Pappershoppning, horisontell arkivering och andra arkiveringsalternativ

Har du någonsin märkt att vissa människor har högar av papper över hela kontoret? Om du inte organiserar genom att ha på sig, kanske du tittar på dessa högar med nyfikenhet, avsky eller förvåning. Varför skulle någon vilja vara omgiven av högar, speciellt “dysfunktionell” högar av papper som tar upp hela delar av sitt kontor våning? Reklam

Efter många rundar av stapelstötning för mina kunder har jag lärt mig att många "pilare" delar vissa egenskaper: Reklam

• De är visuellt orienterade och oroar sig för att om papper är osynliga kommer de att vara oroliga.
• de föredrar att organisera horisontellt; istället för vertikalt (traditionell arkivering);
• De har svårt att kasta papper bort eftersom de är rädda att de antingen kommer att göra ett misstag eller missa ett tillfälle.
• De har svårt att fatta beslut eftersom de tenderar att försöka överväga alla möjligheter att använda papper.
• de är lätt överväldigade av papper; när de blir lite bakom pappershanteringen stänger de och slutar hantera det;
• de vet verkligen inte hur man sätter upp effektivare system för att effektivt hantera papper.

Vad ska man göra? Naturligtvis är ett alternativ att fortsätta använda högar av papper för att spåra pågående projekt. Men du vill se till att de är funktionella staplar - sådana som innehåller papper som rör bara ett ämne eller projekt. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Andra alternativ för att undvika piling:

• Gör ett åtagande att göra ett beslut om vad du ska göra med papper första gången du rör det. 1) Är det ett åtgärdspost? 2) Ska det arkiveras? 3) Ska det dirigeras till någon annan? 4) Är det skräp? 5) Är det något att läsa? 6) Eller är det något du är osäker på? Skapa lätt att nå platser för var och en av dessa typer av objekt. Lägg sedan det på lämpligt ställe.
• Gör ett åtagande att STOPP INSTÄLLNING PAPPERSIDA av någon anledning.
• Använd ett steg sorterare på ditt skrivbord för att göra filer synliga. Har dessa filer innehåller aktiva projekt eller dokument och formulär du använder ofta. Var noga med att märka filerna i mörkbläck. Eller, ännu bättre, använd en etiketttillverkare (tillgänglig på kontorsleveransbutiker för ca $ 50).
• Använd ett öppet arkivskåp (tillgängligt på hjul), skrivbordslådan eller kasse så att du kan fortsätta att njuta av ett horisontellt format, men har fördelarna med ett vertikalt arkivsystem.

Varför lär dig hur du blir en funktionell pilare?

• Du kan lägga dina händer på papper du behöver mycket snabbare. Du kan inte snabbt hitta papper i en dysfunktionell stapel (en som innehåller papper som gäller många olika typer av ämnen eller aktiviteter).
• Ditt utrymme kommer att känna sig mycket fredligare. Dysfunktionella högar är mycket bullriga. Eftersom allt lever med energi, har varje papper en annan typ av energi. Sätt dem alla tillsammans och du har en skrikande folkmassa. Jämfört med en hög med bara en typ av papper, t.ex. skatterelaterade papper, en blandad stapel är en jumble av energi som du tenderar att undvika. Om du har ett antal dysfunktionella högar i samma rum, kommer du troligen att känna dig överväldigad av upploppet av energi och synligheten av så mycket papper.
• Du kommer att känna dig mer kompetent och mindre angelägen om att hantera papper. Ett rum fyllt med pappershögar verkar skrika, “Du slår! Vet du verkligen vad du gör?” eller “Du är verkligen bakom. Varför gör du inte något om denna röra?” Papper sorterade i högar per kategori eller arkiverad i ett steg sorterare eller öppet arkiveringssystem har en ordnad och bekräftande energi som är mycket tystare och lugnare än blandade högar med inga specifika identiteter.

Om du är en piler, förbinder dig att lära dig mer effektiva sätt att hålla dina papper synliga och tillgängliga samtidigt som du reducerar den negativa energin som härstammar från flera högar. Två funktionella staplar är mycket tystare än två blandade högar. Ett öppet arkivsystem är tystare än något hopsystem. Kom ihåg att det finns tillgängliga alternativ som tillgodoser ditt behov av synlighet och hjälper dig att hämta de papper du behöver på några sekunder. Ta dig tid att organisera dina högar till ett system som verkligen fungerar för dig.

Reklam