter, men de påverkar oundvikligen varandra, eftersom honing din förmåga att prioritera förbättrar din förmåga att hitta och stanna i flöde. Så för att maximera din effektivitet, du ha att arbeta medvetet för att utveckla båda.

Här är vad du behöver göra.

1. Använd Eisenhower Matrix för att prioritera bättre

Eisenhower Matrix är ett verktyg som hjälper dig att prioritera uppgifter i brådskande och viktiga frågor. Som medgrundare av Mejeriprodukter, fann jag det oerhört värdefullt; det verkade alltid vara tusen bränder som bränner, men med hjälp av det här verktyget hjälpte jag mig att bestämma vilka som skulle lägga ut mig själv och när. Reklam

Så här bryter matrisen ner:

• Urgent och viktigt: Uppgifter som du själv måste göra just nu, eller konversationer och beslut som du måste quarterback snabbt.
• Inte angeläget och viktigt: Projekt som kräver planering och strategi, men det kan försenas lite. Du måste fortfarande ange en tidsfrist för dessa och skära ut tiden i kalendern för att arbeta specifikt med dem, men du kanske inte behöver ta itu med dem idag.
• Urgent och inte viktigt: Uppgifter som måste fyllas i, men som du ska delegera till någon annan. Tänk på: filer, dokument eller processer som behöver uppdatera jobb som behöver bli gjort snabbt, men det kräver inte dig eller din bästa ingenjör.
• Inte viktigt och inte brådskande: Idéer som bäst elimineras från din att göra-lista helt och hållet. Eller, åtminstone, uppgifter som ska skjutas upp tills alla andra viktiga föremål har kontrollerats. Dessa kan vara “nice-to-haves”-de är inte brådskande eller missionskritiska.

Det viktigaste biten här är att bestämma vilka åtgärdsposter som ska fyllas i av dig, och som kan delegeras. För många har du förnuftet att allt som är brådskande är viktigt, och allt som är viktigt måste kompletteras av dig. Men över tiden genom att utnyttja denna matris kommer du att inse det brådskande och Viktig är faktiskt olika kvalifikationer.

De mest effektiva ledarna är de som kan skilja mellan de två och planera sina dagar runt de uppgifter som de verkligen måste fullborda.

2. Gå in i en stat av flöde

Flöde, under tiden är något du måste medvetet personligen optimera för.

Flow är ett koncept som först definierades av den ungerska-amerikanska psykologen Mihály Csíkszentmihályi 1975. Den kännetecknas bland annat av fullständig psykologisk nedsänkning i den aktuella aktiviteten eller projektet. Det är vad mest kreativa - oavsett om de är artister, ingenjörer, författare eller designers - strävar efter när de sätter sig ner för att komma till jobbet. Eller åtminstone är det vad de dyker upp efter att de har gjort något bra. Reklam

Om du är en skapare av något slag, har du troligt upplevt det, oavsett om du var medveten om det eller inte. Det känns på ett sätt som en hypereffektiv autopilot där ord eller algoritmer verkar hoppa direkt från din hjärna genom fingrarna och på en sida, och du har knappt kontroll över processen.

Men här är saken:

Att tvinga dig in i ett mentalt tillstånd där det är möjligt att komma in i flödet är utmanande. Det är faktiskt något du behöver aktivt och medvetet optimera för.

Läs Nästa

Så här kompartmentiserar du tid för att öka produktiviteten och bli mer klar

Hur man använder djupt arbete för att torka bort distraktioner och öka produktiviteten

Hur lära sig snabbt och behärska någon skicklighet du vill ha

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Lyckligtvis finns det steg du kan vidta för att öka sannolikheten för att komma in i ett tillstånd av flöde.

Här är några sätt att göra det: Reklam

Lägg åt sidan till “gå djupt.”

Flödet kräver intensiv, oavbruten fokus. Det kräver själv en investering för att minimera distraktioner - särskilt från uppgifter som inte är viktiga men potentiellt brådskande (kategori 3 i den Eisenhower Matrix).

Ange ett tydligt mål.

Det är omöjligt att komma in i flödet utan att ha ett specifikt mål att fokusera noga på annat sätt, du kommer själv att vara självständigt distraherad. Du kan inte komma in i flödet genom att försöka jobba på tre saker på en gång.

I bästa fall kommer ditt fokus att förbli på en slags yta för alla tre.

Autonomi i hur man hanterar uppgiften.

Integrerad för flöde är valfrihet. Detta är viktigt vid delegering av viktiga uppgifter till lagkamrater.

Om projektet är något som personen kommer att behöva gå in i flödet för att slutföra, måste du se till att de själva investerar i det och aktivt väljer hur man klarar det.

Uppgiften ska inte vara överutmanande eller över-simplistisk.

Som jag nämnde är det svårt att komma in i flödet när projektet vid handen borrar dig eller å andra sidan förvirrar dig. Det måste vara utmanande nog att vara intressant - det är en söt plats. Detta är särskilt viktigt att komma ihåg, igen, när delegering. Reklam

Tillgång till feedback.

Ju snabbare du kan få feedback, om det är från din ledning, medarbetare eller kunder, desto bättre. I själva verket är omedelbar återkoppling anledningen till att videospel är så nedsänkande och flödesinducerande.

I ett spel har nästan varje åtgärd tydlig positiv eller negativ feedback.

Poängen

Prioritering och flöde är oupplösligt sammanflätade.

Det enklaste sättet att dra ut ur flödet blir trots allt bombarderat av uppgifter som inte är viktiga. Det inkluderar e-postmeddelanden som verkar kräva snabba svar, Slack meddelanden från lagkamrater, krypande tryck från åtgärdsposter du inte definierade korrekt som “Brådskande,” “Inte bråttom,” och så vidare.

Du måste, vid optimering för flöde, skydda dig från dessa typer av risker.

Men igen kommer den kunskapen från praktiken och att prioritera effektivt - lägga undan tid för fokuserat, djupt arbete, till exempel eller delegera potentiellt distraherande men viktiga saker till andra lagmedlemmar.

Därför måste du i slutändan utveckla och vårda båda dessa färdigheter i tandem, både till förmån för ditt lag och för dig själv.

Fler resurser för att öka produktiviteten på jobbet

• 17 sätt djupt arbete kommer att hjälpa till att torka bort moderna distraktioner och omfokusering
• Hur produktiva människor delar tid för att göra det mesta
• Kan inte fokusera? Varför har du gjort det fel och hur man fokuserar bättre
• Delegationens försiktiga konst
• Hur man prioriterar höger om 10 minuter och jobbar 10X Snabbare

Utvalda fotokredit: Alvaro Reyes via unsplash.com