Ju bättre du arbetar, desto lättare faller du i denna produktivitetsfälla

Ju längre din arbets karriär pågår, oftast desto mer ansvar får du. Dessa kan vara kampanjer, hantera lag eller ta på sig fler projekt och uppgifter. De är positiva förändringar, eftersom det är bra att växa och möta ytterligare möjligheter.

Men med tiden kan du inse att det finns en gräns för hur många ansvarsområden du kan hantera. Du har blivit busier och busier, men du har upphört att uppnå stora saker. Du kanske ställer in dagliga, veckovisa och månatliga mål men när du tittar tillbaka i slutet av varje månad på dina uppgifter och mål ser du att utvecklingen har varit dålig - eller till och med obefintlig.

Produktivitetsfältet

I de flesta fall, när din karriär fortskrider och du får mer ansvar, finns det fler saker som hindrar din förmåga att arbeta effektivt. Här är bara några:

• Fler människor vill kontakta dig på grund av ditt bra arbete, kunskap och expertis.
• Du får massor av e-postmeddelanden, inbjudningar att träffas och anslutningar på LinkedIn.
• Du hanterar ett lag med medlemmar som ständigt ber om din hjälp eller feedback.

Om du inte är superhuman, kommer du att upptäcka att dina egna uppgifter är översvämmade av ovanstående. Och medan det är rättvist att säga att ovanstående uppgifter är värdefulla, är de inte det mest meningsfulla eller produktiva för dig eller din karriär.

Sätt på ett annat sätt, du har fallit i en produktivitetsfälla. Den här fällan heter grunt arbete. Reklam

Genom att vara ständigt upptagen med att hjälpa andra och hantera obetydlig kommunikation, förlorar du tid och energi för att fokusera på de viktiga sakerna. Du kan hjälpa till att göra ditt lag eller avdelning löpande, men du flyttar inte nålen till din fördel. Till exempel har du ingen tid kvar att söka ständiga förbättringar, och ingen inspiration kvar för innovativt tänkande och stort mål att uppnå.

Det kan hjälpa dig att tänka på det på så vis: 80% av ditt arbete är troligen tillagt värdefulla uppgifter, medan bara 20% spenderas på värdefulla uppgifter. Du sitter i möten en halv dag och spenderar huvuddelen av den återstående tiden som behandlar dina utgifter, besvarar e-post, hjälper kollegor osv.

Om du vill få din karriär tillbaka på rätt spår, och börja uppnå stora saker igen, så behöver du tid att hantera ditt arbete. Låt oss se hur det är gjort.

Hur man spenderar ditt arbetstid klokt

Pareto-principen är ett bra sätt att börja. Det hänvisar till observationen att ofta 20% av det vi gör producerar 80% av våra resultat. Och omvänd 80% av det vi gör gör bara 20% av våra resultat.^[1]

Reklam

När det gäller ditt personliga arbete är det troligt att 80% av dina ansträngningar är inriktade på grundt arbete - vilket bara ger dig minimala resultat. De resterande 20 procent av dina ansträngningar (som du lägger till i ett grunt arbete) är den del som ger resultat som verkligen betyder något.

Läs Nästa

10 varningsskyltar med låg självförtroende och brist på självförtroende

10 sätt att gå ut ur din komfortzon och övervinna ditt rädsla

Livshack Show Episode 3: Varför Validering är nyckeln till varaktiga relationer

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

Vilka steg ska du vidta för att vända om detta? Det finns två saker du kan börja göra just nu.

1. Minimera icke-väsentliga arbetsaktiviteter

När jag säger att minimera, menar jag inte avskuren. De flesta uppgifter har värde, men du måste se till att du fokuserar på de högsta värdena som en prioritet.

