Vet var du ska rita linjen för förbättrad personlig produktivitetsinnovation mot standardisering

Ett av de kraftfullaste verktygen vi kan använda för att förbättra personlig produktivitet är att standardisera uppgifter och processer. Det här är inget nytt, men det har blivit en del av det mycket spanska Toyota Production System som ett sätt att minska bilproduktionskostnaderna. Ett klassiskt exempel från hundratals år sedan är det sätt som järnvägen kom upp med ett standardavstånd eller avstånd mellan de två parallella skenorna som utgör en järnväg. Innan de gjorde, måste varje järnväg lastas och lastas om på en järnvägsvagn med en annan mätare för varje järnväg som den reste. Reklam

Men för mycket standardisering är också en dålig sak. Henry Ford upptäckte detta när han vägrade introducera nya stilar och färger när folk började förlora intresse för sina Modell T-bilar som producerades av miljontals i hans dag. Han gjorde dem bara i svart vid den tiden. Försök inte att komma till ett datum med en vanlig dagordning och presentera välorganiserade och detaljerade listor. Hur speciell får du dem att känna när du bokar dem in i en tidslucka? Eller om du tar dem till samma restaurang hela tiden? Eller om du hämtade ditt datum i en av Fords svarta modell Ts då? Reklam

Så, var ritar vi linjen? Svaret på hur mycket du ska standardisera är faktiskt ganska enkelt och enkelt: standardisera så mycket som är praktiskt så länge du och de andra berörda parterna (kunder, vänner etc.) får större värde från standardiseringen än från en konkurrerande innovation. För en kundsituation, om du har en vanlig, tråkig produkt, kan de vända sig någon annanstans till något mer spännande. Detsamma gäller för ett datum. Det finns flera områden eller sätt att standardisera. En lista över saker som borde standardiseras för förbättrad produktivitet är: Reklam

1. dagliga och veckoplaneringsprocesser,
2. e-post och korrespondensinsamling och svarsystem,
3. sömn, motion och ätstider (din kropp älskar dessa saker),
4. målinställning och recensioner,
5. affärsverktyg, inklusive programvara, bärbara datorer, handdatorer, etc. så att det inte finns ett stort avfall i att fiska med dessa saker för att få dem till jobbet,
6. dagliga sysslor lista samtidigt hitta sätt att täcka dem mer effektivt,
7. vila och rekreationstider,
8. Förberedelser för alla typer av tävlingar.

Människor som blir alltför upptagna med standardiseringsaspekterna kan bli ett verkligt problem. Att ta en familj till ett GTD produktivitetsseminarium på en semesterresa är förmodligen inte en bra idé. Låt oss nu titta på vad som bör innoveras för förbättrad produktivitet. Följande lista över saker ska hanteras med en innovativ inställning: Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

1. läsning (& ljud och video) material eftersom begränsande källor kan orsaka stagnation,
2. relationer - fortsätt att prova nya saker för att hålla dem intressanta och kreativa
3. övning rutiner själva eftersom att göra samma övningar för alltid gör mindre än att ändra rutin gör,
4. personliga och professionella nätverk eftersom att möta nya människor i olika områden kan avsevärt bredda erfarenheter och perspektiv,
5. mode (alltför standardiserande den här kan få dig till problem),
6. Semester bör hållas varierat och intressant,
7. erkännande, uppskattning och uttryck av tacksamhet,
8. ställer du på dina datum eller maka till och de saker du gör.

Sätten att bestämma gränserna för hur långt du ska gå i standardiseringen är inte alltid lätt att veta. Vi bör vara försiktiga att inte anta. Okontrollerad standardisering kan leda till att du ser varje kontorsmugg med någons namn på det och några där har samma kostym varje onsdag. Detta föreslår att ditt kontor erfarenhet blir en banal en. Den som har på sig kostymet har ingen aning om att det här är ett problem och antar att det är en praktisk sak att göra. Ett annat exempel är den kille som tar hem rosen varje gång han skruvar upp, skriker inte uppriktighet. Det finns några enkla sätt att ta reda på var lämpliga gränser är som:

• fråga någon som är bekant med en rutin hur det kommer över. Om hanteras rätt, är folk förmodligen inte medvetna om det till att börja med. Till exempel kommer någon som alltid deltar i möten i tid genom att tillåta en extra fem minuters restid sannolikt ingen invändning.
• testa en ny rutin innan den genomförs fullständigt.
• utveckla en tydlig och helst mätbar indikator på framgång så att om något fungerar kan det fortsättas eller avbrytas.
• bestämma om det lägger till värde. Om en standardiserad rutin blir en mardröm, bör den utvärderas.

Oavsett om du tillverkar bilar eller plockar upp ett datum i en, vet du hur gränserna borde vara på standardisering kontra innovativ. Standardisera var praktiskt, men gå inte överbord eller saker går inte bra. Använd denna strategi för att maximera produktiviteten utan att förlora spontanitet. Henry hämtade antagligen sin fru Clara i en svart modell T från tid till annan, men hon gifte honom innan han uppfann det så det kanske inte har betydat så mycket. Att visa sig i en modell T för att hämta ett datum idag kan vara en bra öppnare. Bara vet vart du ska rita linjen.

Peter Paul Roosen och Tatsuya Nakagawa är medstifter av Atomica Creative Group, ett specialiserat strategiskt produktmarknadsföretag. Genom ledande inblick och forskning, god strategisk planering och effektiv projektledning hjälper Atomica företag att uppnå större framgång när det gäller att få nya produkter på marknaden och att förbättra sina befintliga företag. De har co-authored Overcome Inventoritis nu tillgänglig.