Letar du efter en delad virtuell arbetsyta?

  • Joseph McCoy
  • 0
  • 2103
  • 97

I min coachingpraxis söker jag alltmer efter sätt att arbeta med mina kunder på delade dokument och projekt online. Jag letar efter online-lösningar av två skäl:

  1. Det gör det möjligt för min klient och mig att få tillgång till dokument och arbeta tillsammans med dem när som helst. Mina kunder är upptagna människor som behöver flexibilitet att arbeta på sina egna scheman.
  2. Min praxis omfattar långdistanscoaching via telefon, IM (Instant Messaging) etc. När vi behöver jobba på eller utbyta dokument, är PDF, e-post och fax ineffektiva verktyg.

Vi vill kunna skapa en online arbetsyta för att arbeta på dokument och projekt på ett ställe. Vi måste kunna: Reklam

  • Posta och redigera dokument på nätet;
  • Synkronisera automatiskt våra kalendrar (särskilt Outlook), med online kalendrar och visumversa;
  • Sammanfoga online kalendrar till gruppkalendrar för att se en överblick när varje individ är upptagen / fri;
  • Posta diskussioner trådar;
  • Ta emot e-post eller SMS ("text") varningar när någon av de tre första funktionerna (dokument, kalendrar, diskussioner) har ändrats eller lagts till av gruppmedlemmar.

Ganska enkelt rätt? Du skulle tro det. Jag gick till de två första platserna som jag visste erbjudit några eller alla dessa tjänster: Google & Microsoft. Stor besvikelse.

Google Grupper

De goda nyheterna
Det är gratis. Det är svårt att slå. Och Google har två andra styrkor som en plats för att få arbete: a) Det är helt webbaserat och b) det finns en mängd olika verktyg.

Att vara webbaserad innebär att du inte bara kan lagra och visa dokument, diskussioner och kalendrar, men de kan också alla redigeras och delas rätt i webbläsaren. Ingen klient av något slag krävs på din dator (annat än en webbläsare); behöver inte någonsin ladda ner någonting om du inte vill synkronisera objekt för arbete offline.

Ett särskilt kraftfullt verktyg är formulärfunktionen tillgänglig via Google-kalkylbladet. Detta gör att du kan skapa en undersökning som kan sättas upp på ett antal olika sätt och binda det till ett kalkylblad som samlar svardata. Jag har använt det flera gånger och älskar det. Det har inte makt och "polska" av några av de dedikerade onlineundersökningarna (som de från Constant Contact), men det är säkert, flexibelt och gratis. Google Forms har en grundläggande mallsamling som gör att du kan ställa in din enkät eller enkät på ett antal attraktiva sätt med minimal designtid. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem
Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor
Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel
Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Mängden verktyg som finns på Googles webbplats är verkligen imponerande. Google Grupper, Dokument, Kalender, Google Talk (IM), Blogger, Picasa, om och om ... Men det får mig att ...

De dåliga nyheterna
För en sådan mängd verktyg, bristen på integration golvade mig. Enkelt sagt, det finns nästan inget sätt att använda ett verktyg på ett integrerat sätt med en annan. Vill du lista dina delade Google Dokument i en Google-grupp? Det kan inte. Vill du synkronisera dina kalendrar för Google för att skapa en delad gruppkalender i Google Grupper? Det kan inte heller. Vill du bädda in ett Google Docs-kalkylblad i ett Google Docs-dokument? Nej. Listan över vad du inte kan göra fortsätter och fortsätter.

Rekommendation:
Använd Google om du vill ha ett gratis verktyg för att dela arbete online, men förvänta dig inte mycket. Bristen på integration vid denna tidpunkt i spelet är frustrerande. Det är särskilt udda eftersom Google har en mycket kraftfull samling av enskilda verktyg. Det är ingen mening att de inte integreras bättre.

Windows Office Live

De goda nyheterna
Förmodligen är de två största positiva effekterna med Microsoft-verktygen a) de är ganska tätt integrerade med Microsoft Office (särskilt Office 2007) och b) det finns mycket mer lagringsutrymme tillgängligt (5 GB vs Googles 100 MB). Reklam

Om du har ett Office Live-konto, vilket är gratis, kan du spara dina Office (Word, Excel, etc.) dokument direkt till din online arbetsytan. Där kan du bjuda in andra att visa och redigera dem.

Det finns anmälan tillgänglig för de flesta typer av aktiviteter i en Office Live-arbetsyta.

