Kalenderutvecklingen Hur man använder en kalender idag

Det finns en stor migrering på gång som du måste vara medveten om, för att den inte kommer över dig utan din vetskap. Din kalender blir reformad, men det är inte bara på grund av ny teknik ... det beror på dina nya vanor.

Fram till 20 år sedan var din kalender bara ett pappersobjekt som antingen fastnade på din vägg, hittade i din dagbok eller satt på skrivbordet där det samlade möten. Den var designad som ett objekt som du spelade in möten med andra personer med en penna eller penna. Daterna fanns i kolumner, listor eller som en matris av lådor, så att du kan representera en tidsförfrågan som ett ockuperat utrymme på sidan. (EN “tid efterfrågan” är ett åtagande som en individ skapat för att slutföra en uppgift i framtiden.)

Snabba framåt genom innovationerna under de senaste 30 åren. Spreadsheets, e-postprogram med elektroniska kalendrar, Palm PDA, Blackberrys, iPads, Google Kalender, Microsoft Exchange ... och när du anländer 2012 hittar du vanor och tekniker som inspirerades av vad en kalender brukade vara men är fortfarande begränsad av vår gamla begrepp.

Du kan se dessa gränser i dagens mest populära tidshanterings- och produktivitetsböcker - skrivna, som de var, av “baby boomer” författare. För dem är det traditionellt en svår uppgift att byta ut ett objekt på en kalender. Det är inblandat att hitta rätt sida, genom att använda en suddgummi eller White-Out för att ta bort en post, hitta en penna eller penna och skriva i en ny möte. Ordentligt.

Bara några få kalendar med stor bild kan ge dig möjlighet att spela in aktiviteter i 15 minuters inkrement på grund av storleken på din handstil, så du skulle fokusera på att spela in endast stora möten. Det faktum att dessa kalendrar var på papper innebar att de skulle kunna riva, bli våta eller vara kvar i ett plan. Du vill definitivt inte lagra hela ditt liv på en papperskalender.

Out kom en regel som passar dessa tider, och den är inbäddad i dagens produktivitetsböcker: Reklam

“Lägg bara avtal med andra personer i din kalender.”

(Dess följd är: “Lägg inte något annat i din kalender.”)

Vissa har ändrat detta för att säga att du bara bör lägga stora åtaganden som “måste” hända på en viss dag och tid i din kalender. (Den svaga definitionen av “måste” gör regeln en dimmig.) Det finns problem med detta tillvägagångssätt. Om du som student inte behöver studera ikväll för en tentamen nästa vecka kan du inte bry dig om att schemalägga den tidiga granskningen och sluta titta på en film istället.

Dessa var rimliga riktlinjer för en tid då termen “i din kalender” innebar att en tidsbegäran som du skapat bokstavligen skrevs på ett pappersdokument som ett möte. Det är en gammal tankegång som inte passar just den teknik som vi har tillgänglig idag. I dagens värld, som David Allen av GTD-berömmelse sätter den, är en kalender bara en speciell typ av lista.

Han har rätt.

Den enda skillnaden mellan en generell lista och en kalender är de datum och varaktighet som ingår i den senare. Reklam

När du lägger till den här informationen till objekten i en lista heter den “tidsmässig märkning” och denna handling förvandlar en handling som “Plocka upp mjölken” in i “Plocka upp mjölken klockan 5 på måndag och ta 20 minuter”. När tidskrav tilldelas temporära taggar kan de läggas ut i snygga kalendervyer som motsvarar dagar, veckor, månader, år etc..

Det här är inte helt nytt. Min gamla DayRunner-dagbok som övergavs 1997 erbjöd flera sätt att titta på tidens krav i mitt liv, i form av olika pappersinsatser.

Det som har förändrats är hur vi använder tekniken för att hantera tidskrav och utarbeta dessa åsikter.