För att uppnå detta kanske du vill överväga "tidsblockering". Här planerar du tid att göra dina egna viktiga uppgifter - utan att bli avbruten. Tänk dig att säga till ditt lag: “Jag ska arbeta på ett privat kontor de närmaste två timmarna så jag fullbordar ett brådskande arbete.” Genom att säga detta har du satt gränserna och givit dig också tid att engagera dig i alla viktiga uppgifter eller projekt som finns på din lista.^[2]

Ett annat förslag till dig är att ställa in en gräns per vecka (och till och med per dag) för att svara på folks förfrågningar eller meddelanden. Detta kan hindra andra från att nå dig för lätt. Till exempel, om kollegor normalt förväntar sig omedelbara svar från dig när de skickar dig ett e-postmeddelande, börja lösa dina svarstider. Genom att göra detta kommer du att visa att du är upptagen och dina kollegor kan börja söka på andra ställen för svar - eller ens komma med egna svar. Reklam

2. Delegera uppgifter och ansvar

Gör du arbete som personer som rapporterar till dig kan göra? Det är ett vanligt problem som många chefer (särskilt nya) upplever. Men om du ska uppnå dina mål måste du lära dig att delegera några av dina uppgifter till medlemmarna i ditt lag.

För att göra detta, bestämma först vad du kan delegera. Om det inte är något som du bara kan göra, överväga att delegera det till andra. Du borde vara den som tar hand om den stora bilden - men går inte förlorad i detaljerna.

Hur är det bäst att delegera? Det viktigaste är att ställa tydliga riktlinjer för människor. Tillåt inte någon tvetydighet i dina instruktioner, och antar inte att andra kommer att förstå allt du ber dem att göra.

Ofta är det vettigt att delegera ansvar, snarare än bara enstaka uppgifter. Till exempel, istället för att fråga ett av dina lag att förbereda månadens statistik för en presentation, gör dem ansvariga för all statistik som ditt team behöver. Genom att göra detta kommer de sannolikt att bli experter vid inköp och sammanslagning av statistik och kommer att ha det extra ansvar som de fått.

Självklart kommer det att finnas tillfällen när människor inte uppfyller dina förväntningar. Detta kan få dig att tänka: “Varför kan de inte göra vad jag frågade?” eller “Varför kan jag inte förstå vad jag vill ha?” Var försiktig, som när du börjar fråga dessa typer av frågor ökar dina stressnivåer, och du börjar tänka på att ta tillbaka några av de uppgifter som du hoppades delegera. Reklam

Svaret på ovanstående dilemma är att regelbundet granska prestandan hos personer du har delegerat uppgifter eller ansvar till. På det här sättet kan du se till att de förstår vad som krävs av dem, och om det behövs kommer du att kunna ge ytterligare vägledning om det behövs.

Det kommer också att vara till hjälp för båda parter om du fokuserar mer på de övergripande färdigheter som krävs för att slutföra uppgifter, snarare än att gå över varje enskilt steg som krävs för att slutföra specifika uppgifter. Med andra ord lära sig att släppa taget.^[3] Till exempel, i stället för att gå ord för ord genom att skriva ett försäljningsemail, fokuserar du bara på nyckelelementen, till exempel klara rubriker, korta meningar och starka samtal till handlingar.

Hämta kraftfulla belöningar genom att göra din vän till tider

Om din karriär har gått av skenorna måste du spendera tid på att ompröva dina prioriteringar och hur du hanterar din arbetsbelastning.

Se till att de viktiga uppgifterna är din prioritering, och låt dem uppta cirka 80% av din arbetstid. Använd resterande 20% av din tid för att arbeta på icke-väsentliga uppgifter. Om detta resulterar i att du inte har tillräckligt med tid för att slutföra de icke-väsentliga uppgifterna, så här är var delegationen kommer in.

Trä kompetenta medlemmar i ditt lag för att ta på sig uppgifter och ansvarsområden som du inte längre har tid för. De kommer att dra nytta av att lära sig nya saker, och du kommer att dra nytta av att du har tid att fokusera på viktiga saker.

Det är bara så mycket tid på en dag, så se till att du använder det klokt. Gör det här, och du börjar börja uppnå mer än du någonsin trodde var möjligt.

Utvalda fotokredit: Pixabay via pixabay.com

Referens

[1]	^	Balansen: Förstå Parets Princip - 80-20 Rule
[2]	^	Entreprenör: Tidsblockering: Ett produktivitetsverktyg
[3]	^	Inc: 7 strategier för att delegera bättre och få mer gjort