Produktivitet, förlita sig på teknik och redundans

  • John Boone
  • 0
  • 4483
  • 44

Din dator kraschar. Det startar inte igen. Vad gör du? Ingenting produktivt. Morgonen är bortkastad, tekniken kommer och berättar att du behöver en ny hårddisk, och din eftermiddag är borta även när du handlar för en ny.

Det finns en miljon variationer av detta scenario. Vi ställer oss i ett osäkert läge när vi är helt och hållet beroende av teknik för att upprätthålla våra produktivitetssystem och utföra de uppgifter vi ställer för oss själva med dem. Teknik ger personlig produktivitet steroider; allt är snabbare. De flesta av oss kan skriva snabbare än vi skriver och använder e-post som en form av daglig kommunikation gör att vi kan drastiskt minska antalet störande konversationer och telefonsamtal som vi mottar varje dag. Så vi lär oss att lita på tekniken, så mycket att när det misslyckas - och det gör det - kan vi lämnas mållös när vi ställde den gamla frågan, vad är nästa åtgärd? Reklam

För två år sedan var jag i en sådan position. Mitt arbetshanteringssystem var en textfil lagrad lokalt på min dator. En dator som misslyckades med att störa regelbundenhet. Det skulle inte ha betydelse om jag lagrade mitt uppgiftshanteringssystem i ett Google Doc; då hade jag inte någon annan dator, heller inte en iPhone, och hur som helst, vad händer om Google Docs gick ner?

Vi behöver lära oss att lita mindre på teknik. Och jag menar inte att vi ska gräva våra datorer som navet i vårt produktivitetssystem, men vi behöver redundans. Redundans för systemet och redundans för situationen.

Redundans för systemet

Redundanta system är system som säkerställer att ett problem med någon enskild komponent inte orsakar problem för andra komponenter eller systemet som helhet. Detta görs vanligtvis genom att fördubbla komponenterna; antingen samma komponent på ett annat ställe (t.ex. back-up på plats), eller helt enkelt samma komponent i ett annat medium som inte är relaterat till det första. Reklam

Läs Nästa

Hur man gör förändringar i livet för att vara den bästa versionen av dig
Hur man gör positiva förändringar nu (och börja leva ett uppföljande liv)
Vad du ska göra när du har jobbat på jobbet (och varför du känner dig borttagen faktiskt)
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Så du kan behålla kopior av din arbetslista på två datorer och se till att de alltid är uppdaterade om en av dem går ner. Du kan vara beroende av Time Machine (om du är på en Mac) för att tillhandahålla denna typ av redundans för dig, eller behåll en kopia i Gmail eller Google Docs, eller bäst än (om inte något obsessivt), allt ovan. Eller så kan du skriva listan ner på papper och maila en kopia av datorns lista till din telefon.

När det gäller datorbaserade system är synkronisering mellan flera enheter en bra start. Men det är också en bra idé att hålla en kopia som inte är beroende av elektroner. Din kraft kan gå ut i timmar (samma dag som du glömde att ladda din bärbara dator och ringa natten innan). Allting kan hända med dessa lösningar, men om du har skrivit eller skrivit ut saker är systemet mycket mindre svagt. Någon du bor med kan oavsiktligt kasta din arbetslista ut eller ditt hus kan brinna ner (i vilket fall det sista du tänker kommer att vara om din arbetslista är okej) men det är mycket mindre troligt att du kommer att förlora tillgången till både din online och offline kopior samtidigt.

Redundans för situationen

Det andra problemet med att förlita sig på teknik för mycket har att göra med utförandet. Även om du har din arbetslista på ett papper när strömmen släcker, vad gör du? Ingenting, om du inte har planerat för det. Ett av de utmärkta verktygen som många produktivitetssystem ger är en viss variation av GTDs kontext, och de är användbara i exakt denna typ av situation (bland annat). Reklam

I nästan vilket projekt som helst, finns det vanligtvis någon uppgift som kan göras utan hjälp av en dator - även om man använder en dator under normala omständigheter skulle vara det bästa sättet att klara sig. Tanken är att om du har konfigurerat dina sammanhang korrekt, när du inte har tillgång till en dator, använder du ett sammanhang som ställts in för offlinearbete. Ingen Internet-anslutning, byt ut från ditt @internet-sammanhang och till något annat. Om du har en rättvis bit som kan göras offline, gör bara ett @offline-sammanhang och byt till det när du behöver det. Du kan också använda flera sammanhang på en enda uppgift. Om ditt arbete ska ske på en dator men kan göras utan en, kan du bifoga ett extra @offline eller @nopower-sammanhang som fungerar som sekundärt till uppgiftens vanliga sammanhang.

Det är mestadels en fråga om personlig smak om hur du ställer in ditt system för att anpassa sig till oväntade förändringar, men det bästa är att du bör planera för dessa situationer och vara redo att gå med en lista över saker som kan göras i under tiden.

Konflikter handlar om att ha ett produktivitetssystem som inkluderar och passar miljön du befinner dig i och verktygen du har tillgång till. Tänk på tekniskt misslyckande av något slag som bara en annan miljö. Att planera för att något ska gå fel är inte pedantiskt, det är smart, och det har till och med fått ett namn i PR: s värld: krishantering. Något bra PR-team kommer att ha en plan för en kris så att om något händer kan de gå direkt till handling. Det finns ingen anledning att du inte kan göra det med personlig produktivitet. Reklam

Det är mycket lättare för oss än det är för PR-killar; Under din veckovisa recension, medan du skapar nya uppgifter, skanna bara igenom din lista och släpp ett sammanhang på allt som kan göras offline. Lätt - tar en minut eller två längre än din veckovisa recension brukar göra. Du kan gå veckor eller månader utan att använda den, men det kommer att vara väl värt det när tiden för tekniska misslyckanden kommer. I stället för att få din känsla av dagens arbete avstängd härvidt “katastrof” och sitter där med ett förvirrad uttryck, kommer du att vara igång igen på nolltid. Det är vad överflödiga system handlar om.




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.