Jag behöver en användarmanual för mitt liv!

  • Robert Barton
  • 0
  • 4935
  • 1206

Jag gjorde något rutin för ett par dagar sedan - betalade några första månadskalkylerna online - och jag fastnade. För livet av mig kunde jag inte komma ihåg namnet på ett av de personer jag skickar betalningar till. All information sparas i mitt bankkontoets inställningar, men jag måste ange mottagarens namn, precis som det visas i mina poster, för att ta upp allt annat.

Det var då det slog mig:

Jag behöver en användarmanual för mitt liv! Reklam

Jag har en lösenordschef, personlig informationskare, Treo, online-todo-lista, påminnelsessystem, Moleskine-notebook - men ingenstans hade jag skrivit ned de stegvisa instruktionerna för att göra denna betalning. Inte heller insåg jag, hade jag en rekord över de flesta av de uppgifter jag rutinmässigt utför. Istället minns jag det första steget (besök en webbplats, ring någon, öppna ett program etc.) och lita på de presenterade indikatorerna. Om jag inte kan komma ihåg hur man gör något, jobbar jag på det tills jag räknar ut det.

Hur mycket tid tror du att jag har slösat bort med att försöka komma ihåg enkla saker, som de steg som krävs för att bearbeta foton jag har tagit för att skriva ut dem, eller hur man betalar min kvartalsvisa skattebetalningar eller hur man accepterar nya bidragsgivare till Lifehack.org pool och få dem till snabbhet?

Vad jag skulle ha, insåg jag, är en enda plats där dessa processer, från det avgörande till det vardagliga, registrerades. Det finns några bra skäl att ha något som detta: Reklam

  1. För att spara tid: Som jag sa, slipper jag förmodligen ett par extra minuter på nästan varje rutinuppgift som jag utför. Medan jag dagligen skulle behöva kontrollera min "användarmanual" skulle det vara trevligt att få en enda referens som jag kunde vända sig till när jag blev förvirrad.
  2. För inspiration: Att skriva en uppgift stegvis för steg kan hjälpa till att identifiera bortkastade ansträngningar och skumma processer. Kanske finns det ett bättre sätt att göra uppgiften x? Också, för uppgifter som jag sannolikt kommer att förfalla på, skulle jag ha ett verktyg för att hindra mig från att låta mig bli distraherad tills alla steg var färdiga.
  3. För felsökning: Hur många gånger har du gjort något "som du alltid gör" och inte fått det förväntade resultatet. Att ha en guide att vända sig till skulle hjälpa till att jag gick igenom alla nödvändiga steg och hjälpa mig att se vad jag hade missat första gången runt.
  4. För träning: Om jag någonsin anlitat någon för att ta över en del av mitt arbete, hade jag redan stegvisa handledning för att de ska följa.
  5. Om något händer med mig: Om jag blev skadad eller till och med (godhet förbjuden) dödad, hur skulle min familj plocka upp bitarna? Jag är familjen tech guy - det skulle vara omöjligt för mina älskade att räkna ut sortimentet av onlineverktyg, programvara och hårdvara som jag använder för att hantera min verksamhet och andra projekt.

Vad skulle vara i det?

Vad skulle jag lägga i min bruksanvisning? Helt få saker kommer att komma ihåg, inklusive:

  • Verktygen, både online och offline, använder jag för att acceptera, bearbeta och göra betalningar.
  • Bankprocesser - hur jag betalar räkningar och får betalningar
  • Bokföringsverktyg - Hur jag håller reda på mina konton
  • Hur jag lägger till kunder och annonsörer i mitt system
  • Hur jag loggar in, skapar och hanterar inlägg, hanterar annonser och affiliates och marknadsför alla webbplatser som jag kör eller är involverade i
    • Google Adwords och Adsense-processer - hur jag identifierar sökord, hur jag skapar kampanjer, hur jag lägger till nya annonser på mina webbplatser
    • Hur jag producerar en podcast - mina lokala och online-arbetsflöden för inspelning, uppladdning och distribution av mina podsändningar
  • Ett nätverksdiagram av något slag som visar alla mina kontakter och deras specifika relation till mig och mitt arbete.
  • Olika checklistor för saker som att packa för en affärsresa och klara bilen för vintern.
  • Vad annars? Någon annan process som jag kanske måste upprepa, särskilt om det är halvt regelbundet eller mindre frekvent.
    • Förnya min bilregistrering
    • Återaktivera min sjukförsäkring (jag undervisar som en kontraktsanställd så jag måste återaktivera det varje gång jag förlänger mitt kontrakt)
    • Sätter en ny kursplan eller online kurs tillsammans
    • Skriva ett akademiskt papper
    • Och så vidare…

