Luckorna i standard adressboken

När jag var barn skulle min pappa ge mig små uppgifter runt hans kontor för att hålla mig orolig. Min favorit limade visitkort till Rolodex-kort och arrangerade dem noggrant. Håll mig oroliga i timmar i taget, för min far hade inte bara många kontakter utan hatade också att organisera sin Rolodex själv. Reklam

Kära, gamla pappa har provat gott om kontakthanteringssystem under de närmaste åren från att skanna visitkort till handskrivna anteckningar i sin dagliga planerare. Lågteknik eller högteknologi, ingen verkar fungera lika bra för honom som den gamla Rolodex.

De två viktigaste klagomålen är alltid utrymme och flexibilitet. De flesta program har lite mer än fält för ett namn, några telefonnummer och en adress. Om du har tur kan du lägga till en webbplats. Dagliga planerare får inte ens utrymme för dessa detaljer. Det finns inga alternativ, utöver en enkel anteckningsavdelning för detaljer som kan hjälpa dig att göra en försäljning på vägen eller uppmuntra en vän. Reklam

En av anledningarna till att lägga till nya kontakter till fars Rolodex var en tidskrävande uppgift var behovet av att skriva ut all slags information utanför baksidan av visitkort innan jag släpptes lös med min limpinne. Jag lärde mig att skriva genom att lägga till extra telefonnummer, sidobedrifter och en mängd andra detaljer på baksidan av Rolodex-kort: pappan noterar dessa saker direkt efter samtal så att han kan komma ihåg alla sorters saker om hans nya kontakter. Men de andra systemen han försökt erbjuder inte bara den flexibilitet som behövs. Reklam

Läs Nästa

10 små förändringar för att få ditt hus att känna som ett hem

Vad gör människor lyckliga? 20 hemligheter av "alltid lyckliga" människor

Hur man skärper dina överförbara färdigheter för en snabb karriärväxel

Jag har liknande problem med många av adressboken och kontakthanteringssystemen jag har provat. Vid den här tiden använder jag Gmail - inte för att jag anser Gmail-adressboken någon form av killerapp för kontakthantering, men för att jag använder Gmail för hela mitt e-postmeddelande och adressboken råkar vara där. Till sin fördel kan jag få tillgång till mina kontakter, var som helst där jag kan få en internetuppkoppling, men det finns många funktioner jag skulle vilja se läggas till. Reklam

De sju förbättringarna som jag skulle älska att ha gjort i min adressbok

1. sökbarhet. Visst, du kan söka de flesta kontakthanteringssystem för namn eller till och med arbetsgivare. Men jag vill kunna skriva in ett nyckelord, som "revisor" och se en lista över alla de revisorer jag råkar veta. Märkning skulle också räcka för mina behov, men jag vill ändå kunna hitta kontakter baserade på information utöver ett namn.
2. Enkel anpassning. Gmail erbjuder mig möjlighet att lägga till egna fält i min adressbok, och det är trevligt. Jag skulle gilla det om jag kunde lägga till några fält för hela saken, snarare än att behöva lägga till den i varje post. Till exempel följer jag bloggar och företagswebbplatser, och det är lite besvärligt att lägga till den posten till nästan alla kontakter jag har.
3. Listahantering. Listor är ett annat område där Gmail ger det gamla högskolans försök, men det faktum att jag har så många kontakter gör listhanteringsprocessen otrevlig i bästa fall. Ärligt talat, jag är inte så säker på hur jag gör det lättare att hantera, men Google har några fantastiska sinnen - kan du hjälpa oss, killar?
4. Enkel synkronisering. Varje gång jag försöker synkronisera min mobiltelefon och min adressbok, slutar jag med massor av information som bara inte är användbar. Det här är ett sammanhang där jag inte behöver e-postadress, extra noteringar eller faxlinjer för att göra det till min "nya" adressbok.
5. Automatisk läggning. Gmails vana att lägga till varje e-postadress som jag skickar mail till från mitt konto är otroligt användbart. Medan Google håller reda på alla mina personuppgifter, varför kan de inte lägga till all kontaktinformation de har på mina vänner på Facebook direkt till min Gmail-adressbok? (Jag skulle uppskatta alla andra sociala nätverkssajter också!) Det är enkelt att importera information om hårddiskar - visitkort, skriven anteckningar etc. - också bra.
6. Uppdatera system. Som det är, måste jag gå igenom mitt adressbokspost vid inmatning för att kontrollera om en e-postadress eller ett telefonnummer är bra. Om hela systemet är datoriserat, borde det vara ett enkelt sätt att kontrollera alla e-postadresser på en gång. Jag skulle vilja ha en enkel rapport som säger att en viss uppsättning kontakter har avböjt information så att jag bara behöver störa några personer. Jag skulle också vilja ha ett snabbt och enkelt sätt att radera alla adresser från en viss domän, till exempel den oundvikliga stapeln av Craigslist-adresser som ackumuleras i min kontaktbok enbart på grund av svar jag skickar till jobbannonser.
7. Personliga uppdateringar. Det här är rent önsketänkande, jag vet, men det faktum att Gmail visar de senaste e-postutbytena du har haft med en viss kontakt fick mig att tänka: varför kan inte de senaste uppdateringarna till en persons blogg eller andra uppdateringar om personen dyker upp också? Okej, jag erkänner att jag inte kommer att få den här, men om jag gör en önskelista över förmågor för ett kontakthanteringssystem tror jag att jag får lista ett par aldrig kommer att få.

Så, vilka funktioner saknas i din adressbok? Vilken förmåga skulle göra ditt kontakthanteringssystem till det perfekta verktyget?