Produktivitet som gjordes enkelt Välj vad du gör nu med GTD

I föregående avsnitt av Produktivitet Made Simple (med hjälp av GTD för att förbättra din produktivitet) -serie vi pratade om var du ska börja med GTD - hjärndumpningsövningen. Idag är det dags att ta din massiva lista över saker och skapa en handlingsplan som gör att du väljer vad du ska göra nästa väldigt lätt.

Om du inte använder någon metod i ditt arbete kan det vara svårt att välja nästa uppgift. Det finns så många saker att göra, men så lite tid. Du kan försöka göra de viktigaste uppgifterna först, men hur bestämmer du vad som verkligen är viktigt och det som bara verkar som det är? Dessutom är något verkligen viktigt eller bara brådskande?

Att lösa utmaningar som detta är där GTD verkligen lyser. Du kan använda metoden för att ta din hjärndumplista och dela den i handlingbara sektioner, på det minst förvirrande sättet.

Dela upp din lista i projekt

Din hjärndumplista är inte något du kan arbeta med effektivt. Om du vill vara produktiv behöver du något mindre och mer hanterbart.

Det första steget mot att skapa en sådan sak är att göra din lista över uppgifter till en lista över projekt. Nu hur gör du det?

Ta din lista och samla alla liknande uppgifter tillsammans. Med liknande menar jag de uppgifter som i huvudsak berör samma område.

Låt oss bara säga att du är en frilansdesigner och en bloggare, precis som ett exempel. På din huvudlista kan det finnas uppgifter som: förbättra menyn för klient X, designa anpassade knappar för klient X, gör några avslutande detaljer på klientens Y-webbplats, skriv ett nytt inlägg till min blogg, uppdatera WordPress. Reklam

Du kan ta sådana uppgifter och dela dem i grupper av: klient X-uppgifter, klient Y-uppgifter, mina blogguppgifter - Det här är dina projekt.

Jag använder ett visst exempel eftersom det är det enklaste sättet att förklara de flesta saker, men konceptet kan enkelt tillämpas på andra områden och olika typer av uppgifter. Huvudregeln för att erkänna ett projekt är att hitta minst två uppgifter som är nära besläktade med varandra.

Detta är det första tillvägagångssättet - tar upp uppgifterna och samlar dem in i projekt. Det finns också det andra tillvägagångssättet - plockar komplexa uppgifter och skapar projekt kring dem. Med komplexa menar jag allt det kräver att man tar mer än en åtgärd för att slutföra dem.

Här är ett annat exempel. Något liknande “Har bilen fast” kommer sannolikt att visas på din lista. Det låter som en enda uppgift, men det är det inte. För att faktiskt få det gjort måste du ta hand om ett antal uppgifter. I detta fall: välj en mekaniker, ring dem och gör ett möte, få din bil till mekaniker, plocka upp bilen. I slutändan har en till synes enkel uppgift att få bilen fixat blivit ett projekt. Och det är okej.

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

I slutet är det ett antal projekt som du vill sluta med, där varje projekt består av minst två uppgifter. Härifrån kan du gå vidare till nästa steg.

Nästa uppgifter lista

Det är här du spenderar större delen av din tid när du arbetar med GTD.

Från och med nu har du en lista med projekt, men vet inte riktigt vad man ska göra med det än. Börja med att välja bara en uppgift från varje projekt, och sedan lägga den på en separat lista.

Den här uppgiften ska vara nästa rimliga sak du kan göra för att få ett visst projekt. Varje projekt har en sådan uppgift, så att välja det borde inte vara ett problem. Reklam

För vårt bilmonteringsexempel skulle nästa uppgift vara att välja en mekaniker.

Försök dock inte välja mer än en. Jag vet att det för vissa projekt kan tyckas att fler uppgifter måste göras samtidigt, men det är inte sant. Även när du har två uppgifter du tror att du måste göra samtidigt, kommer du fortfarande att börja med en och sedan göra den andra. Det är inte möjligt att göra en uppgift med din vänstra hand och den andra med din högra hand. Håll dig till en enda nästa uppgift för varje projekt bara.