Idag har vi en vindstorm av tid som kräver att vi blåsar runt vårt liv varje dag. De kan fångas på följande sätt:

• Mental: Dessa finns bara i ditt sinne (t ex en mental anteckning för dig själv att ha pasta till middag ikväll.)
• Papper: Dessa är skrivna (till exempel en att-göra-lista som innehåller de åtgärder som tilldelats dig i ett möte.)
• Elektronisk: Dessa finns i bitar och byte (t ex tiden kräver begravd i din e-postbrevlåda.)

En delmängd av de elektroniska objekten har tilldelats temporära taggar. När du drar upp din kalender frågar du bara att se en skiva eller se alla elektroniska tidskrav som råkar vara temporärt märkta.

En kalender är då En utsikt. Eftersom det är elektroniskt kan du begära ett antal olika åsikter som inte har något att göra med gränserna för den skriftliga eller tryckta sidan. Du kan märka så många krav som du vill utan att någonsin gå tom för rymden. Reklam

Faktum är att om du hade en magisk geni, skulle du förmodligen fästa en tidsmässig tagg till så många tidkrav i vindstorm som du kunde. När en tidsförfrågan utlöses av ett e-postmeddelande, till exempel, skulle du ha följande konversation med din geni:

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Bläddra ner för att fortsätta läsa artikeln

1. “Jag måste jobba en timme på ett nytt blogginlägg. Visa mig min kalender för imorgon.”
2. “Tack, geni. Det finns inget utrymme imorgon. Visa mig kalendern för nästa vecka.”
3. “Tack, geni. Boka det för fredag, nästa vecka, klockan 15.00.”

Idag behöver vi inte få vår egen geni att följa stegen ovan angivna om vi ändrar vår mentala modell av vad en kalender är och där den sitter.

Mental modell # 1: Vad den nya kalendern är

Genom att se en kalender som en bit av tid kräver eller en vy omvandlas handlingen med att titta på din kalender till en dynamisk aktivitet där du växlar mellan visningar, medan du ändrar objekt runt. Att skapa, omarrangera, omformulera, förlänga, förkorta och radera tidskrav blir lätt. Nästan omärkligt går vi i den här riktningen, eftersom den senaste tekniken i form av tabletter, smartphones och bärbara datorer gör det lättare att utföra dessa förändringar varje dag.

Med större lätthet kommer möjligheten att hantera större antal krav på tid då vi utvecklar vanan att temporärt märka en större procentandel av mer tidskrav och behärska elegansen och kraften i att använda olika åsikter för att bara se den information vi behöver vid bara rätt tid.

Mental Model # 2: Där den nya kalendern sitter

Tidskrav i den här nya världen sitter inte på papper, i en handhållen gadget eller på en hårddisk. Istället bor de i ett elektroniskt moln som nås av en skärm som ger oss en realtidsvy. Att få saker som är våta är inte längre ett problem, och det är inte heller ett batterifel eller en krasch på grund av förekomsten av felsäker säkerhetskopiering. Vi är aldrig utan vårt tidsklocka, även när vi glömmer vår favoritapparat hemma, för att andra metoder kan användas för att dra upp olika åsikter. En dag har vi till och med klockor som kan dra upp en kalendervy. Reklam

Ny teknik har möjliggjort antagandet av dessa nya mentalmodeller, men det är våra dagliga vanor som driver denna migrering. Vi håller stadigt på att trycka på kuvertet på hur vi hanterar tidkrav och begränsas endast av tekniska innovatörer som är långsamma att förstå vad vi försöker göra och hur vi försöker göra det.

Tyvärr är forskare långsamma att komma ikapp, även om vissa av dem visar att tidsmässiga taggar och kalendervyer används av dem som är mer skickliga vid tidshantering. Dessa tekniker gör det möjligt för dem att hantera ett större antal krav på tid: en ännu större vindkraft.

Det borde inte vara en överraskning. Motståndet hårdkodat i tidshanteringsböckerna baserades på ett pappersparadigm. Med omdefinieringen av en kalender som en tidskrav, och molnet som den ultimata lagringsplatsen, kan vi använda vår egen magiska geni för att göra oss mer produktiva.

Utvalda fotokredit: Kalender och penna via Shutterstock och inline foto Kalenderkort av Joe Lanman via Flickr (CC BY 2.0)