Produktivitet görs enkelt Hur man håller dina projekt från att döda dig

Vissa projekt kan vara en verklig smärta i vet du vad. Inte alla av dem självklart. Men det finns några som bara håller oss vakna på natten. Det kan finnas många orsaker till en sådan situation. Ibland är det bara svårt att utföra de uppgifter som behöver göras. Andra gånger är det den tid som krävs för att skrämma oss.

Men ibland är det mest skrämmande med att vi inte vet vad som händer i ett projekt och tycks inte hitta ett sätt att planera allt och få en tydlig bild av vad som behöver göras.

I de tidigare delarna av serien diskuterade vi vad som ska göras när allt är helt upplagt. När vi är klara på de exakta uppgifterna som behöver göras, och en gång vet vi ens när vi vill ta hand om dem. Men det saknas en del, och det är självklart den del som planerar dina projekt och väljer dina prioriteringar.

De flesta projekt som vi beslutar att genomföra bör definieras och planeras enligt fem huvudsteg. Dessa är:

1. Ställa in mål och regler.
2. Definiera din vision för slutresultatet.
3. brainstorming.
4. organisera.
5. Väljer nästa uppgift.

Naturligtvis kräver inte varje projekt en så utarbetad stegsekvens. Vissa projekt är verkligen enkla, och att definiera saker som mål eller visioner skulle vara en fullständig överkill.

Om du bara vill få din bil fixad behöver du inte några smarta regler för att kunna klara det ... du vet säkert vad som behöver göras utan ytterligare hjälp.

Men GTD var utformad för att kunna hantera alla typer av projekt, oavsett hur stor eller liten.

Stegen som nämns ovan gör just det. De kan tillämpas på någonting. Och när du går igenom dem alla kan du vara säker på att ditt projekt blir klart och förståeligt. Detta kommer i slutändan att förbättra din chans att genomföra projektet framgångsrikt. Reklam

För att förklara det här hela måste vi lämna våra enkla exempel och ta på sig lite mer komplicerat ... Så tänk dig att du köper en ny lägenhet för dig och din familj.

1. Ställa in mål och regler.

Det här är den del där du svarar på frågorna från Varför och Varför då.

För vårt exempel är frågan: Varför vill du ha en ny lägenhet?

Några möjliga svar: du vill leva närmare din arbetsplats, du vill att dina barn ska leva närmare skolan, du vill ha mer plats för dig själv och din familj, du vill bo i stadens centrum eftersom alla intressanta saker händer där, du vill ha en mer modern miljö, och så vidare.

Skälen bakom varje projekt är givetvis olika. Vidare är personliga projekt helt annorlunda från affärscentrerade projekt. Men de har fortfarande mycket gemensamt. Om du till exempel, istället för att köpa en ny lägenhet, startar ett företag är frågan kvar - varför vill du starta ett företag?

Så oavsett vad du funderar på gör du alltid att börja med dina mål och regler. Mål vi har täckt (det är Varför). Reglerna är ännu enklare att förstå.

Kommer tillbaka till vårt exempel; några regler: vad är din budget? vart vill du bo (vilken grannskap)? vill du få ett rum för alla? behöver du ett garage? och så vidare.

När du har alla dessa saker uppradade kan du gå till nästa steg.

2. Definiera din vision för slutresultatet.

Det är här du svarar på frågan om Vad. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Skapa en fullständig vision om vad du vill få som slutresultat av projektet. Ju mer detaljer desto bättre.

Din vision återspeglar de mål och regler du har ställt i föregående steg. Målen är de viktigaste riktlinjerna för vad som borde och borde inte göras inom ett visst projekt. Så nu använder du dessa mål för att komma fram till din vision för det slutliga resultatet av projektet.

En möjlig vision för vårt projekt:

Jag vill ha en 4-rumslägenhet i stadens centrum. Minst X kvadratmeter utrymme. Stort kök. Det måste ha ett garage. Priset bör vara mindre än X. Moderna möbler.

Det låter som en bra vision. Självklart finns det mycket fler saker vi kan inkludera här, men för nu gör det det.

Nästa steg är att ta denna vision och göra några brainstorming runt den.

3. Brainstorming.

Brainstorming är förmodligen den mest kreativa aktiviteten för något projekt. Du har gjort det många gånger, jag är säker. Brainstorming har dock väldigt liten punkt när det görs innan de två tidigare stegen utförs.

En brainstorming session måste alltid skapas kring en starkt definierad huvudide, så vi har viss vägledning och vet var vi går med det. Och det är precis vad definierande mål och vision ger oss.