De dåliga nyheterna
Medan de olika verktygen är mer tätt integrerade via kopian av Office du har satt på din dator, är användbarheten inte större än Googles erbjudande. Svagheterna faller i tre områden:

  • Den som får tillgång till dokument på din delade arbetsyta måste ha en kopia av MS Office för fullständig redigering och integrationsfunktionalitet. Denna begränsning av "Microsoft-kunden" är allvarlig. Det finns förmodligen en användbarhet med Open Office, men det är fortfarande långt ifrån plattformsoberoende Google Dokument.
  • Det går inte att redigera på nätet. Det betyder att om du är på vägen kan du inte enkelt få tag i dina dokument från ett internetkafé eller de flesta smarta telefoner (inte att redigera Google Dokument från en smart telefon är någon picknick, men det kan åtminstone ske).
  • Kalenderintegrationen är en mardröm. Jag har spenderat timmar på att försöka lista ut hur man ställer in en kalender på Office Live som synkroniseras med min Outlook-kalender. Det fungerar inte bara, det tog mig för evigt att hitta var min kalender går när jag publicerar den online (den går till en webbplats med adressen startande calendars.office.microsoft.com, som inte är länkad till från resten av Office Live-webbplatsen som jag kan hitta). Och du kan inte synkronisera på två sätt. Du kan bara synkronisera din online kalender till Outlook, inte tvärtom. Det är en allvarlig begränsning för en "live" grupp arbetsyta.
  • En annan svaghet är det förvirrade sambandet mellan Windows Live, Office Live och Office Live Small Business. Åh vänta - det finns också Microsoft Groove! Skillnaden mellan dessa erbjudanden är oklart, och det verkar inte vara någon integration mellan Windows Live (saker som Messenger) och Office Live. Vidare är skillnaden mellan de olika "Liven" oklart. Åtminstone i Google är det exakta verktyget klart, även om de inte spelar bra tillsammans.

Slutsats?

Verktyget jag vill existera inte. Med tanke på det stora antalet spelare på detta område och explosionen av intresse för virtuellt, samarbetande lärande och arbete, är jag förvånad. Jag tittade på några för-pay-webbplatser också, som Central Desktop. Detta gör verkligen jobbet bättre än antingen Microsoft eller Google, men gör fortfarande inte några av de grundläggande funktionerna (som synkronisering och sammanslagning av flera kalendrar). Med tanke på att Central Desktop tar ut en avgift skulle jag förvänta mig att det skulle ha allvarliga klockor och visselpipor. Inte så. Jag antar att någonstans där ute, som bor i några avancerade intranät, finns ett eget verktyg som gör det, men det är säkert inte tillgängligt för oss övriga. Reklam

Så vad är slutsatsen? Vi måste använda separata verktyg för att koppla samman ett samverkande virtuellt arbetsutrymme: Microsoft har ganska bra Office-integration (med det skarpa undantaget för Outlook-kalendern), Google har många bra separata delningsverktyg, Tungle gör en fantastisk gruppkalender, Central Desktop gör ett anständigt jobb men avgifter.

Om jag var tvungen att välja ett system är Google troligen det närmaste. Google är ganska bra på att synkronisera kalendrar på sätt som du kan dela, på webbhotell, lagra och redigera dokument direkt i HTML / Web-miljön och ge ett mycket grundläggande delat utrymme i Google Grupper. Ingen annan webbplats erbjuder alla dessa “på en plats”. Men då är det den största frustrationen med Google, det är inte heller på ett ställe. Du måste hoppa från kalender till dokument till Blogger till grupper och tillbaka igen för att få en känsla av vad din grupp är upp till. Hur en webbplats kan hysa alla dessa verktyg separat och inte föra dem ihop i ett gränssnitt är ett komplett mysterium för mig. De har även gränssnittet redan - skapa en flikversion av iGoogle och se vad jag menar!

Google vilar inte (eller snarare sitter) på sina laureller. Det finns ett nytt delprojekt i tidig utveckling, kallad Google Wave, som tillåter användare att dela idéer, filer, dokument, video och ljud i realtid (tänk på IM) och asynkront (tänk på "postar"). Nu om vi kunde integrera en riktig gruppkalenderfunktion och fullständigt redigerbara Google Dokument i det, kan vi komma någonstans!

Jag ser verkligen fram emot att läsa andras lösningar i strävan efter gemensamma virtuella arbetsytor.




Ingen har kommenterat den här artikeln än.

Hjälp, råd och rekommendationer som kan förbättra alla aspekter av ditt liv.
En enorm källa till praktisk kunskap om att förbättra hälsan, hitta lycka, förbättra en persons prestanda, lösa problem i sitt personliga liv och mycket mer.