    Vad skulle det se ut?

    Eftersom en del av användbarheten av en personlig användarmanual skulle vara förmågan att dela den med andra människor, speciellt om jag inte hade något funktionshinder på något sätt, verkar det inte vara bra att använda något bra programverktyg eller onlineapplikation. Det bästa sättet är att hålla en enda fil i ett standardordbehandlingsformat (Word. Doc, .rtf) på min dator och en uppdaterad hårddisk som skrivs ut i ett bindemedel.

    Läs Nästa

    10 varningsskyltar med låg självförtroende och brist på självförtroende
    10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla
    Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer
    Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

    Att hitta information i en papperskopia kan dock vara ett problem, men en tydlig innehållsförteckning verkar vara nödvändig och ett tydligt organisationsschema. Sidor - åtminstone inom ett avsnitt - ska följa mallar med samma information på samma plats på varje sida. Jag är sönderdelad mellan två organisatoriska scheman: Om det ska organiseras efter ämne (t.ex. betala räkningar, skriva artiklar, organisera kurser etc.) eller regelbundet (saker jag gör varje dag, saker jag gör varje vecka, saker jag gör varje månad , kvartalsvis, årligen, etc.)? Reklam

    Kanske, faktiskt, är meningen att vara lika användbar för någon annan som jag själv, och vem vet hur mycket riktning jag kanske kan ge eller vilka villkor det kan behöva användas under?

    Sätta ihop det

    Jag hör dig där ute och tänker "Det låter som ett hemskt jobb!" Och det gör det. Vad jag tänker är dock att när en mall har skapats, skulle det vara ganska enkelt att lägga till nya sidor. Och istället för att sitta ner och räkna ut allt, kan det vara mer fruktbart att hålla filen öppen och dokumentera processer som du utför dem under ditt vanliga schema. Det kan ta några extra minuter per uppgift i ett par dagar, men i slutet av en vecka skulle du ha de flesta uppgifter som du oftast fullt dokumenterade. Lägg månadslistorna i slutet av månaden och lägg till de mindre vanliga sakerna som det händer för dig, eller när du kan lägga undan en timme eller två för att tänka på det.

    Ljud galen? Kanske är det galet. Och ändå kan jag inte låta bli att tänka på att så många av de organisationer jag har arbetat för - universitet, stiftelser, museer, militären, företag - ha hyllor fulla av sådan dokumentation, från standardoperativa procedurer för olika uppgifter till träningshandböcker till bidragsskrivande mallar. Om du vill se till att en viss standard är uppnådd varje gång du gör något, du måste räkna ut och dokumentera den standarden. Reklam

    Jag kan aldrig öppna min personliga användarhandbok när den är klar - men det är trevligt att veta att jag kunde. Det blir trevligt att veta att om jag någonsin är inlagd på sjukhus kan min partner se till att de personer som behöver veta, vet och att åtminstone de minsta kraven i mitt företag kan tas hand om. Det blir trevligt att veta att uppgifter jag gör mycket sällan dokumenteras någonstans, så jag förutser inte genom att sätta en "räkna ut hur man gör x"Inträde på min todo lista - och sedan avbryta den uppgiften, eftersom jag inte kommer ihåg hur jag kan ta reda på hur man kan ta reda på det!

    Hur är det med dig? Vilken typ av information skulle du sätt i din personliga användarhandbok?




    Ingen har kommenterat den här artikeln än.

    Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
    En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.