Brainstorming-sessionen är en mycket enkel sak att göra. I huvudsak är det svaret på frågan om på vilket sätt. Reklam

Vissa människor gillar att sätta några begränsningar, till exempel tidsbegränsningar. Det här är bra om vi arbetar på ett visst projekt på jobbet, och mer än en person gör brainstorming. Men om det bara är du så kan du spendera så mycket tid som du vill. Naturligtvis, inom förnuft.

Börja med att ta dina mål och visioner och placera dem på en synlig plats. Låt sedan ditt kreativa sinne lossa och skriv ner varje idé som kommer att komma ihåg om de saker du kan göra i projektet. Och jag menar alla.

Det här är inte dags att bedöma idéerna och radera de dåliga. Inte nu. Det här är dags att skriva allt ner, oavsett hur dumt det låter först.

Vårt exempel: ring till fastighetsmäklare, gå till IKEA, anlita en entreprenör, fråga runt och ta reda på om det är ett bra stadsdel eller inte, välj färgfärger, få en fullskalig Elvis-skulptur, få en internetanslutning, få ett banklån, hyra en skåpbil, kontrollera alla installationer (el etc.), och så vidare. Listan för ett sådant exempel kan fortsätta, så vi slutar bara här.

När du når en punkt när du inte kan tänka på något annat är det förmodligen ett bra ögonblick att sluta brainstorming och gå till nästa steg.

4. Organisera.

Ja, det är här du får välja de bra idéerna och ta bort de dåliga. Brainstorming bör ge dig en massa båda.

Varför brainstorming och organisering samtidigt är inte det bästa valet? Eftersom dessa aktiviteter står emot varandra. Å ena sidan måste du vara kreativ och uppfinna saker, men å andra sidan måste du komma tillbaka till marken och vara rimlig när du bedömer den. Att göra detta på samma gång fungerar helt enkelt inte. Därför är organisering ett separat steg.

Processen är enkel. Titta bara på din brainstormlista och ta bort allt som inte har mycket att göra med dina mål och visioner, eller är helt enkelt dumt (som Elvis-skulpturen ... eller är det?).

När du tillbringar lite tid på att titta igenom alla dessa saker börjar din hjärna automatiskt ordna saker enligt deras prioriteringar och vad som behöver göras först. Du bör använda denna sinnesstämning och flytta snabbt till sista steget. Reklam

5. Välja nästa uppgift.

Det är här vår gamla vän - nästa uppgiftslista - kommer tillbaka till spel.

Vid den här tiden ska det vara enkelt att välja nästa uppgift för ditt projekt. Efter fasen att organisera alla idéer borde du ha en bra uppsättning handlingsbara saker som stämmer överens med dina mål och visioner. Saker som är helt avgörande för genomförandet av projektet. Välj nu din nästa uppgift för projektet.

Allt du har på denna punkt går in i din projektlista. Och nästa möjliga uppgift går till din nästa uppgiftslista. Från den tiden kan du gå tillbaka till ditt vanliga arbete (GTD-stil). Det här är allt där binder samman.

Vad kommer härnäst?

I grund och botten är det det. Allt du behöver göra nu är att använda systemet för att hjälpa dig att få mer organiserade och genomföra dina projekt mer effektivt. Både i personligt liv och i affärer.

Bara för att samla in, och peka dig mot de specifika delarna i den här serien.

• Börja med hjärnan dumpning övning.
• Skapa din första nästa uppgiftslista och kom ihåg om reglerna för att välja vilka uppgifter som ska hanteras när som helst.
• Planera dina projekt enligt strategin i detta inlägg.
• Sätt alla sju huvudelementen i produktiviteten på plats.
• Kom ihåg att arbeta enligt ditt dagliga aktivitetsdiagram.

Jag medger att det finns mycket att göra om du vill ha GTD fullt implementerat i ditt dagliga liv. Men skulle du hellre springa som en kyckling med huvudet avskuret, för du har ingen aning om vad du ska göra nästa? Antagligen inte.

En sista uppmuntran till dig: Om du tror att du inte har tid att leka med sådana metoder, upphäver du din misstro en stund och har lite förtroende för att efter att du har implementerat GTD hittar du tid för allting.

Gärna dela hur GTD fungerar för dig. Jag är nyfiken på att veta. Jag har till exempel använt det sedan 2009 och det fungerar verkligen som en charm.

(Fotokredit: Produktivitet eller Motivation via Shutterstock)