Listan du skapar just nu (en som bara innehåller en enda uppgift från varje projekt) heter nästa uppgifter lista. Namnet förklarar det tillräckligt bra. Det är listan som innehåller alla uppgifter du behöver ta hand om nästa; inget mer.

Väljer saker att göra från listan med följande uppgifter

Listan är fortfarande en uppsättning med många olika uppgifter, så du måste hitta ett sätt att bestämma vilken du borde göra först.

Det finns fyra huvudfaktorer som kan hjälpa dig att bestämma vad du ska göra när du tittar på din nästa arbetslista.

1. Ditt sammanhang.

Det låter fint, men vad det egentligen betyder är miljön du befinner dig i. Vissa möjliga sammanhang kan vara: på kontoret, hemma, på min telefon, köpcentrum, och så vidare.

Det är uppenbart att vissa uppgifter kan göras endast när du är i rätt sammanhang. Om du har ett kontorjobb kan du inte göra några jobbrelaterade uppgifter om du inte är på kontoret, så rör dig inte ens med dem när du är hemma. Reklam

Denna kontextprincip är ganska uppenbar, men det är fortfarande bra att komma ihåg att kunna klara av oproductivt tänkande som ibland tar oss av vakt.

2. Tillgänglig tid.

Olika uppgifter förbrukar olika mängder tid. Om du bara har mer än 30 minuter finns det ingen anledning att börja arbeta med den nya marknadsföringsstrategin för ditt företag ...

När du väljer en uppgift försöker du alltid förutsäga hur mycket tid det kan ta och jämföra det med hur lång tid du faktiskt har.

3. Tillgänglig energi.

Kanske känner du bara inte om att göra något kreativt arbete ... Kanske skulle ett enkelt enkelt fysiskt arbete vara mer lämpligt just nu ... som att tvätta bilen eller något.

Det här är okej, du behöver inte vara i din 100% mentala styrka dygnet runt. Ibland är det bra att använda de andra ögonblicken för att göra annat arbete.

4. Prioriteringar. Reklam

Här börjar kulan. Det sista elementet i att bestämma vad man ska göra nästa.

I grund och botten är jag säker på att du har en uppfattning om vilka prioriteringar som är. Antingen är något viktigt för dig just nu eller det är det inte.

Till exempel, i går kände du dig bra, men idag känner du dig sjuk, så att gå till en läkare är högsta prioritet, trots att det i går inte hade någon prioritet.

Prioriteter kan förändras dagligen; det här är normalt. Det betyder inte att du är en oorganiserad person. Jag skulle säga det motsatsen: Om du har samma prioriteringar under de senaste 10 åren kanske är det dags att tänka igenom dem.

Detta är bara en förenklad prioritetsmodell, och för nu gör det det. Men GTD tar tanken på prioriteringar mycket längre och gör det till något mycket mer användbart. Vi kommer att prata om prioriteringar i en av de följande inläggen, men för närvarande bara tänka på dem som svaret på frågan om “Vad är den viktigaste uppgiften för mig vid detta exakta tillfälle i tid?”

Det är i grund och botten när det gäller att välja vad man ska göra nästa. Bara för att återskapa:

1. Skapa din projektlista.
2. Ta en uppgift från varje projekt och lägg det i din nästa arbetslista.
3. Välj vad du ska göra nästa baserat på ditt sammanhang, ledig tid, tillgänglig energi och prioriteringar (i den ordningen).
4. Gör uppgiften.
5. Lägg en annan uppgift från samma projekt på nästa arbetslista.
6. Gå tillbaka till punkt # 3.

En fråga till dig. Finns du GTD komplex och utmanande att genomföra? För att vara ärlig, det var mitt första intryck. Men jag är glad att jag slutade med att implementera det ändå, det är säkert.

(Fotokredit: Ditt nästa steg via Shutterstock)