John Boone
0 
1030
151
Som professionella organisatörer som hjälper människor att organisera sina hemkontor och arbetsytor är här de 7 största informationsorganiserande misstag som vi ser i vårt arbete med kunder - gör du också dessa misstag?
1. Att inte veta skillnaden mellan “Verkan” & “Referens”
Detta koncept är mycket viktigt för att börja komma igenom dina högar. Du måste skilja ut papper och information som kräver åtgärd från information som helt enkelt behöver behållas för eventuella framtida behov.
2. Har inte ett standardkontakthanteringssystem Reklam
Har du en kombination av pappersskrapar, gummibandade buntar visitkort, din e-postadressbok och en pappersadressbok? Bestäm på ett system och lägg allt på ett ställe.
3. Utrustning och tillbehör gör det svårt att fila
Många har arkivskåp av dålig kvalitet som skapar hinder för effektiv och snabb inlämning av ditt pappersarbete. Vi ser ofta lådor som håller fast eller inte fungerar korrekt, vilket gör att du inte vill öppna lådan alls. Inköpskvalitets arkivering är också viktigt. Vi ser ofta att billiga hängande mappar kommer ifrån varandra, vilket gör att metallstycket faller ut (och dina papper också).
Läs Nästa
10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln
4. Det handlar inte regelbundet om papper och information Reklam
Vad är din tolerans för att göra rätter? Låt du diskbänken stapla tills den känns överväldigande? Förmodligen inte ... de flesta gör sina diskar dagligen. Vi lär människor att deras inkorg eller postkorg är precis som deras kökshandfat! Posten kommer bara att fortsätta, och låter det stapla upp, kommer bara att få det att känna sig värre.
5. Har inte ett säkert hem för dina lösenord
Det är viktigt att hålla dina lösenord säkra och byta dem ofta, men om du inte har ett system för att spåra dem är det väldigt lätt att glömma informationen. Det finns många programvara för lösenordsinnehavare på marknaden som är säkra, krypterade och kräver bara ett huvudlösenord för att låsa upp all din information. Våra favoriter är SplashID (för PDA-användare), Lösenordsagent och Password Depot.
Kom ihåg att det är viktigt att någon annan känner till den här informationen om du skulle drabbas av den ordspråkiga bussen. Berätta för någon du litar på hur du hittar din information. Reklam
6. Håller för mycket för länge
Förmodligen är den oftast frågade frågan vi hört hur länge vi ska hålla papper. I allmänhet kan skattedokument som bankdeklarationer strykas efter sju år, enligt de flesta experter. Men det är tillrådligt att spara avkastningen själv på obestämd tid, och investerings- och fastighetsdokument kan behöva hållas för alltid. Du måste kolla med din advokat eller revisor för att vara helt säker på din unika situation.
7. Säkerhetskopierar inte din dator
Vi är alltid chockade över hur många som inte säkerhetskopierar deras data. Frågan är inte om din hårddisk kommer att misslyckas, det är det när! Är du beredd? Ett bra backupsystem ska vara: Reklam
- Säkra- pålitlig och säker från hackare och nyfikna ögon
- automatiserad- så du kommer inte att förutse eller glömma
- Avlägsen- i händelse av brand eller katastrof
Vi rekommenderar vanligtvis www.backuphelp.com eller www.ibackup.com. Dessa rimligt prissatta tjänster har sparat nacken hos mer än en av våra kunder!
Lorie Marrero är en professionell arrangör och skapare av The Clutter Diet, ett innovativt, prisvärt onlineprogram för hemorganisation. Lories webbplats hjälper medlemmarna att förlora “Clutter-pund” från deras hem genom att ge online-åtkomst till hennes lag av arrangörer. Lorie skriver någonting användbart, roligt, intressant och / eller sinnessjuk praktiskt några dagar eller så i Clutter Diet Blog. Hon bor i Austin, TX, där hennes företag har tillhandahållit praktisk organiseringstjänster till kunder sedan 2000.